Extras din curs

INTRODUCERE

Arhivistica și informarea documentară (documentaristica) sunt discipline care au ca sferă de cercetare documentele scrise. Activitatea arhivistică presupune, de asemenea, stăpânirea metodelor de lucru din cadrul acestor discipline, care sunt discipline tradiționale, dar într-o perpetuă înnoire metodologică și deschise spre noi acumulări. Cursul „ Elemente de arhivistică, birotică și documentaristică” cuprinde deopotrivă noțiuni din domeniul unor discipline auxiliare (corespondență, birotică juridico-administrativă și secretariat, comunicarea în administrația publică etc.). Toate acestea oferă studenților o sursă utilă de informare în vederea utilizării corecte a noțiunilor generale specifice domeniului. Documentele, mai ales acelea care conțin informații științifice și tehnice constituie principala sursă de informare documentară. În domeniul vast al documentaristicii și arhivisticii, cercetătorul și lucrătorul se confruntă permanent cu categoriile de izvoare care constituie obiectul acestor științe auxiliare ale istoriei și a disciplinelor conexe acestora.

Este utilă prezentarea în cadrul specializarii Administrație Publică și a unor noțiuni în legătură cu activitatea de corespondență, comunicare, birotică și secretariat, aflate în acest curs, specific științelor auxiliare ale istoriei, deoarece cunoașterea disciplinelor tratate contribuie la formarea viitorilor funcționari publici ca specialiști avizați asupra valorii și importanței documentelor ca surse primare de documentare, informare și comunicare, cu rol deosebit în activitatea administrativă și socio-economică.

Studenții au posibilitatea de a cere informații suplimentare și de a interacționa în mod direct, datorită specificului acestui curs. De asemenea, cursul permite însușirea diferitelor stiluri de comunicare (orală, scrisă/oficială), elaborarea documentelor oficiale; însușirea principalelor noțiuni de birotică, secretariat și corespondență din domeniul administrativ, juridic, comercial etc. dar și de arhivare sau documentare cu privire la o serie de documente. Dreptul publicului de a fi informat, dreptul de petiționare, libertatea de informare, informațiile de interes public sunt de asemenea indisolubil legate de organizarea serviciului de relații cu publicul și documentele oficiale întâlnite în administrația publică.

Tendințele actuale în administrația publică, dar deopotrivă și în partea de arhivistică ori în informarea documentară aferentă administrației, ar trebui să fie: specializare, informatizare, accesibilitate. Arhivele nu pot rămâne în urmă față de o societate care evoluează din ce în ce mai rapid; a rămâne în urmă în acest domeniu înseamnă pierderea unor

âcantități mari de informație. Alinierea arhivelor la tehnologiile actuale și la un mod de lucru eficient precum și continua specializare a personalului ar trebui să reprezinte liniile directoare ale unei dezvoltări a activității în arhive.

Partea I

Modulul 1: ANALIZA CONCEPTELOR DE ARHIVISTICĂ ȘI DOCUMENTARISTICĂ. DOCUMENTARE ȘI COMUNICARE ÎN ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ

Capitolul 1

SCHEMA LOGICA A MODULULUI. NOTIUNI GENERALE. DEFINIREA ARHIVISTICII ȘI A DOCUMENTARISTICII; NOȚIUNEA DE DOCUMENTARE, COMUNICARE ȘI DOCUMENT

1.2. Definirea comunicării și noțiunea de comunicare. Termenele de „arhivă” și „arhivistică”. Documentaristica.

„Arhiva înseamnă logică și organizare și, mai ales, o viziune pe termen lung. Așa cum spunea un arhivist american, stăpâniți dosarele până nu ajung să vă stăpânească ele. În realitate, lucrurile sunt ceva mai simple. În arhivă nu ar trebui să punem orice, ci doar anumite documente; ele nu ar trebui puse oricum, ci într-o manieră regăsibilă; ele nu trebuie uitate în depozit, ci urmărite, pentru a fi pensionate de îndată ce valoarea lor determinată de scopul pentru care au fost create și împrejurările în care au apărut - a încetat. Logică și disciplină, și, mai presus de toate, simțul practic, ar trebui să fie ajutoare suficiente pentru a ține o arhivă sub control. Altfel, riscăm să ne controleze ea”.

Termenul de „arhivă” are o dublă semnificație:

- desemnează ansamblul de documente deținute sau create de o persoană fizică sau juridică

- definește spațiul propriu-zis de depozitare al documentelor

Acest termen se folosește complementar, definind anumite tipuri de arhivă (arhiva istorică, arhiva curentă/instituției, arhiva de filme etc.).

Arhivele conservă informații de utilitate și importanță consistente, reprezentând un

depozit de cunoștințe necesar la care se apelează, inevitabil, pentru documentare.

Cercetătorii din sfera științelor istorice au recurs și recurg la acest tezaur de informații păstrat în depozitele arhivelor, pentru a obține datele necesare în efortul lor de cunoaștere a trecutului. În același timp arhivele satisfac necesități de ordin practic ale instituțiilor, slujesc societatea, asigură evidența diferitelor activități. Tocmai de aceea lucrătorii din arhive (arhiviști sau arhivari) și-au câștigat un loc important în lumea documentariștilor.

Știința arhivelor sau arhivistica are ca obiect de cercetare arhiva. În sfera ei de interes intră izvoarele scrise pe suporți friabili pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale și aplicative pentru stabilirea soluțiilor optime de ordonare, selecționare, inventariere, conservare și valorificare a documentelor.