Microsoft Excel - începători

Lansarea aplicatiei Excel:

Se executa clic pe butonul START. Din meniul afisat se alege optiunea "PROGRAMS", si apoi clic pe optiunea MICROSOFT EXCEL.

Sau: se executa dublu clic pe pictograma Microsoft Excel de pe desktop.

Prezentare generala

Dupa lansarea aplicatiei, Excel pune la dispozitia utilizatorului un tabel, o foaie de lucru, în care utilizatorul poate incepe introducerea datelor.

Trebuie cunoscuti de la început doi termeni utilizati de EXCEL:

WORKBOOK = registru de lucru

Un registru de lucru (workbook) este un fisier în care sunt stocate datele si în care se opereaza asupra datelor. Este un fisier cu extensia .xls.

Fiecare astfel de registru de lucru contine mai multe foi de calcul. De aici se deduce foarte usor faptul ca se pot organiza mai multe tipuri de informatii (date de naturi diferite) într-un singur fisier.

WORKSHEET (sheet) = foaie de de lucru sau foaie cu date  este un ansamblu de linii si coloane utilizate pentru a lista, organiza si analiza datele.

Se pot introduce date în acelasi timp în mai multe foi de calcul (SHEET-URI) si se pot efectua calcule bazate pe date din mai multe foi de calcul.

O diagrama (chart) (grafic) realizata în Excel poate fi plasata în foaia de calcul care contine datele sau într-o foaie separata numita Chart sheet.

Numele sheet-ului apare într-un tab (eticheta) în partea de jos a ferestrei registrului de lucru. Implicit în partea de jos apar 3 foi de calcul numite: SHEET1, SHEET2, SHEET3. numele lor poate fi modificat si pot fi adaugate foi de calcul noi folosind meniul de context specific. Pentru modificarea numelui se executa dublu clic pe portiunea care contine numele foii de de lucru. Acesta va fi selectat si utilizatorul poate introduce numele nou.

O foaie de calcul (sheet) contine celule organizate în coloane si linii.

Numarul de registrii de lucru (workbook) care pot fi deschisi este limitat de memorie si de resursele sistemului.

O foaie de lucru (datasheet) (foaie cu date sau de calcul) are 65536 linii si 256 coloane.

Latimea unei coloane este de 255 caractere.

Excel pune la dispozitia utilizatorului un meniu principal al aplicatiei (o lista orizontala cu optiuni de lucru). Un clic pe meniul respectiv va deschide o alta lista verticala (submeniul optiunii de meniu).

Tot pe suprafata de lucru a EXCEL exista bare cu instrumente de lucru si meniurile de comenzi rapide (meniurile de context) care va ajuta sa alegeti anumite optiuni într-un mod mai simplu fara a trece prin meniu. Bara cu instrumente Standard contine butoane pentru crearea unui nou fisier, pentru deschiderea unui fisier existent si pentru salvarea unui fisier, etc. Fiecare buton din barele cu instrumente are atasata o mica explicatie afisata cu culoarea galben, care descrie pe scurt rolul butonului respectiv. Pentru a vizualiza o asemenea explicatie este suficient sa plasati indicatorul mouse-ului deasupra butonului respectiv.

DESCHIDEREA UNUI FISIER NOU ( un worksheet  registru de lucru):

În bara cu instrumente Standard a programului EXCEL, executati click pe butonul NEW.

Din meniu: FILE à NEW..

Folosind tastatura: CTRL+N.

Se alege apoi optiunea Workbook executa click pe butonul OK.

DESCHIDEREA UNUI FISIER EXISTENT:

Folosind bara cu instrumente Standard a programului EXCEL, executati click pe butonul OPEN.

Din meniu: FILE à OPEN

Folosind tastatura: CTRL+O

În toate cele trei cazuri, dupa alegerea optiunii pe ecran apare caseta de dialog OPEN. Caseta "Look in" din fereastra OPEN ( aflata in partea superioara a ferestrei ) indica dosarul selectat ( dosarul current ) si permite selectarea altui dosar. Din caseta cu lista dosarelor si fisierelor se selecteaza, dosarul si apoi fisierul pe care doriti sa-l deschideti si executati dublu-click pe el. Se va deschide pe ecran fereastra cu continutul fisierului.

În caseta File name (Nume fisier) aflata in partea de jos a ecranului este trecut numele fisierului (documentului) in curs de deschidere.

În caseta Files of type (tipul fisierului) se va alege tipul fisierului cautat.

Se executa apoi clic pe butonul OPEN sau se executa dublu clic pe numele fisierului cautat.

SALVAREA UNUI FISIER

Daca fisierul nu are nume se poate alege atât optiunea SAVE cat si SAVE AS din meniul FILE. Ambele vor deschide în acest caz fereastra SAVE AS in care va trebui specificat in caseta Save in  dosarul în care va fi salvat fisierul, în caseta File Name numele fisierului, iar in caseta Files of type trebuie selectat din lista tipul fisierului ( implicit este document Word ). Apoi se executa clic pe butonul SAVE. Rezultatul: documentul editat este salvat intr-un fisier pe disc cu numele ales de utilizator.

Daca fisierul a fost salvat înainte, deci are un nume si se doreste salvarea cu un alt nume, se alege optiunea FILE-SAVE AS, restul se completeaza ca mai sus în fereastra Save As.

Daca fisierul a fost salvat înainte, deci are un nume si se doreste salvarea cu acelasi nume, se alege optiunea FILE-SAVE, sau se executa clic pe butonul Save din bara cu instrumente de lucru.

Adaugarea de noi linii si coloane

Pentru a insera noi linii în foaia de calcul se alege din meniu optiunea Insert, si apoi Rows.

Pentru a insera noi coloane în foaia de calcul se alege din meniu optiunea Insert, si apoi Columns.

Pentru a insera o noua foaie de lucru (de calcul) se alege din meniu optiunea Insert, si apoi optiunea Worksheet.

CONFIGURARE CELULE

Pentru configurarea unei celule având cusorul în celula respectiva se executa clic pe butonul din dreapta mouse-ului si din meniul de context afisat se alege optiunea Format Cells care va avea ca efect afisarea pe ecran a casetei de dialog Format cells care are mai multe pagini, fiecare cu optiuni specifice lucrului cu celule.