Baze de Date

1. Date, informaţii, cunoştinţe

1.1. Locul şi rolul datelor în sistemul informatic

Preluarea datelor în sistemul informatic poate începe din momentul şi de la

locul generării lor şi este condiţionată direct de cerinţele de informare a sistemului

deservit de sistemul informatic, de necesităţile de valorificare a informaţiei preluate

din mediul extern sistemului informatic. Datele preluate în sistemul informatic din

mediul extern trebuie să fie: reprezentative, reale, complete şi actuale. În utilizarea

unui sistem informatic se aplică regula GIGO (Garbage In Garbage Out), care este

echivalentă cu enunţul: pentru a furniza informaţii utile, sistemul informatic trebuie

alimentat cu date de bună calitate.

Sistemul informatic se defineşte în raport cu sistemul informaţional al

organizaţiei care cuprinde totalitatea informaţiilor vehiculate în întreprindere, la un

moment dat, alături de suporţii de informaţie corespunzători, circuitul

informaţional şi prelucrările efectuate asupra informaţiilor. Atunci când gestionarea

informaţiilor în sistemul informaţional se face utilizând tehnologia informatică,

sistemul se numeşte sistem informatic.

Într-un sistem informatic datele au un dublu rol. În primul rând ele sunt obiect

al prelucrării (materie primă). Prelucrarea datelor într-un sistem informatic este un

proces creator de valoare, care cuprinde:

- preluarea datelor din mediul exterior şi memorarea lor în memoria

externă a sistemului de calcul;

- manevrarea şi reorganizarea datelor, prin ordonare, grupare,

interclasare, selecţie (filtrare), modificarea suportului de memorare,

etc.

- procesarea datelor, ce poate avea ca rezultat generarea de noi date, cu

noi semnificaţii informaţionale;

- analiza şi evaluarea conţinutului informaţional al datelor;

- prezentarea datelor într-o formă care să satisfacă necesităţile

informaţionale ale utilizatorului.

Din acest punct de vedere, datele se caracterizează prin volum şi prin dinamică;

atât volumul datelor cât şi volumul modificărilor asupra lor sunt factori

determinanţi pentru alegerea modului de organizare a datelor.

În al doilea rând, datele sunt principala resursă a sistemului informatic, alături

de celelalte resurse: personalul specializat, echipamentele electronice de calcul şi

instrumentele logice (programele utilizate, metodele de analiză şi proiectare,

metodele şi tehnicile de organizare şi prelucrare a datelor). Altfel spus, principalele

resurse sunt reprezentate de: hardware, software şi dataware.

Valorificarea resursei de date se realizează prin prelucrările efectuate cu

ajutorul programelor şi cu sprijinul factorului uman şi al componentei hardware.

Este recunoscut că celelalte trei resurse ale sistemului informatic nu au valoare

efectivă, în lipsa resursei de date.

Prelucrarea electronică a datelor nu trebuie să constituie un scop în sine.

Înlocuirea sau, uneori, dublarea activităţii de înregistrare manuală a datelor prin

înregistrarea lor folosind tehnologia informatică este inutilă dacă, în urma

prelucrării electronice a datelor, nu se obţin efecte suplimentare, cum ar fi:

- înlăturarea unor operaţii manuale de prelucrare;

- realizarea de prelucrări complexe în timp mai scurt sau pentru volume

de date atât de mari încât nu pot fi prelucrate manual;

- creşterea gradului de accesibilitate şi de acurateţe;

- reducerea volumului suporţilor de arhivare a datelor şi creşterea

siguranţei în stocarea şi prelucrarea lor, etc.

Introducerea prelucrării automate a datelor adaugă timpi noi necesari

operaţiilor specifice de prelucrare: proiectarea şi întreţinerea sistemului informatic,

preluarea datelor, validarea şi corectarea erorilor apărute la preluare, prelucrări

suplimentare pentru întreţinerea şi asigurarea datelor.

Un sistem informatic este eficient atunci când asigură, în aceste condiţii:

- diminuarea timpilor necesari operării asupra datelor;

- diminuarea semnificativă a operaţiilor manuale, slab productive;

- un nivel de prelucrare a datelor performat;

- înlăturarea barierelor generate de distanţele fizice, în cadrul sistemului;

- reducerea costurilor implicate de gestionarea datelor;

- o mai bună valorificare a datelor, în sprijinul activităţii întregii

organizaţii.

1.2. Locul şi importanţa informaţiei în sistemul informaţional

Nu orice prelucrare de date generează informaţii. O trăsătură a informaţiei este

caracterul ei relativ: ceea ce poate constitui o informaţie pentru o persoană, poate

să nu aibă nici o semnificaţie pentru alta. Mai mult, pornind de la acelaşi set de

date, persoane diferite, prin prelucrări diferite, pot desprinde informaţii diferite.

Se consideră că sistemul informaţional al unei organizaţii cuprinde ansamblul

mijloacelor şi procedurilor de identificare, preluare, memorare, prelucrare şi

difuzare a informaţiei şi are ca obiectiv furnizarea de informaţii membrilor

organizaţiei, într-o formă direct utilizabilă şi în timp util, asigurând suportul

informaţional al activităţii acestora1.

Obiectivul general al dezvoltării sistemului informaţional şi al perfecţionării

acestuia cu ajutorul unui sistem informatic este ridicarea eficienţei activităţii de

bază. Realizarea unui sistem informatic poate determina reorganizarea sistemului

informaţional care-l conţine, putând avea ca efecte:

- integrarea firească, naturală, a sistemului informatic în sistemul

informaţional;

- perfecţionarea sistemului informaţional, prin ameliorarea naturii şi

conţinutului informaţiei vehiculate în sistemul informaţional,

îmbunătăţirea fluxurilor de informaţii, perfecţionarea prelucrărilor

efectuate asupra informaţiei, prin modificarea naturii, locului sau a

periodicităţii acestora, înlăturarea prelucrărilor repetate sau paralele

asupra informaţiilor, etc.

Efectele perfecţionării sistemului informaţional pot fi:

- reducerea caracterului birocratic al sistemul informaţional;

- o mai bună alimentare cu informaţii la toate nivelurile organizatorice,

inclusiv la nivelul conducerii;

- optimizarea prelucrărilor prin înlăturarea redundanţelor operaţionale

sau informaţionale;

- evitarea situaţiilor de alterare, pierdere sau chiar distrugere a

informaţiei, etc.

Obiectivul specific este asigurarea la timp a informaţiilor de calitate necesare

pentru activitatea de bază.

Dacă datele sunt informaţii codificate pentru a fi memorate sau prelucrate întrun

sistem de calcul, informaţia este rezultatul prelucrării datelor în sistemul de

calcul şi exprimării lor într-o formă inteligibilă pentru receptorul uman. Se poate

spune că sistemul informaţional lucrează cu informaţii în timp ce sistemul

informatic lucrează cu date.

Mai general, informaţia poate fi definită ca ansamblul de date care constituie

suportul unui comportament, este comprehensibilă şi este utilizabilă pentru

îndeplinirea unei activităţi, inclusiv un proces decizional1.