Gestiunea Obiectelor Reports

Capitolul 6

GESTIUNEA OBIECTELOR REPORTS

6.1. Definirea si clasificarea rapoartelor

Rapoartele sunt obiecte ale bazelor de date Access destinate pentru

afisarea/tiparirea datelor si/sau rezultatelor prelucrarii acestor date din tabele

sau cereri de interogare.

Prin continutul si forma de prezentare, rapoartele sunt produsele finite

ale aplicatiilor cu obiecte ale bazelor de date Access. În consecinta, spre

deosebire de formulare, datele din rapoarte nu pot fi editate.

Rapoartele se pot clasifica dupa diferite criterii:

• Dupa sursa de date:

• rapoarte legate (bound), care contin date provenind din tabele sau cereri

de interogare;

• rapoarte nelegate (unbound), care nu sunt asociate unor surse de date,

fiind folosite, de regula, ca niste containare pentru subrapoarte construite din

tabele si/sau interogari între care nu au fost definite relatii;

• Dupa forma de afisare:

• rapoarte de tip Columnar, în care se afiseaza datele din înregistrari pe o

singura coloana;

• rapoarte de tip Tabular, care afiseaza datele din fiecare câmp de date întro

coloana distincta;

• rapoarte de tip Chart, care contin diferite tipuri de grafice, folosite ca forma

de reprezentare a datelor.

Rapoartele au o structura asemanatoare cu aceea a formularelor,

existând elemente comune si anume:

• Sectiunile din formulare sunt prezente si în rapoartele ce contin

elementele:

• Report Header/Footer, care contine date ce se afiseaza pe prima pagina,

respectiv ultima pagina;

• Page Header/Footer, care contine date ce se afiseaza la începutul,

respectiv sfârsitul fiecarei pagini;

• Detail, în care se afiseaza înregistrarile din sursa de date a raportului;

• Controalele folosite pentru proiectarea formularelor sunt disponibile, în

general, si pentru crearea rapoartelor;

• Subrapoartele pot fi definite în acelasi mod în care sunt definite

formularele.

Între rapoarte si formulare exista si deosebiri, care, în principal, sunt

urmatoarele:

• rapoartele sunt obiecte ale bazei de date Access destinate numai pentru

afisarea sau tiparirea de date sau de rezultate ale prelucrarii acestor date din

tabele si/sau interogari, deci continutul rapoartelor nu poate fi editat;

• unele dintre controalele folosite pentru proiectarea formularelor nu sunt

functionale si pentru crearea rapoartelor (de exemplu, butoanele de comanda,

casetele lista, etc), deoarece nu au nici un fel de utilitate în cadrul rapoartelor;

• proprietatile din categoria Event nu sunt disponibile pentru controale, ci

pentru rapoarte si sectiunile din rapoarte.

6.2. Crearea si modificarea rapoartelor

Crearea rapoartelor

Crearea rapoartelor constituie o activitate tipica de exploatare a unei

baze de date MS-Access care, ca si în cazul formularelor, poate sa fie

permanent asistata de wizard. Astfel create, rapoartele satisfac, în general, si

cele mai complexe cerinte ale utilizatorilor, asa încât sunt foarte rare situatiile în

care este necesara modificarea unui raport generat în mod automat.

Pentru crearea unui raport se poate proceda astfel:

• Din fereastra afisata Open se selecteaza sursa (baza) de date;

• Din fereastra afisata Database cu sursa (baza) de date selectata se

actioneaza butonul de comanda New (fig.6.1);

Fig.6.1. Fereastra Database afisând grupul de obiecte selectate Reports

• Din fereastra afisata New Report se selecteaza si se executa una din

optiunile (variantele) urmatoare (fig.6.2):

• Design View, daca crearea raportului se executa fara asistenta Wizard,

adica de catre utilizatorul însusi;

• Report Wizard, daca crearea raportului este asistata de Wizard,

îndrumând utilizatorul pentru efectuarea actiunilor necesare (alegerea

câmpurilor de date, gruparea datelor etc.);

• AutoReport: Columnar, daca raportul creat va fi de tip coloana, generarea

efectubndu-se fara nici o alta interventie a utilizatorului;

• AutoReport: Tabular, în cazul când raportul creat va fi de tip tabel, la fel,

fara vreo interventie a utilizatorului;

• Chart Wizard, în cazul câd raportul va fi creat folosind Wizard-ul pentru

rapoarte de tip grafic;

• Label Wizard, daca raportul va avea un format de dimensiuni mici, care

pot fi folosite ca etichete pentru corespondenta.