Evaluarea eficienței investițiilor în IT&C

Capitolul 1.BAZE METODOLOGICE ALE EVALURII EFICIENŢEI

INVESTIŢIILOR ÎN IT&C

1.1. Evaluarea eficienţei în condiţiile specifice investiţiilor din IT&C

O metodologie coerenta pentru elaborarea unui studiu de eficienţă pentru investiţiile din domeniul IT&C, era necesară de mult ca sa poată sprijini în mod direct organizaţiile sa producă ulterior rezultate cât mai bune în industria în care activează.

In domeniul IT&C organizaţiile nu s-au obişnuit, până acum, sa elaboreze un studiu de eficienţa al investiţiei, bazându-se pe credinţa ca evident poate fi mai bine daca acest lucru este la moda si evident apar avantaje deşi acestea nu sunt evaluate prin măcar analize cost-beneficiu sau studii serioase de fezabilitate, care sa studieze cu atenţie aspectele economice implicate care se ascund în spatele investiţiei în IT&C propuse.

Managerii au spus de multe ori ca o asemenea analiza nu este necesara, ca este prea dificila, ca este împotriva culturii si psihologiei lor, ca este prea costisitoare.

Un asemenea raţionament nu este acceptabil în mediul concurenţial acerb de astazi. Studii de eficienţa complete si riguroase sunt tot mai mult cerute de managementul de vârf înainte de investiţiile în IT&C.

Complexitatea evaluarilor necesare poate conduce eforturi redundante, aratate chiar de Peter Drucker: “nu exista nici o cale unica potrivita pentru analiza unei propuneri de investiţii de capital.

Pentru a o înţelege, sunt necesare cel puţin sase analize:

• rata estimata a profitului

• perioada de recuperare a investiţiei si durata estimata de funcţionare a investiţiei

• valoarea prezenta actualizata a tuturor veniturilor de-a lungul perioadei de viaţa productiva a investiţiei

• riscul nerealizării investiţiei sau al amânări ei

• costurile si riscul în caz de eşec

• costul de oportunitate.”

Analiza cost-beneficiu nu constituie în investiţiile din domeniul IT&C un studiu de eficienţa complet. Analiza cost-beneficiu este doar o parte relativ mica a unei metodologii mai mari în cadrul unui studiu de eficienţa complet arătată în.

Studiu de eficienţa Analiza cost-beneficiu

Figura 1. Analiza cost-beneficiu în cadrul unui studiu de eficienţă

Pe lânga analiza cost-beneficiu, un studiu de eficienţa complet trebuie sa ia în considerare o serie de alte aspecte:

- parţile interesate

- potenţialul de aliniere strategica al investiţiei

- tehnologia implicata

- variatele riscuri asociate proiectului

De multe ori construirea unui sistem informatic integrat pentru asigurarea satisfacerii clienţilor nu este un exerciţiu de 'raţionalitate'. Este o ameninţare pentru interesele tuturor stakeholderilor care sunt implicaţi în servirea clienţilor, în orice mod.

În ziua de azi organizaţiile doresc sa gaseasca oportunitaţi de investiţii în domeniul IT&C care sa furnizeze un avantaj competitiv eficient.

Cunoştinţele noastre despre factorii care vor guverna rezultatul unei investiţii peste câţiva ani de acum încolo sunt estimate si de aceea adesea nu sunt foarte exacte sau uneori chiar incorecte.

Astfel trebuie sa admitem în condiţiile de incertitudine ca baza noastra de cunoştinţe pentru estimarea rezultatului pentru 5 - 10 ani este înca insuficienta sau uneori chiar inexistenta.

Faptul ca analiza ar fi trebuit sa se refere la trei ani sau chiar la un an de acum înainte. explica de ce uneori analizele cost-beneficiu pentru investiţiile din domeniul IT&C au mai puţina credibilitate, dar chiar daca nu pot fi perfect estimate, sunt utile pentru manageri. Ca să răspundă cerinţelor birocratice legate de buget si cuantificarea financiara a costurilor si beneficiilor investiţiei în IT&C.

Problema apare când se ajunge la estimarea beneficiilor din investiţia în IT&C.

