O utilizare posibilă a parolelor, protecția unui document

1. Introducere

Procesorul de text, Word, propune mai multe mijloace de limitare a accesului la un

document, bazate pe folosirea unei parole. Este posibilă:

- Atribuirea unei parole pentru deschiderea documentului în scopul împiedicării

deschiderii sale de către utilizatori neautorizaţi,

- Atribuirea unei parole în scopul împiedicării utilizatorilor (care nu o cunosc) de a

efectua modificări, (ei pot însă să deschidă documentul). Dacă un utilizator

deschide documentul fără a folosi parola şi apoi îl modifică, el va trebui să salveze

noul document creat cu un alt nume;

- Se recomandă deschiderea documentului doar pentru citire. Dacă un utilizator

deschide documentul doar pentru citire şi îl modifică apoi, el trebuie să dea un nou

nume documentului nou creat, pentru a-l putea înregistra. În schimb dacă un

utilizator deschide documentul în modul citire-scriere şi îl modifică, atunci el îl

poate înregistra sub acelaşi nume.

- Se recomandă atribuirea unei parole cu ocazia distribuirii unui document, pentru a

împiedica orice modificare a acestuia, cu excepţia comentarilor sau a corecturilor.

- Se recomandă folosirea unei parole atunci când se crează un formular cu ajutorul

câmpurilor de formular, pentru a împiedica utilizatorii de a modifica secţiunile

specificate.

Atenţie. Dacă aţi uitat parola pe care aţi atribuit-o unui document nu veţi mai

putea să deschideţi acest document, să-i suprimaţi protecţia sau să recuperaţi

datele conţinute în acesta. De aceea se recomandă să se păstreze într-un loc sigur

o listă a parolelor şi a documentelor corespunzătoare.

1.1. Parolă pentru deschiderea unui document

Se deschide documentul. În meniul Fichier (File) se face click pe Enregistrer sous,

(Save as), iar apoi se face click pe Options. În zona Mot de passe pour la lecture (Password

for reading) se tastează o parolă şi apoi se face click pe OK. În final se face click pe

Enregistrer (Save). Următoarea deschidere a acestui fişier va putea fi făcută doar după ce se

comunică parola corectă.

1.2. Parolă pentru modificarea unui document

Se deschide documentul. În meniul Fichier (File) se face click pe Enregistrer sous,

(Save as), iar apoi se face click pe Options. În zona Mot de passe pour la modification

(Password for modification) se tastează o parolă şi apoi se face click pe OK. Apoi se face

click pe Enregistrer (Save).

Sfat. Dacă se distribuie un document pentru lectură li se poate permite lectorilor

acestuia să emită sugestii cu ajutorul câmpurilor Commentaires (Adnotations) sau Revisions,

protejând documentul pentru orice alt tip de modificare. În meniul Outils (Tools), faceţi click

pe Protejer le document (Protect the document) şi apoi pe opţiunea Revisions. Pentru a

permite recenzorilor să insereze comentarii fără a modifica conţinutul documentului faceţi

click pe opţiunea Commentaires (Adnotations).

1.3. Deschiderea documentului doar în modul citire

Se deschide documentul. Se apasă, în meniul Fichier (File) pe Enregistrer sous (Save

as). Se apasă apoi pe Options. Apoi se activează câmpul Lecture seule recommandee (Read

only) şi apoi se apasă pe OK. În final se apasă pe Enregistrer (Save).

1.4. Pregătirea unui document pentru verificare

Utilitarul Microsoft Word pune la dispoziţie mai multe opţiuni de trimitere a unui

document la verificare şi câteva opţiuni de urmărire a modificărilor efectuate, de încorporare

şi de conservare a unei înregistrări a modificărilor aduse.

În cazul în care se doreşte revizuirea unui document de către o echipă, dar se doreşte

ca decizia finală, legată de acceptarea sau refuzarea unei modificări, să fie luată de o singură

persoană, pot fi pregătite mai multe copii ale documentului care să fie distribuite membrilor

echipei de revizuire, care-şi consemnează observaţiile în mod electronic.

Pentru a asigura urmărirea modificărilor, utilitarul Word foloseşte opţiunea Marques

de revision pentru a putea fi văzute schimbările şi comentariile fiecărui membru al echipei de

îndată ce acesta a încheiat sarcina sa. În acest fel persoana responsabilă poate decide care

modificări şi comentarii trebuie incluse în forma finală a documentului.

Dacă se doreşte includerea ulterioară a altor membri în echipa de corectare,

documentul iniţial poate fi configurat în aşa fel încât Word să salveze automat o variantă

instantanee a fiecărei copii realizate de către fiecare corector atunci când acesta închide

documentul respectiv, după ce l-a modificat. Toate versiunile sunt stocate în acelaşi

document, dar în modul de lucru normal programul Word afişează doar versiunea curentă.

Pentru fiecare versiune a documentului programul Word înregistrează data şi ora salvării

precum şi numele persoanei care a efectuat acele modificări. Orice versiune anterioară poate

fi afişată într-o fereastră distinctă deschizând-o cu ajutorul cutiei de dialog, Versions.