Corespondență și Secretariat

Curs
9.5/10 (2 voturi)
Domeniu: Alte domenii
Conține 1 fișier: doc
Pagini : 128 în total
Cuvinte : 70737
Mărime: 284.06KB (arhivat)
Cost: Gratis
Profesor îndrumător / Prezentat Profesorului: Conf.univ. dr. Niculina Vârgolici

Extras din document

CAP. I

ROLUL SECRETARIATULUI ÎNTR-O ORGANIZAŢIE

1.1. Organizaţia şi structura ei organizatorică.

Fiecare dintre noi suntem integraţi, într-un fel sau altul, în diferite tipuri de organizaţii. Organizaţiile fac parte integrantă din mediul în care trăim, muncim, învăţăm şi ne relaxăm. Organizaţia este o formă concretă de desfăşurare a activităţii umane în diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Ea are o structură proprie, determinată de sclopul pentru care a fost creată. Orice tip de activitate trebuie administrată. De aceea, o organizaţie funcţionează ca un sistem ale cărui componente sunt în strânsă legătură între ele, pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun, spre a răspunde unei nevoi. Organizaţia poate fi considerată şi ca o colectivitate ierarhizată de oameni şi obiective, ca un ansamblu de mijloace de producţie şi de informare, o împletire de interese generale şi individuale. Chris Argyris defineşte organizaţia ca ,,interacţiunea dintre oameni în vederea atingerii unor obiective".

Orice organizaţie are o structură proprie, determinată de scopul pentru care a fost creată. In vederea obţinerii obiectivelor social-economice, ea îndeplineşte mai multe funcţii:

- funcţia de cercetare-dezvoltare;

- funcţia comercială şi de marketing;

- funcţia de producţie;

- funcţia financiar-contabilă ;

- funcţia de personal.

Funcţia de cercetare-dezvoltare – cuprinde totalitatea activităţilor prin care se studiază, concepe, elaborează şi se realizează viitorul cadru tehnic, tehnologic, organizatoric. Această funcţie urmăreşte transformarea ştiinţei în producţie.

Funcţia comercială şi de marketing – cuprinde activitatea ce asigură conectarea activităţii cu planul resurselor materiale (prin aprovizionarea tehnico-materială, produse finite, servicii prestate etc.) dar şi activitatea de marketing, servicii postcomerciale, reclamă etc.

Funcţia comercială este amplificată în economia de piaţă prin faptul că orice producere de bunuri sau servicii începe după un studiu temeinic al pieţei cu privire la nevoile de consum, durata şi mărimea cererii.

Funcţia de producţie – încorporează toate activităţile şi procesele prin care se transformă obiectul muncii în produse destinate consumatorilor şi prin care se asigură condiţiile tehnico-materiale necesare. Funcţia de producţie cuprinde:

1) fabricaţia (programarea, lansarea şi urmărirea procesului de producţie);

2) controlul tehnic de calitate (CTC);

3) întreţinerea utilajelor;

Funcţia financiar-contabilă – cuprinde activităţile legate de stabilirea cheltuielilor, determinarea rezultatelor financiare finale, modul în care se utilizează resursele financiare la nivelul organizaţiei, raportul sub aspect financiar dintre organizaţii, organizaţii şi bănci, organizaţii şi stat.

Funcţia de personal – urmăreşte să asigure organizaţia cu forţă de muncă, realizând reciclarea, perfecţionarea personalului existent, în raport cu necesităţile tehnice, tehnologice, ştiinţifice ce au apărut în domeniu.

Toate aceste funcţii se regăsesc transpuse în structura organizatorică a institutuţiei economico-sociale.

Structura organizatorică a unei organizaţii reprezintă ansamblul persoanelor şi compartimentelor de muncă (tehnico-productive, economice, adminstrative), modul în care sunt constituite şi grupate, precum şi legăturile care se stabilesc între ele. O structură organizataorică raţională este condiţia esenţială pentru : asigurarea funcţionării normale a compartimentelor de muncă, repartizarea precisă a responsabilităţilor, stabilirea riguroasă de dependenţelor ierarhice, a unităţii între responsabilităţile unei funcţii şi puterea de decizie. Reprezentarea grafică a structurii unei organizaţii poartă numele de organigramă.

Indiferent de ramura economică sau activitatea socială desfăşurată, structura organizatorică este alcătuită din următoarele elemente : funcţia (de execuţie şi de conducere), postul, ponderea ierarhică, compartimentele (funcţionale şi operaţionale), nivelul ierarhic, relaţiile organizatorice.