Astfel din cauza faptului ca unele analize cost-beneficiu s-au bazat pe ipoteze incerte ,

credibilitatea lor a fost frecvent pusa sub semnul întrebari si aceasta a condus la problema obţinerii unui nivel corespunzator al asumării responsabilităţii de catre stakeholderi, ‘iar în orice investiţie IT&C nivelul adecvat de implicare a stakeholderilor este cel mai important factor dintre toţi pentru asigurarea succesului unui proiect de investiţii în domeniul IT&C.

Desi estimarile financiare pot fi de importanţa critica, ele nu au întotdeauna capacitatea de a evidenţia anumite aspecte prea puţin evidente în rezultatele financiare. Ele nu sunt

suficiente pentru o justificare economica exhaustiva a unei investiţii, nefiind chiar atât de

precise, precum se iau în considerare de cele mai multe ori.

Pe masura ce investiţiile în IT&C au devenit tot mai complexe si pe masura ce ele necesita fonduri tot mai mari, este important sa fie utilizata o abordare exhaustiva si competenta pentru elaborarea studiilor de eficienţa.

Proiectele de dezvoltare IT&C care au implicaţii în întreaga organizaţie sunt mai dificil de gestionat, decât sistemele mai simple, si asemenea proiecte necesita mai multa planificare si mai multa atenţie din partea managementului.

Un studiu de eficienţa în domeniul IT&C este un model care simulează a ceea ce organizaţia spera sa obţină sau să realizeze utilizând IT&C pentru a sprijini îmbunătăţirea proceselor si practicilor sale.

Este un model complex, care este produs pentru a facilita luarea deciziilor în procesul de

management al IT&C si pentru a asista deciziile în aceasta privinţa prin scenarii alternative.

Un model detaliat, sau de nivel micro va putea sa fie mai aproape de realitate, si deci, sa utilizeze reprezentări sau valori mai precise sau mai apropiate de realitate.

Scopul principal al micro-modelului este de a înţelege impactul detaliat al soluţiei şi/sau a rezultatelor scontate.

Un studiu de eficienţa este o justificare pentru a urma un anumit curs de acţiune într-un context organizaţional în vederea îndeplinirii obiectivelor sau scopurilor declarate ale organizaţiei.

Un studiu de eficienţa implica aprecierea valorii investiţiei în funcţie de beneficiile ei potenţiale si de resursele necesare pentru a o realiza si a o menţine, adică de costurile de exploatare.

Una dintre dificultăţile majore în elaborarea unui studiu de eficienţa este faptul ca beneficiile aduse de o investiţie variază adesea în funcţie de valorile organizaţiei si de conducătorii care iau deciziile de investiţii si poate avea inevitabil asociat un grad de subiectivitate semnificativ.

O metodologie pentru elaborarea studiului de eficienţa pentru o propunere de investiţii consta din:

1. un obiectiv economic cu un set de efecte cuantificabile clar exprimate, incluzând o

lista de posibilităţi din care organizaţia poate obţine un avantaj:

• o lista a beneficiilor distincte si detaliate

• metricile si metodele de masurare corespunzatoare

• responsabilitaţile reprezentate de fiecare stakeholder

• justificarea ca planul propus va produce un beneficiu acceptabil pentru

organizaţie

• asocierea unor indicatori financiari sau a unor valori ale beneficiilor/profiturilor ori de câte ori este posibil

2. o lista a parţilor interesate si a beneficiarilor investiţiei si a modurilor de implicare

3. o declaraţie referitoare la modul în care cheltuiala cu IT&C propusa va sprijini strategia organizaţiei

4. o evaluare a gradului de aplicabilitate a tehnologiei si a planului operativ

5. o evaluare a riscurilor asociate investiţiei

Pentru a fi util organizaţiei un studiu de eficienţa trebuie exprimat în funcţie de obiective si acţiuni identificabile sau cuantificabile de identificare în profunzime a efectelelor.

Acestea trebuie evidenţiate si exprimate astfel încât sa poata fi controlate de stakeholderii

corespunzatoari ca sa se poata confirma daca aceste efecte au fost obţinute în realitate, prin folosirea unor macro, mezo si micro-modele care sa fie o imagine multi-dimensionala

panoramica a ceea ce se intenţioneaza prin investiţie.

Un studiu de eficienţa complet este atât un plan, cât si o justificare al modului în care firma se va schimba, ca rezultat al intervenţiei sprijinite de TI si care poate fi elaborat dupa colaborarea strânsa cu stakeholderii implicaţi si analistii de proces.