Informatică aplicată 3

PROGRAME PENTRU CALCUL TABELAR

Sinteza sectiunii:

Insusirea cunostintelor privind utilizarea programelor pentru calcul tabel si gestionare baze de date. Familiarizarea cu: terminologia specifica, reguli de introducere a datelor, tipuri de date, formatare date, lucrul cu baze de date, facilitati in constructia tabelelor, reprezentari grafice privind evolutia datelor

Cuvinte cheie:

agenda de lucru, foaie de lucru, date, celula, rand, coloana, celula curenta, bloc de celule, tabele, baze de date, sortare date, operanzi, operatori, functii, formule de calcul, grafice, tipuri de grafice

III.1. Introducere

Programele pentru calcul tabelar sunt programe de prelucrare destinate tuturor tipurilor de aplicaţii în care se lucrează cu date organizate sub formă de tabele (date plasate pe linii şi coloane);

Caracteristici:

- sunt cel mai flexibil şi mai adecvat instrument software pentru construcţia de tabele şi pentru lucrul cu acestea;

- au la bază principiul recalculării automate, conform căruia modificarea unei valori într-un tabel produce automat modificarea întregului tabel, respectiv recalcularea tuturor valorilor aflate în legătură directă sau indirectă cu data care s-a schimbat;

- au fost printre primele programe realizate pe microcalculatoare şi s-au extins extrem de rapid, datorită modului simplu de utilizare şi eficienţei lor.

Obiective operationale

- Ce sunt programele pentru calcul tabelar si care sunt principalele lor functii;

- Familiarizarea cu terminologia specifica programelor pentru calcul tabelar: agenda de lucru (workbook), foaia de calcul (worksheet), foaie pentru grafice (chart), linie (row), coloana (column), celula (cell), celula curenta, bloc de celule (range);

- Formulele:

- Mod de introducere si editare

- Evaluare

- Elemente componente: operanzi si operatori

- Functii: principalele tipuri e functii si utilizarea lor

- Copierea formulelor (reajustarea adreselor de celule)

- Facilitati in constructia de tabele;

- Lucrul cu baze de date;

- Reprezentarea grafica a datelor.

III.2. Terminologie specifică programelor pentru calcul tabelar

- Agendă de lucru = un fişier cu extensia .XLS = - colecţie de foi;

Foile pot fi:

foi de lucru (foi de calcul) — Worksheet

foi destinate în exclusivitate reprezentărilor grafice – Chart

In orice moment şi în orice loc în cadrul agendei, se poate insera (adăuga) - nouă foaie de lucru sau - foaie pentru grafice;

- Foaia de calcul (foaia de lucru) - Worksheet

Matrice alcătuită din M linii (rows) şi N coloane (columns);

Liniile foii de calcul se identifică printr-un număr:

- Coloanele (256) se identifică printr-- literă (sau un grup de 2 litere): A-Z, AA+AZ, BA+BZ,... LA+W

- Celula (Cell) = elementul aflat la intersecţia unei linii cu - coloană;

- se identifică prin adresă; orice adresă de celulă se specifică prin numele coloanei, urmat de numărul liniei (ColoanăLinie); ex:

- 61 -

prima celulă a foii de calcul (situată pe prima linie şi în prima coloană a matricii) are adresa: Al;

- are un conţinut, care poate fi:

- valoare numerică = un număr real sau natural; ex: -68.9, .5;

un text = un şir de caractere; ex: ABCD, '12 aprilie;

- dată calendaristică; ex: 11/3/2002

- valoare logică: TRUE sau FALSE;

- formulă

- are atribute:

lăţime - setabilă prin Format / Column / Width

înălţime - setabilă prin Format / Row / Height

format de afişare, aliniere, chenar etc. - definit prin opţiunile meniului Format / Cells

