Microsoft Access

Capitolul 2

SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE.

MICROSOFT- ACCESS

2.1. Prezentare generala Microsoft-Access

MS-Access este o componenta a pachetului de programe integrate

Microsoft Office, care se poate instala si exploata pe calculatoare personale

(PC-uri) ce lucreaza sub oricare sistem de operare de tip Windows (Windows

95, Windows 98, Windows 2000, Windows NT).

Lansat initial în anul 1992, pachetul Microsoft Office a evoluat rapid si sa

dezvoltat substantial, ajungând în prezent la versiunea MS-Office 2003, ca

versiune îmbunatatita fata de versiunile anterioare (MS-Office XP, MS-Office

2000 si în deosebi MS-Office 97). Tinând seama de ponderea însemnata

ocupata de pachetul de programe integrate Microssoft Office în vânzarile de

produse software pentru microcalculatoare, se poate afirma ca MS–Access este

unul dintre cele mai folosite sisteme de gestiune a bazelor de date instalate si

exploatate pe calculatoare personale.

În pachetul de programe integrate Office sunt componente traditionale,

pe care firma Microsoft le-a mentinut si dezvoltat odata cu evolutia pachetului:

- Word – program pentru procesarea de texte;

- Excel – program de calcul tabelar;

- Access – program (sistem) de gestiune a bazelor de date;

- Power Point – program pentru prezentarea de aplicatii;

- Outlook – program pentru organizarea si gestiunea postei electronice.

Pe lânga aceste componente, în versiunea MS-Office 2000 au mai fost

introduse componentele urmatoare:

- Publisher – program pentru realizarea de publicatii;

- FrontPage – program pentru crearea de pagini Web pe Internet;

- PhotoDraw – program pentru procesarea de imagini;

- Small Business Tools – program pentru gestiunea afacerilor mici.

La rândul sau, versiunea Microsoft Office XP aduce noi aspecte, mai

multe unelte, dar si câteva lucruri neobisnuite. Aceasta ultima versiune este

disponibila în patru variante (editii):

- Standard Edition;

- Professional Edition;

- Professional Special Edition;

- Developer Edition.

Ultima versiune – MS-Office 2003 pastreaza aceleasi componente ca si

versiunea anterioara (MS-Office XP), însa aducând unele îmbunatatiri tutror

componentelor, în deosebi componentei Outlook.

MS-Office XP, cu toate ca nu are componente noi fata de versiunea

2000, totusi componentele continute au fost substantial îmbunatatite. Astfel,

pentru a ajuta utilizatorii sa se descurce printre operatiile complicate, firma

Microsoft a introdus în versiunea Office XP:

- Task Panes – una dintre cele mai importante îmbunatatiri aduse MSOffice-

ului, constând dintr-o serie de panouri verticale, situate pe partea dreapta

a ecranului, care apar când este necesar (de regula dupa lansarea în executie

a componentei MS-Office), oferind posibilitatea ca printr-un click de mouse sa

se efectueze diferite operatii, care ar fi necesitat în versiunile anterioare

folosirea unor casete de dialog;

- Smart Tags – niste casete mici de culoare gri care se ataseaza

singure anumitor intrari. Aceste casete ajuta utilizatorii în unele cazuri sa

controleze eficient MS-Office-ul astfel încât sa efectueze automat anumite

schimbari. De asemenea, Smart Tags mai efectueaza câteva trucuri noi, cum ar

fi conectarea unui nume dintr-un mesaj e-mail la cartea de adrese din Outlook;

- Disaster Recovery – o îmbunatatire introdusa special pentru a salva

aplicatiile atunci când MS-Office-ul se blocheaza. Astfel, firma Microsoft a

încercat sa rareasca – daca nu sa opreasca complet – blocarea Office-ului;

- Speech Recognition – una dintre cele mai însemnate îmbunatatiri si

extraordinare carateristici, care permite dictarea si utilizarea de comenzi vocale

în majoritatea aplicatiilor efectuate în MS-Office XP fara a mai fi necesar un

program dedicat;

- Product Activation Wizard – o îmbunatatire care permite crearea

unui numar de ID (identificare) bazat pe profilul hardware al utilizatorului, profil

care trebuie transmis catre firma Microsoft pentru a previni instalarea pachetului

MS-Office pe alte PC-uri decât cele cu licenta.

În pachetul MS–Office componentele au fost proiectate astfel pentru a

lucra împreuna într-un mediu integrat, oferind utilizatorilor posibilitatea de a

depasi limitele componentelor individuale. Astfel, folosind mediul integrat MS–

Office se poate realiza o mare varietate de functii, cum ar fi:

- înglobarea informatiilor dintr-un anumit tip de fisier într-un alt tip,

permitând editarea acestora fara a se modifica sursa datelor;

- crearea de legaturi între fisiere, încât modificarea informatiilor într-un fisier

sa determine actualizarea automata a acestora în celelalte fisiere;

- combinarea unei baze de date cu adrese, creata în Access, cu un

formular de scrisoare, realizat în Word, pentru a obtine rapid de scrisori;

- pastrarea si organizarea fisierelor cu aceeasi tematica într-o singura

entitate, folosind modulul Microsoft Binder;

- administrarea mesajelor si a programului de lucru, partajarea de informatii

în diverse moduri, folosind programul Microsoft Outlook;

- colaborarea eficienta cu ceilalti parteneri, prin lucrul simultan în registre

de calcul partajate si prin schimbul de informatii.

Caracteristicile definitorii si posibilitatile principale de exploatare ale

SGBD-ului MS-Access sunt urmatoarele:

- MS-Access este un SGBD care permite gestionarea bazelor de date

relationale folosite în mod exclusiv sau în mod multiutilizator (partajat);

- MS-Access se bazeaza pe interfata grafica de utilizator (GUI-Graphic User

Interface), specifica produselor software de tip Windows, care este usor de

folosit, oferind utilizatorului un mediu de lucru prietenos;

- MS-Access se fundamenteaza pe concepte noi (obiect, proprietati ale

obiectelor, eveniment, procedura care se lanseaza în executie când apare un

eveniment, programare orientata pe obiecte si evenimente etc);

- MS-Access este un SGBD deschis comunicarii cu alte sisteme de gestiune

a bazelor de date relationale (dBASE, Fox Pro, Paradox);

- MS-Access permite realizarea cu usurinta a importului si exportului de

date/aplicatii cu alte componente MS-Office (de exemplu, Excel);

- MS-Access permite efectuarea de aplicatii complexe folosind limbajul VBA

(Visual Basic Access) sau generatorul de macroinnstructiuni;

- MS-Access permite interogarea bazelor de date relationale, fie în mod

grafic folosind interfata QBE (Query By Example), fie folosind limbajul SQL

(Structured Query Language);

- MS-Access dispune de un sistem eficient de asistare software (Help), care

permite documentarea utilizatorului în mod contextual sau la cerere;

- MS-Access contine instrumente wizard, care permit utilizatorului sa

creeze cu usurinta obiecte (tabele, formulare, rapoarte etc);

- MS-Access permite accesul la baze de date din reteaua Internet, fiind un

mediu de lucru util pentru publicarea de informatii în pagini Web;

- MS-Access se poate instala pe calculatoare personale care contin resurse

hardware similare cu cele impuse de versiunea sistemului de operare gazda

(Windows 95/98/2000/XP).