La baza înfiinţării unei organizaţii stă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenţelor unei instituţii. Mai există şi Regulamentul de Ordine Interioară (ROI) care reglementează regulile de conduită cerute angajaţilor în relaţiile de serviciu, programul de lucru, circulaţia documentelor şi este adoptat pe cale de dispoziţie de către conducătorul organizaţiei. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Dacă R.O.F. se referă la conţinutul muncii, R.O.I. se referă la atitudinea faţă de muncă şi faţă de colegii de muncă.

Pe baza actelor normative de înfiinţare şi care le reglementează funcţionarea, organizaţiile îşi elaborează propriile regulamente de organizare şi funcţionare, adaptate la structura organizatorică, aprobate şi completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activităţilor, atribuţiilor şi sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în R.O.F. al secretariatelor, care face parte din R.O.F. al organizaţiei respective.

1.2. Activitatea de secretariat

Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economico-sociale se numără şi activitatea de secretariat. Organizaţiile sunt ca automobilele. Nu merg singure decât la vale - spunea un teoretician al lumii corporatiste. Prin locul şi rolul ei în raport cu managementul companiei, asistenta devine un important factor de succes al unei organizaţii, tocmai pentru că ea se află în centrul fluxurilor de comunicare de care depinde existenţa acesteia.

Activitatea de secretariat este structurată pe compartimente specializate şi are o amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor cu profiluri diferite (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite de la o organizaţie la alta.

Munca de secretariat în administraţia publică prezintă unele particularităţi faţa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului că insuşi managementul instituţiilor publice şi structura organizaţională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor private. Aici termentul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfaţă între şeful unei instituţii, personalul angajat şi cu persoanele din afara instituţiei. De asemenea, secretariatul reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice Astfel, secretara preia o serie de atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul

Preview document

Corespondență și Secretariat - Pagina 1
Corespondență și Secretariat - Pagina 2
Corespondență și Secretariat - Pagina 3
Corespondență și Secretariat - Pagina 4
Corespondență și Secretariat - Pagina 5
Corespondență și Secretariat - Pagina 6
Corespondență și Secretariat - Pagina 7
Corespondență și Secretariat - Pagina 8
Corespondență și Secretariat - Pagina 9
Corespondență și Secretariat - Pagina 10
Corespondență și Secretariat - Pagina 11
Corespondență și Secretariat - Pagina 12
Corespondență și Secretariat - Pagina 13
Corespondență și Secretariat - Pagina 14
Corespondență și Secretariat - Pagina 15
Corespondență și Secretariat - Pagina 16
Corespondență și Secretariat - Pagina 17
Corespondență și Secretariat - Pagina 18
Corespondență și Secretariat - Pagina 19
Corespondență și Secretariat - Pagina 20
Corespondență și Secretariat - Pagina 21
Corespondență și Secretariat - Pagina 22
Corespondență și Secretariat - Pagina 23
Corespondență și Secretariat - Pagina 24
Corespondență și Secretariat - Pagina 25
Corespondență și Secretariat - Pagina 26
Corespondență și Secretariat - Pagina 27
Corespondență și Secretariat - Pagina 28
Corespondență și Secretariat - Pagina 29
Corespondență și Secretariat - Pagina 30
Corespondență și Secretariat - Pagina 31
Corespondență și Secretariat - Pagina 32
Corespondență și Secretariat - Pagina 33
Corespondență și Secretariat - Pagina 34
Corespondență și Secretariat - Pagina 35
Corespondență și Secretariat - Pagina 36
Corespondență și Secretariat - Pagina 37
Corespondență și Secretariat - Pagina 38
Corespondență și Secretariat - Pagina 39
Corespondență și Secretariat - Pagina 40
Corespondență și Secretariat - Pagina 41
Corespondență și Secretariat - Pagina 42
Corespondență și Secretariat - Pagina 43
Corespondență și Secretariat - Pagina 44
Corespondență și Secretariat - Pagina 45
Corespondență și Secretariat - Pagina 46
Corespondență și Secretariat - Pagina 47
Corespondență și Secretariat - Pagina 48
Corespondență și Secretariat - Pagina 49
Corespondență și Secretariat - Pagina 50
Corespondență și Secretariat - Pagina 51
Corespondență și Secretariat - Pagina 52
Corespondență și Secretariat - Pagina 53
Corespondență și Secretariat - Pagina 54
Corespondență și Secretariat - Pagina 55
Corespondență și Secretariat - Pagina 56
Corespondență și Secretariat - Pagina 57
Corespondență și Secretariat - Pagina 58
Corespondență și Secretariat - Pagina 59
Corespondență și Secretariat - Pagina 60
Corespondență și Secretariat - Pagina 61
Corespondență și Secretariat - Pagina 62
Corespondență și Secretariat - Pagina 63
Corespondență și Secretariat - Pagina 64
Corespondență și Secretariat - Pagina 65
Corespondență și Secretariat - Pagina 66
Corespondență și Secretariat - Pagina 67
Corespondență și Secretariat - Pagina 68
Corespondență și Secretariat - Pagina 69
Corespondență și Secretariat - Pagina 70
Corespondență și Secretariat - Pagina 71
Corespondență și Secretariat - Pagina 72
Corespondență și Secretariat - Pagina 73
Corespondență și Secretariat - Pagina 74
Corespondență și Secretariat - Pagina 75
Corespondență și Secretariat - Pagina 76
Corespondență și Secretariat - Pagina 77
Corespondență și Secretariat - Pagina 78
Corespondență și Secretariat - Pagina 79
Corespondență și Secretariat - Pagina 80
Corespondență și Secretariat - Pagina 81
Corespondență și Secretariat - Pagina 82
Corespondență și Secretariat - Pagina 83
Corespondență și Secretariat - Pagina 84
Corespondență și Secretariat - Pagina 85
Corespondență și Secretariat - Pagina 86
Corespondență și Secretariat - Pagina 87
Corespondență și Secretariat - Pagina 88
Corespondență și Secretariat - Pagina 89
Corespondență și Secretariat - Pagina 90
Corespondență și Secretariat - Pagina 91
Corespondență și Secretariat - Pagina 92
Corespondență și Secretariat - Pagina 93
Corespondență și Secretariat - Pagina 94
Corespondență și Secretariat - Pagina 95
Corespondență și Secretariat - Pagina 96
Corespondență și Secretariat - Pagina 97
Corespondență și Secretariat - Pagina 98
Corespondență și Secretariat - Pagina 99
Corespondență și Secretariat - Pagina 100
Corespondență și Secretariat - Pagina 101
Corespondență și Secretariat - Pagina 102
Corespondență și Secretariat - Pagina 103
Corespondență și Secretariat - Pagina 104
Corespondență și Secretariat - Pagina 105
Corespondență și Secretariat - Pagina 106
Corespondență și Secretariat - Pagina 107
Corespondență și Secretariat - Pagina 108
Corespondență și Secretariat - Pagina 109
Corespondență și Secretariat - Pagina 110
Corespondență și Secretariat - Pagina 111
Corespondență și Secretariat - Pagina 112
Corespondență și Secretariat - Pagina 113
Corespondență și Secretariat - Pagina 114
Corespondență și Secretariat - Pagina 115
Corespondență și Secretariat - Pagina 116
Corespondență și Secretariat - Pagina 117
Corespondență și Secretariat - Pagina 118
Corespondență și Secretariat - Pagina 119
Corespondență și Secretariat - Pagina 120
Corespondență și Secretariat - Pagina 121
Corespondență și Secretariat - Pagina 122
Corespondență și Secretariat - Pagina 123
Corespondență și Secretariat - Pagina 124
Corespondență și Secretariat - Pagina 125
Corespondență și Secretariat - Pagina 126
Corespondență și Secretariat - Pagina 127
Corespondență și Secretariat - Pagina 128

