Schimburi Electronice de Documente - Sistemele EDI

CAPITOLUL 3

SCHIMBURI ELECTRONICE DE DOCUMENTE - SISTEMELE EDI

Suntem, si vom fi, probabil, mult timp, o societate bazata pe hârtie. Desi telefonia, radioul, televiziunea au constituit puternice "lovituri" aplicate "hârtogariei", comunicarea între partenerii de afaceri se deruleaza cu precadere având ca suport documentul scris pe hârtie, ce are un regim preferential ca proba în justitie si document justificativ în contabilitate.

Informatizarea societatii se concretizeaza în profunde transformari, resimtite atât la nivelul organismelor de stat, întreprinderilor si organizatiilor, cât si la nivelul fiecarui individ. În multe tari, calculatorul a devenit, din lux, o necesitate, fiind o prezenta obisnuita în fiecare birou sau casa. O coordonata majora a societatii informationale o reprezinta dematerializarea.

Extinderea retelelor teleinformatice a dus, firesc, la ipoteza eliminarii progresive a hârtiei din viata organizatiilor si indivizilor. Lucrurile se deruleaza clar în aceasta directie, desi etapele si viteza de evolutie au constituit baza a diverse interpretari.

3.1. EDI - PREZENTARE GENERALA

EDI este o tehnologie declarata de multi specialisti ca un vârf de lance în dematerializarea societatii. Sintagma a fost lansata în jurul anului 1975 în SUA - Electronic Data Interchange. În literatura franceza s-au pastrat cele trei litere, optându-se pentru expresia: Échange de Données Informatisé.

În limba româna traducerea cea mai apropiata de original ar fi "Schimb Electronic de Date". Trebuie sa recunoastem ca acesta denumire nu spune mare lucru, mai aproape de fenomen fiind titulatura Schimb de Documente Normalizate sau Schimb de Documente Standardizate.

Cea mai mare parte a lucrarilor din aproape toate tarile dezvoltate utilizeaza sintagma "originala", EDI.

În 1988, numai în economia SUA au fost întocmite peste 1,3 trilioane de documente iar, dupa unele surse, 40% din comunicarea inter-organizatii (întreprinderi, institutii etc.) se desfasoara sub forma scrisa.

Presedintele Consiliului superior al Ordinului expertilor contabili din Franta, René Ricol, estima ca dintre datele vehiculate în cabinetele contabile franceze 98% sunt informatizate; si totusi, 80% dintre acestea sunt re-preluate, adica introduse repetat în calculatoarele diferitelor firme si organisme financiare.

Analizând, schematic, modul "clasic" de derulare a schimbului de documente, luam un exemplu a doua întreprinderi al caror sistem informational este, în mare parte, informatizat. O întreprindere A vinde produse/servicii unei întreprinderi B. Într-o prima faza, cei doi parteneri pot încheia un contract care stipuleaza conditiile în care vor decurge tranzactiile (conditiile de comanda, livrare, asigurare, plata).

Întreprinderea B trimite o comanda furnizorului A, ale carei principale elemente sunt introduse în sistemul sau informatic. În momentul vânzarii (de obicei, momentul livrarii), A întocmeste o factura. Datele acestei facturi sunt preluate (manual) în sistemul informatic al firmei A. Paralel cu produsele/serviciile ce fac obiectul vânzarii, cu un decalaj oarecare de timp, la beneficiar ajunge si factura. În momentul sosirii, datele facturii sunt preluate (de obicei, tot manual) si în sistemul informatic al firmei B. Iar daca factura circula prin bancile X si Y, ce deservesc cele doua firme, ambele banci preiau datele despre aceasta factura. În plus, în situatia TVA înaintata organelor fiscale, apare si factura respectiva. Daca administratiile financiare au evidenta TVA pe calculator (si asa este normal), factura va fi preluata si în sistemele lor informatice.

În concluzie, o aceeasi factura este preluata în sisteme informatice (diferite) de cinci ori.

Acest tip de comunicare inter-organizationala prezinta trei dezavantaje majore:

- timp îndelungat de transmitere;

- costuri mari de organizare si administrare;

- posibilitatea (chiar probabilitatea) aparitiei unui mare numar de erori.

Utilizând tehnologia EDI, acelasi document este preluat în calculator o singura data, de catre cel care-l întocmeste, fiind transmis tuturor partenerilor de afaceri vizati sau organismelor financiare prin intermediul retelelor de calculatoare.

Astfel, EDI reprezinta "un mijloc de transmitere, de la calculator la calculator, a datelor normalizate (standardizate) si pre-agregate, prin intermediul unei retele de telecomunicatii".

Anii '90 sunt cei care au adus maturizarea tehnologiilor informationale si comunicationale. Comunicarea electronica inter-întreprinderi a devenit o realitate obisnuita în tarile avansate din punct de vedere al tehnologiei, viteza de transmisie a datelor, costul si mecanismele de asigurare a securitatii informatiilor fiind principalii catalizatori.

EDI se situeaza la intersectia a trei orientari tehnologice majore:

- Informatica, ce este suportul tehnic al informatiilor standardizate (normalizate).

- Telecomunicatiile, ca mijloc de transport al informatiilor.

- Standardizarea, ce vizeaza definirea si utilizarea unui "limbaj" inter-organizational comun.

Comunicarea prin EDI presupune un acord prealabil încheiat între partile interesate, acord ce are un caracter juridic, si în care se precizeaza clar caracteristicile mesajelor transferate reciproc: datele comunicate, structura si îmbinarea lor, procedurile de control/validare.

Acest acord defineste, deci, un standard de comunicare. Stardardele pot fi bilaterale, când se instituie numai între doi parteneri si universale, atunci când sunt acceptate si utilizate de o paleta larga de întreprinderi/organizatii.