Access

Notiuni introductive

Def. Baza de date = o colectie de inregistrari si fisiere aflate intr-o anumita relatie.

Access = un program de baze de date, ce ne permite sa partajam informatii cum ar fi o lista de clienti, de produse, facturi, etc.

Principalele operatii efectuate in Access sunt:

- crearea tabelelor ( elementele dintr-un tabel se numesc campuri, ele avand asociate un anumit tip de date; un set de capuri alcatuiesc o inregistrare)

- crearea formularelor (pentru simplificarea introducerii datelor)

- crearea interogarilor (pentru a afisa un set de inregistrari)

- crearea de rapoarte

Obs: Cand introducem date, nu trebuie sa salvam deoarece Access salveaza automat ce se lucreaza, dar atunci cand modificam un obiect cum ar fi un tabel, un formular sau un raport, trebuie sa salvam modificarile din meniul File alegand optiunea Save.

Lansarea in executie a programului se poate face in diverse moduri:

- Deplasam cursorul mouse-lui pe butonul START, se alege optiunea RUN, se tasteaza msaccess, si OK.

- Deplasam cursorul mouse-lui pe butonul START, alegem optiunea ALL PROGRAMS - Microsoft Access

- Daca exista icoana pe desktop a programului Access.

Pentru a inchide o baza de date se executa clic pe butonul Close din coltul din dreapta sus al ferestrei bazei de date.

Pentru a inchide programul Access se executa clic pe butonul Close din coltul din dreapta sus al ferestrei programului.

Crearea unei baze de date

1. Crearea unei baze de date dintr-un sablon (Templates): din meniul File se alege optiunea New; din zona Templates se alege optiunea On my computer; se executa click pe rubrica database si se alege un anume sablon pe care dorim sa-l utilizam (exemplu: Contact Management); se tasteaza un nume pentru baza de date si se alege optiunea create.

2. Crearea unei baze de date vide: din meniul File se alege optiunea New; se executa clic pe legatura Blank Database (baza de date necompletata), se tasteaza un nume pentru baza de date si se alege optiunea create.

Obs: baza de date vida nu va contine nici un obiect spre deosebire de prima unde avem create tabele, formulare, interogari, inregistrari, etc.

O baza de date existenta (creata deja) se deschide astfel: se porneste programul Access, din meniul File se alege optiunea Open, se cauta respectiva baza de date si se alege optiunea Open.

Crearea unui tabel

Structura principala a unei baze de date este tabelul. O baza de date poate contine oricate tabele. Fiecare tabel dintr-o baza de date consta din campuri, tipuri de date si inregistrari.

Pentru a crea un tabel de la zero vom efectua urmatorii pasi: avand deschisa baza de date din bara de obiecte se alege Tables si se executa clic pe optiunea Create table in Design view (creaza tabel in vederea Design); in acesta vedere se deschide un tabel gol, constand in coloanele Field Name (nume camp), Data type (tip de data), Description (descriere  este un text care apare pe bara de stare a ferestrei Table atunci cand introducem inregistrari) si Field Properties (proprietatile campului). Pentru a salva tabelul alegem optiunea Save din meniul File si se alege un nume reprezentativ pentru tabel. Access va solicita o cheie primara; executati clic pe No, deoarece vom stabili cheia primara mai tarziu.

Exista urmatoarele tipuri de data ( data type):

- Text

- memo

- Number (numar)

- Date/time (data/timp)

- Currency (moneda)

- Autonumber (autonumarare)

- Yes/No

- Hyperlink (hiperlegatura)

- OLE Object (obiect OLE)

OBS: se poate intampla sa fim nevoiti sa modificam anumite campuri dintr-un tabel deja creat. Vom fi nevoiti sa deschidem tabelul din nou in vederea Design. Acest lucru se face dand clic dreapta pe tabelul creat si alegand optiunea Design View.

Introducerea datelor intr-un tabel

Avand creat tabelul vom putea introduce inregistrari astfel: se executa dublu clic pe numele tabelului, deschizandu-se astfel vederea numita Datasheet, unde se scriu tinand cont de tipul de date informatiile necesare. Ex. Daca un tip de date este de tip text nu va fi introdusa o informatie de tip numar.

Aplicatie: sa se creeze o baza de data numita scoala ce va contine un tabel numit elevi cu urmatoarele campuri: numar criteriu (de tip autonumber), nume (de tip text), prenume (de tip text), adresa (de tip memo), varsta (de tip number), data nasterii ( de tip date/time), adresa mail (de tip hyperlink), corigent (de tip Yes/No). Sa se introduca 10 inregistrari.