Conținut arhivă zip

  • Corespondenta si Secretariat.doc

Alții au mai descărcat și

Instalatii de Ventilare si Climatizare

CAPITOLUL 1 INTRODUCERE DEFINITIE: Sistemele de climatizare sunt sisteme complexe,care regleaza atat temperatura, cat si umiditatea aerului din...

Activitatea Personalului de Secretariat din Cadrul Organizatiilor Romanesti

Introducere Ceea ce am vrut să evidenţiez în cadrul acestei lucrări este faptul ca secretariatul a devenit unul dintre cele mai importante locuri...

Finisarea Confectiilor Textile

Ţelul general al tehnologiilor de finisare a confecţiilor textile îl constituie asigurarea “paşaportului de trecere” din stadiul de obiect al...

Topografie

NOŢIUNI DE BAZĂ ALE TOPOGRAFIEI 1 1.1. OBIECTUL, DEFINIŢIA ŞI RAMURILE MĂSURĂTORILOR TERESTRE Măsurătorile terestre sunt definite ca fiind un...

Finisare Textila

Operatii comune de pregatire a materialelor: -pregatirea materialelor textile pentru vopsire si imprimare reprezinta complexul de operatii care...

Programare Java - Curs

FOLOSIREA METODELOR PENTRU INDEPLINIREA SARCINILOR Metodele sunt partea cea mai importanta a oricarui limbaj de programare orientat obiect...

Etica si Deontologie

I.NOȚIUNI INTRODUCTIVE. ETICA ȘI DEONTOLOGIA PROFESIONALĂ. ETICA APLICATĂ ȘI BIOETICA. 1.Etica filosofică și obiectul său de studiu ....

Ai nevoie de altceva?