Comunicare în Afaceri

I. Aspecte ale comunicării în arta de a conduce

În general, managementul (şi mai ales conducerea) se bazează pe comunicare, aceasta fiind canalul principal prin care se realizează managementul.

Conversaţiile

Comunicarea faţă în faţă, neoficială, este incomparabil mai eficientă decât orice metodă oficială de transmitere de informaţii. Cercetări realizate de MIT (Massachusetts Institute of Technology) au arătat că circa 80% dintre ideile de bază puse în aplicare s-au dezvoltat în cursul unor întrevederi neoficiale. Tactica de folosire a conversaţiilor pe care le purtaţi este o parte esenţială din antrenamentul de conducător. Înainte de a vă grăbi să vă planificaţi toate conversaţiile „întâmplătoare” din următoarele câteva zile, amintiţi-vă că încercarea de a-i vinde cuiva ideile proprii este unul dintre cei mai rapizi inhibitori ai unei conversaţii. Acesta este una din contradicţiile pe care trebuie s-o depăşiţi ca lider.

Aşadar, dacă planificarea întâlnirilor întâmplătoare şi insuflarea unui anumit punct de vedere nu sunt recomandabile, ce-i de făcut pentru a spori efectul acestui valoros instrument de comunicare? Pe scurt, pregătire. Pentru a folosi conversaţiile întâmplătoare la maximum, trebuie să fiţi pregătit pentru ele. Respectiv, trebuie să aveţi mereu la îndemână câteva, foarte puţine, mesaje-cheie pe care să le transmiteţi ori de câte ori vi se iveşte ocazia.

Un bun exemplu ar fi „testul cu liftul”. Dacă reuşiţi să vă transmiteţi mesajul cuiva cu care împărţiţi liftul, înseamnă că mesajul este suficient de scurt.

După de v-aţi gândit în profunzime, creaţi altele, pentru a avea o gamă de mesaje la îndemână. Oamenilor nu le plac papagalii pe post de conducători. Trebuie să vadă că vă gândiţi la lucrurile pe care li le comunicaţi.

Acum că v-aţi pregătit mesajele, trebuie să maximizaţi numărul de întâlniri întâmplătoare. Aceasta este partea grea, pentru că vă obligă să vă ridicaţi din fotoliul de manager şi să ieşiţi printre oameni. Cu cât sunteţi mai mult afară din birou, cu atât comunicaţi mai mult. Şi cu cât faceţi mai mult acest lucru, cu atât mai mult vă faceţi meseria.

Crearea de relaţii

Cu câţiva ani în urmă, vestitul expert în management Tom Peters a vorbit mult despre subiectul autogestionare. Peters spunea că există pentru aceasta două instrumente fundamentale: CV-ul şi clasorul cu cărţi de vizită. Cu alte cuvinte, ce aţi realizat şi pe cine cunoaşteţi. Pentru un conducător, afirmaţia de mai sus nici n-ar putea fi mai exactă. Aveţi întotdeauna nevoie de o reţea puternică de relaţii personale care să vă sprijine şi să vă ajute în munca dumneavoastră.

Modul în care această reţea se modifică de-a lungul timpului este o măsură a succesului dumneavoastră. Pe cine adăugaţi şi de unde sunt ei? Dacă principalele dumneavoastră contacte sunt dinăuntrul instituţiei în care lucraţi, sunteţi prea izolat. Dacă sunt din domeniul în care lucraţi, tot sunteţi cam izolat. Şi atunci trebuie să găsiţi modalităţi de a extind această reţea dincolo de limitele ei actuale.

Ar trebuie să adăugaţi la lista de relaţii câte una în fiecare zi (sau măcar cinci pe săptămână), dintre care cel puţin două treimi să fie din afara organizaţiei proprii, şi un procent rezonabil din afara domeniului dumneavoastră de activitate.

Cum puteţi realiza aşa ceva? Primul răspuns care se impune de la sine: ieşind mai mult. Dacă există conferinţe care nu au nici o legătură cu domeniul dumneavoastră, cu atât mai bine. Folosiţi aceste conferinţe ca pe nişte ocazii de a vorbi cu lumea şi de a face schimb de cărţi de vizită. Dacă aveţi o carte de vizită memorabilă, oamenii vă vor ţine minte mai uşor. Unul dintre autorii acestei cărţi avea la un moment dat scris pe cartea de vizită, la titlul postului, Mucalit de Serviciu (la British Airways), ceea ce era realmente memorabil. Cartea lui de vizită a fost imprimată între timp şi pe cărţile de joc.

După ce aţi cunoscut mai multe persoane, păstraţi legătura cu cele care v-au plăcut. Invitaţi-i la cină sau aranjaţi să-i întâlniţi pur şi simplu pentru a-i cunoaşte mai bine. Este nu doar amuzant, ci şi foarte eficient pentru dezvoltarea reţelei de relaţii şi a dumneavoastră înşivă.

Dacă sunteţi tipul de persoană căreia nu-i prea place modul acesta de socializare, faceţi un efort. Trebuie să vă străduiţi întâi să cunoaşteţi mai multe persoane, apoi să păstraţi legătura cu o parte din ele. Cu timpul, va deveni obişnuinţă şi vă va fi din ce în ce mai uşor.