MS Access 3

3. Rapoarte

3.1 Probleme propuse

Sa se tipareasca la imprimanta lista angajatilor grupati pe functii. Persoanele din

interiorul grupurilor vor fi ordonate alfabetic dupa nume. Se vor folosi înregistrarile din

tabela Angajati.

Rezolvare

Rapoartele sunt obtinute pe baza prelucrarii datelor din tabele si sunt destinate

exclusiv pentru a fi tiparite pe ecran si/sau la imprimanta. Datele pot fi ordonate si

grupate dupa diverse criterii înainte de a fi incluse în cadrul raportului iar la nivelul

grupurilor se pot calcula statistici.

În rezolvarea problemei propuse vom pleca de la presupunerea ca tabela Angajati

exista deja si ca aceasta este populata cu înregistrari.

Pentru realizarea unui raport avem la dispozitie mai multe variante care sunt

incluse în cadrul ferestrei ce se deschide prin accesarea optiunii Report a meniului Insert.

Varianta 1

Optiunea Design View ne permite crearea manuala a unui raport. Din fereastra ce

contine lista câmpurilor tabelei vom selecta întregul continut dupa care vom trage aceste

elemente în cadrul raportului folosind mouse-ul.

Pentru a realiza ordonarea, gruparea sau sumarizarea datelor va trebui sa folosim

optiunea care se gaseste în meniul View si care apare si în cadrul

meniului contextual declansat de apasarea butonului drept al mouse-ului. În fereastra ce

apare ca urmare a accesarii optiunii respective vom putea specifica ordinea de sortare a

informatiilor afisate în raport si eventualele criterii de grupare. Astfel, daca vom dori ca

gruparea datelor sa se faca dupa câmpul Functie iar ordonarea acestora în cadrul

grupurilor sa se realizeze în ordine alfabetica atunci continutul ferestrei Sorting and

Grouping ar trebui sa fie asemanator cu cel din imaginea urmatoare.

Pentru a vedea felul în care arata raportul astfel creat va trebui sa comutam în

modul Print Preview (butonul din bara de instrumente sau din meniul contextual).

Pentru a modifica aspectul raportului sau proprietatile obiectelor continute, va

trebui sa comutam pe modul Design View. Raportul astfel obtinut va trebui salvat daca se

doreste utilizarea ulterioara a acestuia.

Varianta 2

Daca nu dorim crearea manuala a raportului atunci putem apela la optiunea

numita Report Wizard care ne va pune la dispozitie o serie de pasi la finalul carora

raportul va fi generat în mod automat.

Trecerea la pasul urmator se realizeaza cu ajutorul butonului Next, revenirea la cel

anterior se face prin folosirea butonului Back. Utilizând butonul Finish, utilizatorul poate

opta pentru finalizarea procesului de creare automata a raportului chiar daca nu au fost

parcursi totii pasii respectivi. Apasarea butonului Cancel atrage dupa sine închiderea

ferestrei fara generarea raportului.

La primul pas va trebui sa indicam câmpurile tabelei Angajati care vor fi incluse

în cadrul raportului. Câmpurile alese vor fi mutate în partea dreapta. Folosind butoanele

<, <<, >, >> putem selecta/deselecta câmpul curent sau toate câmpurile afisate.