Birotică

1. LOCUL BIROTICII ÎN SOCIETATEA MODERNA

Definirea domeniului biroticii este o problema pe cât de necesara, pe atât de dificila în contextul actualei revolutii tehnico-stiintifice, în miezul careia informatica si telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei sunt prioritati incontestabile ale acestui proces de înnoire, cu largi aplicatii în întreaga viata economica, stiintifica si sociala.

Birotica, desi vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou, ea depaseste cadrul tehnic al proceselor administrative în care tratarea textelor ocupa un loc important. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicatii, cu noile mijloace de stocare si transmitere, a informatiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica si electronica a informatiei si îndeosebi, cu noile cuceriri în materie de echipamente si programe informatice, birotica confera noilor tehnici de tratare a textelor, sunetului si imaginii valente profesionale si economice cu multiple efecte sociale.

În esenta, birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, distributie si exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou, fara însa a se substitui disciplinelor învecinate: informatica, telecomunicatiile, telematica etc.

Birotica s-a nascut din nevoia integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu nevoile tehnicii de comunicatie si prelucrare automata a datelor, vizând cresterea performantei si calitatii muncii de birou în orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece informatia constituie obiectul principal al activitatii de birotica, se impune necesitatea unei succinte clasificari a informatiei si a proceselor informationale.

1.1. CLASIFICAREA INFORMATIEI

Dezvoltarea activitatilor sociale care au ca obiect transmiterea, memorarea sau tratarea informatiei a generat o diversificare fara precedent a naturii informatiilor, concomitent cu cresterea exponentiala a volumului acesteia. Se impune astfel, utilitatea clasificarii informatiei din unghiuri diferite dar complementare. Din multitudinea de criterii posibile pentru clasificarea informatiei, câteva sunt deosebit de relevante pentru obiectul biroticii. Aceste criterii sunt: forma informatiei, natura informatiei si suportul informatiei.

1.1.1. CLASIFICAREA INFORMATIEI DUPA FORMA SA

Din punct de vedere al formei concrete pe care o îmbraca informatia pe un suport tehnic, aceasta se prezinta sub una din urmatoarele forme: analogica si digitala.

1. Forma analogica a informatiei, consta în reprezentarea fenomenelor fizice, imagini fixe, sunete si imagini în miscare asa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de înregistrare, fara a fi necesara o conversie sau codificare a acestora înainte de transmitere sau memorare pe suporturile tehnice de informatii. Exemple de reprezentare analogica a informatiei:

- înregistrarea mesajelor si a altor informatii sonore pe banda magnetica sau caseta magnetica cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic larg raspândite (magnetofon, casetofon) precum si a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon);

- înregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activitati, operatii si procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine si sunet, de tip video - recorder si a camerei de luat vederi adecvate.

2. Forma digitala a informatiei se realizeaza, fie pornind de la fenomenul real, fie de la forma analogica a acestuia, în ambele cazuri având loc o codificare numerica, o evaluare cantitativa, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentarii. Pe suportul tehnic, informatia se prezinta ca o succesiune de valori binare (zero si unu} ordonate dupa un sistem de reguli (cod). Informatia introdusa în sistemele de calcul, prin folosirea tastaturii sau a altor dispozitive de introducere manuala sau umana (masa de desen, voce etc.) se transmite si se memoreaza direct, sub forma digitala din chiar momentul perceperii acesteia, fara sa mai fie necesara o conversie prealabila a ei. Pentru procesarea computerizata a informatiei analogice este necesara conversia ei în forma digitala cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic în digital. Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce în configuratia unui sistem informatic de birou .

Codificarea si digitalizarea informatiei analogice prezinta câteva avantaje esentiale:

- înalta fidelitate a înregistrarii, memorarii si transmiterii informatiei;

- posibilitatea folosirii sistemelor informatice pentru memorarea si procesarea informatiei digitale, cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regasirea selectiva si rapida a informatiei memorate;

- costul relativ redus al informatiei memorate, procesate si comunicate în forma digitala.

Utilitatea clasificarii de mai sus consta în faptul ca sistemele informatice de birou proceseaza numai informatia sub forma sa digitala, functia de memorare si procesare a informatiei analogice în activitatea de birou revenind sistemelor electronice de birou care pot deveni unitati periferice ale unui sistem informatic de birou.

Importanta acestei clasificari consta în aceea ca forma sub care se memoreaza si se prelucreaza informatia în sistemele birotice moderne este forma digitala ceea ce explica, în acelasi timp, necesitatea convertirii informatiei analogice în informatie digitala si valorificarea acesteia fie direct în forma digitala, fie dupa convertirea sa din forma analogica.

1.1.2. CLASIFICAREA INFORMATIEI DUPA NATURA SA

Din punctul de vedere al naturii sale, informatia se prezinta sub urmatoarele clase:

1. sub forma de date: numerice, alfabetice sau alfanumerice, participa la gama larga de operatii aritmetice, matematice sau logice cu larga aplicabilitate în activitatea economica, cercetare stiintifica, proiectare tehnologica, statistica, administratie etc.

2. sub forma de texte organizate sub forma de documente de texte, pagini de texte, paragrafe, fraze, cuvinte si caractere este destinata a fi prelucrata cu programe adecvate de editare si tehnoredactare a, textelor, control gramatical si semantic al cuvintelor, punerii în forma si apoi în pagina a textului redactat.