Baze de Date

Sunt formate din diferite ansambluri de date, care au fost concepute iniţial pentru a fi exploatate fiecare de aplicaţii independente ce nu puteau comunica între ele şi care au fost reunite într-un ansamblu unic de date, axploatat prin intermediul unei singure aplicaţii.

Principalele probleme pe care le implică o colecţie de date formată dintr-un ansamblu de fişiere de date:

-redundanţa datelor reprezintă o proprietate a unei colecţii de date şi se referă la faptul că unele componente ale colecţiei sunt memorate de mai multe ori pe suportul de memorare. Date care reprezintă aceeaşi informaţie pot să apară în fişiere diferite, de multe ori cu formate de reprezentare diferite.Folosind mai multe copii ale aceloraşi date se consumă inutil suport de memorie. Pe lângă acest dezavantaj, mai există şi altele: se consumă timpi suplimentari cu actualizarea datelor, deoarece se actualizează de mai multe ori acelaşi set de date, actualizarea datelor în toate fişierele de date este un proces dificil şi nu pot fi controlate erorile apărute în procesul de actualizare.

-actualizarea fişierelor şi păstrarea integrităţii datelor trebuie să se facă în toate fişierele în care apar. Dacă se omite un singur fişier, nu mai este asigurată integritatea datelor, iar rapoartele obţinute cu aceste date vor conţine informaţii greşite.

-dependenţa programelor de fişiere de date. Pentru exploatarea şi întreţinerea fiecărui fişier de date, programatorii vor scrie câte un program. Orice modificare în structura fişierului de date va avea ca efect modificarea programului de aplicaţie. În plus, în loc să se scrie un singur program pentru o colecţie de date unică, se scriu mai multe programe, câte unul pentru fiecare colecţie. Efectul este creşterea costurilor plătite de către organizaţie pentru programele care trebuie să-i furnizeze informaţii din fişierele de date.

Ansamblurile independente de date erau folosite în general în folosul unui singur departament al organizaţiei şi mai puţin în folosul întregii organizaţii. Prin reunirea lor într-o bază de date, organizaţia îşi poate exercita controlul asupra întregii colecţii de date. Acest control se execută prin intermediul administratorului bazei de date care este o poziţie în cadrul administraţiei ce are ca atribuţie stabilirea datelor care sunt necesare în cadrul organizaţiei sau la nivelul fiecărui departament. Administratorul bazei de date mai poate să stabilească şi modul în care se execută accesul la date, adică să hotărască pentru fiecare persoană din organizaţie setul de date din colecţia de date la care are acces. Pe parcursul exploatării bazei de date, el poate să hotărască modificarea structurii bazei de date în funcţie de noile cerinţe ale utilizatorilor.

Fiecare departament al companiei şi-a creat şi întreţinut propriul fişier de date:

- departamentul Personal are fişierul Angajaţi în care sunt păstrate date despre angajaţii companiei: numele, codul numeric personal, adresa, numărul de telefon, data naşterii, data angajării, studii, experienţă, funcţia şi departamentul în care lucrează, istoricul posturilor ocupatem data fiecărei avansări etc.

- departamentul Salarizare are fişierul Salarii în care sunt păstrate date despre salariile angajaţilor companiei: numele şi prenumele salariatului, codul numeric personal, adresa, funcţia deţinută, treapta de salarizare, salariul tarifar, numărul tarifar, numărul de ore lucrate, reţineri lunare, salariul lunar etc.

- departamentul Relaţii cu clienţii are fişierele Clienţi în care sunt păstrate date despre clienţii companiei şi Comenzi în care sunt păstrate informaţii despre comenzile clienţilor.

- departamentul Aprovizionare are fişierele Stocuri în care sunt păstrate date despre stocul de materiale şi materii prime necesare producţiei şi Furnizori în care sunt păstrate date despre furnizorii de materii prime şi materiale ale companiei.

- departamentul Marketing are fişierele Vânzări în care sunt păstrate date despre vânzările de produse ale companiei şi Catalog produse care conţine un catalog cu oferta de produse a companiei.

- departamentul Producţie are fişierele Produse în care sunt păstrate date despre produsele realizate: denumirea produsului, unitatea de măsură, cantitatea, data la care a fost realizat produsul etc.