Baze de Date Access

Capitolul 1. Utilizarea aplicaţiei Access

Concepte generale privind bazele de date

Evoluţia diferitelor metode şi tehnici de organizare a datelor, pe suporturi de memorie externă, a fost determinată de necesitatea de a avea un acces cât mai rapid şi mai uşor la un volum cât mai mare de date. Datele stocate şi prelucrate sunt foarte complexe cu foarte multe interdependenţe, lucru ce a făcut necesară apariţia bazelor de date.

O bază de date reprezintă un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundanţă minimă, accesibile cât mai multor utilizatori în acelaşi timp.

Deci, o bază de date este un ansamblu de colecţii de date cunoscute sub denumirea de tabelă (pentru bazele de date relaţionale) şi obiect (pentru bazele de date orientate obiect).

Lumea reală conţine diferite obiecte pe care Ie vom numi entităţi. Aceste entităţi au anumite caracteristici (proprietăţi), pe care Ie vom numi atributele entităţilor, aceste atribute pot lua anumite valori. În acest context informaţia se poate defini ca fiind formată din:

- entitate (obiectul informaţiei);

- atribut (proprietăţile entităţii)

- valoare (măsura proprietăţii).

De exemplu entitatea angajat este formată din atributele nume, vârsta, ani vechime, care au diferite valori.

Toate aceste date sunt organizate în tabele. 0 bază de date este formată din mai multe tabele cu diferite legături între ele. Pentru a defini o tabelă sunt necesare următoarele elemente:

- Domeniul de valori - reprezintă un ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit.

- AtributuI - reprezintă o coloana dintr-o tabela caracterizată printr-un nume. Acesta de obicei semnifică valorile luate dintr-un domeniu corespunzător. Mai multe atribute pot lua valori din acelaşi domeniu. Pentru a defini o bază de date este nevoie de:

• Tabela - reprezintă un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizată printr-un nume. 0 foaie de calcul din Excel se poate considera o tabelă,

Domeniul 1 Domeniul 2

M 12

F 45

M 21

F 32

F 43

unde pe prima linie sunt trecute domeniile ce aparţin tabelei, iar apoi se trec datele corespunzătoare acestor domenii, unde de exemplu, domeniul 1 se refera la sexul unor persoane, iar domeniul 2 se poate referi la vârsta persoanelor respective.

• Legăturile dintre tabele

De exemplu sa construim o tabela pentru entitatea Angajat.

Oricare dintre aceste coloane reprezintă un atribut al entităţii angajat

Entitate angajat

Nume Vârsta Ani vechime Salariu brut Număr copii

Vasile Violeta 32 6 22200000 1

Ion Popescu 45 14 45000000 3

Fig. 1

Orice rând reprezintă o înregistrare a tabelei

0 bază de date este formată din mai multe tabele cu diferite legături.

Tipurile de legături dintre doua tabele pot fi următoarele:

- 1:1 - legătura de tip unii la unu când unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespunde o singura înregistrare în cealaltă tabelă;

- 1:M - legătura de tip unu la mulţi când unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe înregistrări în cealaltă tabelă;

- M:N - legătura de tip mulţi la mulţi când mai multor înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe înregistrări în cealaltă tabelă.

Uneori într-o tabelă există foarte multe date, de aceea se recomandă ierarhizarea datelor din tabelă, pentru a putea fi regăsite cât mai uşor. De aceea pentru anumite tabele se recomandă construirea indecşilor. Cu ajutorul unui index datele din tabelă se pot regăsi foarte uşor (de exemplu puteţi construi un index care să ordoneze date din tabelă în ordine crescătoare a anilor de vechime).

Orice tabelă trebuie să aibă definită o cheie. Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu minim de atribute care identifică o înregistrare dintr-o tabelă.

Cheia poate fi formată dintr-un singur atribut (cheie simplă) sau din mai multe atribute (cheie compusă). Determinarea cheii necesită cunoaşterea semnificaţiilor atributelor din tabelă. La un moment dat într-o tabelă pot exista mai multe atribute cu proprietatea că pot identifica o înregistrare, aceste combinaţii se numesc chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combinaţie care se foloseşte efectiv. Această combinaţie folosită se numeşte cheie primară. Această cheie primară va identifica în mod unic o înregistrare din tabelă. Dacă într-o tabelă un atribut sau ansamblu de atribute ia valori în acelaşi domeniu ca şi cheia primară a unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numeşte cheie externă.

Într-o bază de date există diferite legături între tabele. Este foarte important de definit restricţiile referitoare la legăturile existente între tabele. De exemplu putem avea tabela Angajat şi tabela Copii. Tabela angajat are o legătură de tip unu la mulţi cu tabela copii deoarece un angajat poate avea mai mulţi copii. Este foarte important de definit restricţiile acestor legături. Aceste restricţii se referă la ştergerea datelor, la introducerea datelor sau la modificarea unor date. De exemplu nu se poate şterge o înregistrare din tabela Angajat dacă aceasta are înregistrări în tabela copii, deoarece în acest caz în tabela copii ar exista înregistrări care nu ar avea corespondent în tabela Angajat.