Conferința de Presă

1. Biroul de presă

Biroul de presă este un departament din cadrul unei organizaţii, care are ca sarcină principală stabilirea şi menţinerea relaţiilor de comunicare dintre organizaţie şi mass media. În marile organizaţii, biroul de presă este o secţie din cadrul departamentului de relaţii publice; ierarhic, el este subordonat direct şefului departamentului de relaţii publice, care, la rândul său, se subordonează direct conducătorului instituţiei. În organizaţiile mai mici, în care nu există un departament de relaţii publice, şeful biroului de presă va fi subordonat direct conducerii instituţiei.

Pentru a-şi duce la îndeplinire obiectivele, biroul de presă trebuie să organizeze un ansmablu complex de activităţi.

Activitati specifice:

1. Căutarea şi selectarea informaţiilor în interiorul organizaţiei

Exista necesitatea unei activităţi consecvente de descoperire, selectare şi verificare a informaţiilor. Această activitate trebuie făcută cu mult profesionalism, pentru că nu orice informaţie este relevantă pentru specificul organizaţiei si nu orice informaţie prezintă interes pentru presă.

2. Crearea şi reactualizarea documentelor de bază referitoare la organizaţie

Un birou de presă trebuie să fie capabil să răspundă, în orice moment, cerinţelor jurnaliştilor, adică să fie capabil să furnizeze la timp o documentaţie de calitate. De aceea el trebuie să dispună de o bază de date (texte, statistici, grafice şi fotografii) cât mai bogată şi mai operaţională. O asemenea bază de date va ajuta reprezentanţii biroului de presă ori de câte ori jurnaliştii vor solicita informaţii suplimentare.

3. Crearea materialelor şi organizarea manifestărilor pentru presă

Informaţiile culese din interiorul organizaţiei pot să fie transmise presei fie prin materiale scrise fie cu ocazia unor manifestări create special pentru jurnalişti (conferinţa de presă, vizita de presă).

4. Crearea de contacte individuale cu jurnaliştii

O bună relaţie cu ziariştii nu înseamnă prietenie sau apropiere pe baza unor interese personale; ea presupune, în primul rând capacitatea de a oferi informaţii complete, adevărate, în timp scurt şi într-o formă adecvată atât stilului jurnalistic, cât şi trăsăturilor specifice fiecărui canal de comunicare. O bună relaţie înseamnă, totodată, capacitatea de a ajuta jurnalistul atunci când acesta doreşte să aibă un contact personal cu conducerea sau cu membrii organizaţiei, sau atunci când solicită un surplus de documentare.

5. Căutarea şi selectarea informaţiilor externe

Scopul acestei activităţi este informarea conducerii organizaţiei în legătură cu ceea ce se afirmă în presă despre instituţia în cauză; pe baza datelor astfel obţinute, aceasta poate să-şi orienteze mai bine anumite decizii, să le reconsidere sau să solicite departamentului de relaţii publice să declanşeze o campanie pentru mai buna informare a presei.

2. Purtătorul de cuvânt

Purtătorul de cuvânt răspunde de formularea mesajului firmei către mass-media şi, prin aceasta, către publicul ţintă. El indeplineşte şi funcţia de ziarist al organizaţiei care redactează comunicatele de presă, pliante, foi volante, fluturaşi, adrese de mulţumire, advertoriale (editoriale plătite), etc.

3. Reguli de conduită şi protocol în organizarea conferinţelor de presă

Relaţiile publice reprezintă un tip de activitate la care recurg organizaţii sau instituţii publice ori private. Relaţiile publice au rolul de a promova imaginea organizaţiei sau instituţiei sau de a informa organizaţia in privinta reacţiilor opiniei publice. Relaţiile publice reprezintă un fenomen de interacţiune, deci ele vor implica în mod necesar doi factori: organizaţia sau instituţia şi publicul ei. Pentru promovarea imaginii organizaţiei, cât şi pentru corecta ei informare, departamentul de relaţii publice va recurge la procese de comunicare. La limită se poate spune ca relaţiile publice sunt un caz particular al comunicării.