Birotică - microsoft Excel

Mediul Microsoft Excel este un program performant de calcul tabelar (spreadsheet program)ce se poate utiliza pentru stocarea si prelucrarea eficienta a listelor de date în vederea realizarii de calcule numerice în scopul obtinerii de rapoarte si analize. De asemenea, pe baza datelor înregistrate programul Excel poate crea foarte usor diagrame si poate face schimb de informatii cu alte programe, cum ar fi Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, astfel încât datele sa poata fi prezentate practic, în orice forma.

În Excel, fisierele se numesc registre de calcul (agenda de lucru – workbook). Acestea pot contine mai multe foi de calcul si foi de diagrame. Programul Excel recunoaste implicit urmatoarele tipuri de fisiere:

- tipul .xls, fisiere ce reprezinta un registru de calcul(agenda de lucru)(workbook) ce poate contine mai multe foi de calcul(Sheet);

- tipul .xlt, fisiere ce contin modele(templates) de factura, deviz de plata, comanda de cumparare, oferite de Excel;

- tipul .xlm, fisiere ce contin macro-uri(macros).

Foaia de calcul (Sheet) seamana cu registrul unui contabil, având numerele, textul si formulele dispuse pe linii si coloane notate. Prin intermediul foilor de calcul se pot executa calcule matematice, economice, financiare,etc. O foaie de calcul consta din coloane si linii. Coloanele sunt dispuse pe verticala si sunt identificate prin litere (A, B, C, …), numite antet-uri de coloana, plasate de-a lungul partii superioare a foii de calcul. Liniile sunt dispuse pe orizontala si sunt identificate prin numere ( 1, 2, 3, …), numite antet-uri de linie, plasate de-a lungul marginii din stânga a foii de calcul. Intersectia unei linii cu o coloana se numeste celula.

Fiecare foaie de calcul are 256 de coloane si 65536 de linii (rânduri), prin urmare se pot crea foi de calcul complexe. Pentru a se accesa linia cu numarul 65536 se vor apasa simultan tastele <Ctrl> +<¯>, iar pentru a se accesa ultima coloana se vor apasa simultan tastele <Ctrl> +<®>. Revenirea se va face asemanator schimbandu-se doar directia tastelor sageti. Coloanele sunt notate folosind literele mari A, B, …, Z, apoi AA, AB, …, AZ, BA,BB, … , ultima coloana fiind notata cu IV.

Celulele sunt identificate în functie de pozitia lor pe linii si coloane. Adresa celulei este concatenarea dintre litera coloanei si numarul liniei corespunzatoare unei celule. O celula devine activa atunci când se executa click pe ea pentru a o selecta. Celula activa este selectata de un chenar îngrosat (indicatorul celulei). Adresa celulei active apare în caseta Name, situata în partea stânga a barei de formule.

Introducerea datelor, textelor si formulelor

În orice celula a unei foi de calcul se poate introduce text, se pot introduce numere sau formule de calcul. Atunci când se introduc date (text, numere, formule), programul Microsoft Excel le organizeaza sub forma unui text, a unei date calendaristice, a unui numar ce poate fi calculat sau a unei formule. Tot ceea ce s-a introdus poate fi prelucrat prin editare, eliminare, etc. Tot ceea ce se scrie apare atât în celula activa, cât si în bara de formule, si poate fi editat în ambele locatii.

Introducerea datelor este o operatie simpla. Atunci când s-a cerut crearea unei foi de calcul, se trece la introducerea datelor prin completarea celulelor. Se selecteaza (de regula, în ordine) mai înainte celula în care trebuie sa apara informatia, se scrie informatia (text, numar, formula) dupa care se apasa pe <Enter> sau <Tab>.

Programul Microsoft Excel a fost creat special pentru efectuarea de calcule numerice pe baza unor formule cerute de utilizator. Pentru a indica modul de calcul pentru un set de valori, utilizatorul trebuie sa indice o formula de calcul. Un avantaj important al programului este acela ca formula de calcul poate fi scrisa (înserata) într-o celula, formula care sa efectueze calcule (de exemplu, suma unor valori) cu valori aflate în alte celule.

Programul Excel utilizeaza toate operatiile aritmetice obisnuite si sute de functii predefinite. Toate functiile încep cu semnul egal (=). Dupa semnul egal se scrie formula si apoi se apasa <Enter>. O formula existenta poate fi editata, modificata sau stearsa.