- Blocul de celule (Range) = - zonă dreptunghiulară din foaia de calcul, precizată prin adresele celulelor aflate în colţul stânga sus şi respectiv dreapta jos, separate prin .. (punct punct) sau : (două puncte)

ex: A1..B20 sau cl3:d54

- Celula curentă - acea celulă din cadrul foii de calcul pe care este poziţionat, la un moment dat, cursorul; este celula în care se introduc sau se editează (tasta F2) datele;

Cursorul se deplasează în cadrul foii de calcul cu ajutorul tastelor direcţionale sau prin defilare (scroll) pe orizontală/verticală sau prin comanda G- (tasta F5)

III.3. Prezentarea mediului de lucru Excel

III.3.1. Selectarea celulelor într-- foaie de calcul

Operaţie

Acţiune

Selectare celulă

Clic pe celula respectivă

Selectare domeniu cellule

Clic şi se trasează cu mouse-ul peste celule

Extinderea selecţiei

Se ţine Shift apăsat şi se apasă tasta săgeată

Selectare coloană

Clic pe litera corespunzătoare coloanei

Selectare linie

Clic pe numărul liniei

Selectare domeniu de celule adiacente

Se selectează celula de la începutul domeniului, se ţine Shift apăsat şi se selectează celula de la sfârşitul domeniului

- 62 -

Bara de formule Eticheta coloana Bara de titlu Bara de meniuri Bara de instrumente Celula curenta Caseta de nume Eticheta rand Bara de stare Eticheta foii de lucru

III.3.2. Tipuri de date

Datele pot fi de tip text, numere, date calendaristice sau titluri de coloană. Tot ceea ce se tastează într-- celulă diferit de formule (care efectuează calcule matematice asupra datelor intrduse) reprezintă date.

Fundamental, Excel utilizeaza trei tipuri principale de date: numeric, text si logic.

- Exemplu de date de tip text:Maria; Lista personalului; Situatia veniturile & cheltuielilor

- Exemplu de date de tip numeric:123; 14.56

- Exemplu de date de tip logic:TRUE, true, True; FALSE, false, False

Regula de aliniere implicita a datelor in celule este:

- stânga pentru text;

- dreapta pentru numere;

- centrat pentru tip logic

Alegerea tipului de date, selectarea formatului, a modului de afisare date, de face utilizand comanda Cells din meniul Format.

III.3.3. Introducerea datelor într-- celulă

- clic pe celulă

- se tastează datele urmate de Enter sau Tab

pentru a modifica direcţia în care se deplasează celula activă la apăsarea tastei Enter se deschide meniul: Tools-Options-Edit-Move, Selection after Enter şi se alege direcţia care interesează.

- 63 -

Utilizarea caracteristicii AutoFill pentru introducerea textului

Există memorate un set de liste personalizate. Acestea reprezintă liste de interes curent care odată memorate nu mai trebuie rescrise şi pot fi afişate folosind caracteristica AutoFill.

Pentru a introduce propria listă personalizată (- listă cu colegii, un set de obiecte de inventar..) se foloseste sectiunea Custom lists din meniul Tools, instructiunea Options.

Se mai poate folosi caracteristica AutoFill pentru a introduce progresii; Excel ghiceşte factorul de multiplicare pe baza datelor introduse iniţial şi completează lista cu progresia corectă.

Introducerea datelor folosind un formular

1. Tabelul trebuie sa aibă titluri de coloane şi cel puţin - linie de date introdusă.

2. Clic pe - celulă oarecare din tabel.

3. Meniul Data-Form (Machetă)

Va fi creat un formular pentru datele din tabel.

Validarea datelor în timpul introducerii acestora

Pentru a evita introducerea din neatenţie de date greşite se pot configura instrumente de validare a datelor. Aceasta se poate face folosind optiunea Validation din meniul Data.

Pentru a localiza celulele validate pe - foaie de calcul: meniul Edit, optiunea G- to, sectiunea Special, Data Validation-All-OK.

Pentru a îndepărta validarea datelor, din optiunea Validation, se selecteaza optiunea Clear All.