Evaluarea investițiilor în tehnologia informațională (IT)

Investitia in IT a devenit o parte dominanta a capitalului de expansiune a bugetului multor organizatii, atat in sectoarele de servicii cat si de manufactura. Drept rezultat al luarii deciziilor se pun urmatoarele intrebari dificile:

- Cum ar trebui investitiile IT sa fie proiectate si conduse spre a asigura alinie-rea cu strategia corporate ?

- Cum ar trebui aceste investitii justificate si cum poate fi masurat succesul retroactiv ?

- Ce ar mai fi necesar, in afara de tehnologie, pentru a atinge potentialul maxim al IT ?

- Care sunt riscurile implicatiilor acestor investitii ?

- Cum poate fi condusa valoarea acestor investitii, in timp ?

Aceste intrebari nu sunt noi, dar nu s-a raspuns la ele in mod satisfacator. In acest capitol noi developam o metoda, formala si practica, de evaluare a investiilor in IT.

Determinarea valoarii investitiilor IT este dificila. Cu toate ca costurile par a fi de neidentificat, multe dintre beneficii sunt evidente. De exemplu consideram investitia in sistemul de posta electronica (E-mail) intr-un grup de lucru dispersat geografic. Ca si in cazul multor investitii in infrastructura, incercarea de a justifica E-mail – ul doar in baza eficientei sale, este probabil sa nu dea rezultate. E-mail – ul poate fi un inlocuitor pentru alte forme de comunicare dar valoarea sa reala vine o data cu expansiunea sa prin organizare si prin alte aplicatii mai sofisticate adaugate E-mail – ului de baza. E-mail – ul intr-un grup de lucru poate sa se dezvolte print-un sistem managerial intern, care in timp poate evolua intr-o baza de date pentru intreaga organizatie. De obicei difuzarea unui E-mail intern si evolutia sa spre o forma mai inalta de distribuire a informatiilor, necesita o perioada mare de timp. Astfel exista o importanta periada de timp “mort” intre punctul initial al investitiei si ziua cand valoarea este evidentiata. Cum sugereaza exemplu, investitia poate fi astfel planificata astfel incat scopul final devine amsamblul organizatiei, desi ideea investitiei initiale era un singur departament. Complexitatea evaluarii cresterilor investitiilor IT este nu doar pentru ca ar fi dificil de quantificat valoarea dar si pentru ca este dificil de prezis traectoria si ritmul invetitiei tehnologice.

In acest capitol ne propunem un nou mod de gandire despre aceste beneficii, care conduce spre un nou mod de manegement al investitiilor IT.

Propunerea noastra impune doua standarde de gandire asupra acestor investitii:

- considerandu-le o punte de legatura peste lacunele din potentialul afacerii;

- considerand potentialul afacerii drept o optiune de furnizare, in scopul de a fi mai compatibila cu incertitudinea.

Caracterizand potentialul afacerii drept crescator dintr-un set de operatii, noi oferim o cale de a imbunatatii alinierea dintre perspectiva tehnologiei conducerii afacerii si perspectiva generala a conducerii afacerii. De asemenea noi vedem investitia initiala in termenii optiunii pe care o creaza pentru firma. Exersand aceste optiuni, care de obicei necesita investitii ulterioare, dam posibilitatea firmei sa atraga un set mai mare de beneficii.

Atat afacerea cat si conucatorii proiectului trebuie sa recunoasca ca valoa-rea este derivata din potentialul afacerii, nu doar din investitiile specifice in tehnologie. Continuind cu exemplul E-mail – ului, cand punem problema doar tehnologic, E-mail – ul furnizeaza abilitatea de a grabi sincronizarea comunicatiei, inlocuind convorbirile telefonice sau intalnirile directe. Totusi pentru a obtine o valoare mai inalta din investitia E-mail – ului, munca trebuie reorganizata in jurul acestei tehnologii. Exista oportunitati de a imbunatatii coordonarea sarcinilor. Frecvent exista o participare mare la luarea deciziilor. Suplimentar, beneficiile de ordin superior pot rezuta cand modul de comunicare mai simplu si mai putin formal transmis prin E-mail conduce organizatiile sa formeze noi aliante cu consumatorii si firnizorii lor. Aceasta poate creea noi oportunitati pentru comu-nicarea in masa si reducerea la noul produs a timpului de fabricatie, amandoua fiind exemple a noii capabilitati a afacerii care poate sa apara ca rezultat al considerari E-mail – ului drept mai mult decat doar o investitie in tehnologie.

Rezumam prima parte a propunerii noastre, argumentand ca proiectarea si justificarea unei investitii in tehnologie trebuie sa inceapa cu setul de capabilitati afaceriale dorit care prezinta din intreaga afacere scopurile firmei. Problema investitiei poate fi interpretata drept transformarea capabilitatilor afacerii de astazi in acelea dorite pentru viitor. Concentrandu-ne asupra capabilitatilor, largim scopul investitiei pentru a nu include doar investitia fizica (tehnologica), ci si schimbarile capitalului uman si formei de organizare (parteneriate).

Al doilea concept fundamental al metodologiei noastre recunoaste optiunile reale create de investitiile strategice. Aceste optiuni creeaza valoarea prin activarea manegementului de a reactiona la schimbarea conditiilor prin alterarea timpului, gradarii si configuratiei investitiilor, astfel ca modificand modelul de intoarcere a riscului veniturilor investitiei. Folosind obtiunile reale, cei care iau decizii nu sunt capabili doar sa evalueze valoarea unei investitii dar si profilul riscului.

In exemplul cu E-mail – ul, daca prima etapa (implementarea E-mail – ul unui grup de lucru) conditiile afacerii sunt ideale, proiectul este transferat altor grupuri din organizatie si poate fi accelerat. Daca conditiile nu sunt ideale, atunci ar trebui urmarit un plan de expansiune mai conservator. Daca aceste conditii sunt nefavorabile proiectul ar putea fi amanat, reconfigurat sau chiar abandonat. Procurarea capabilitatii afaceriale finale este de obiceistructurata ca un proces cu mai multe etape, astfel incat conducerea poate retine abilitatea de a reactiona la conditiile schimbatoare, pe o baza in evolutie. De fapt este chiar improbabilitatea despre viitorul conditiilor afacerii cea ce face optiunea valoroasa. Dezvoltarile recente in teoria costurilor optiunilor reale pot, cu modificari potrivite, sa fie adoptate sa evalueze flexibilitatea inerenta in asemenea programe de investitii.

Legam aceste concepte de capabilitatea afacerii si optiunile reale folosind notiunea economistului neoclasic despre o frontiera a posibilitatii productiei. Capabilitatile afacerii permit unei firme sa-si transforme factorii de introducere intr-un set de produse si servicii. Cu toate ca produsele si serviciile pot fi valorificate, orice evaluare este contingenta cu conditiile de pe piata si cu gradul de succes in atingerea capabilitatii. Capabilitatea bazata pe abordarea optiunilor reale furnizeaza bazele pentru decizia de investire care incorporeaza efectul contingentelor asupra transformarii si factorii de introducere.