Microsoft Access 97 - Baze de Date

CREAREA BAZELOR DE DATE

Termenul de baza de date are semnificatii diferite pentru persoane diferite. Multi ani, în lumea sistemelor xBase (dBASE, FoxPro, CA-Clipper), baza de date era folosita pentru a descrie o colectie de câmpuri si articole. În mediul client/server, baza de date se refera la toate datele, structura, indecsii, regulile si procedurile asociate unui sistem. În termenii Access, baza de date este o colectie a tuturor tabelelor, interogarilor, formularelor, macro-urilor si modulelor care compun un sistem complet.

Bazele de date Access sunt realizate din tabele, interogari, formulare, tapoarte, macro-uri si module. Fiecare din aceste obiecte au propriile lor functii speciale. De asemenea, mediul Access contine si alte obiecte: relatiile dintre table, bare cu instrumente, meniuri, proprietati ale bazei de date si specificatiile de import/export. Toate aceste obiecte, luate împreuna, sunt va ofera posibilitatea sa creati o aplicatie puternica, prietenoasa.

1. NOTIUNI GENERALE

Baza de date este o colectie de informatii relative la un un anumit subiect sau scop, cum ar fi urmarirea comenzilor clientilor sau gestiunea unei colectii muzicale. Daca baza dvs. de date nu este stocata pe un calculator (vezi figura 1) sau numai unele parti ale acesteia, atunci veti urmari informatiile din mai multe surse, pe care va trebui sa le organizati si coordonati singuri.

Folosind Microsoft Access puteti gestiona toate informatiile intr-un singur fisier baza de date. În interiorul fisierului, împartiti datele în containere separate de memorare numite tabele; vizualizati, adaugati si actualizati datele folosind formulare; cautati si regasiti numai datele dorite utilizând interogarile; analizati sau tipariti datele într-o anumita forma cu ajutorul rapoartelor (vezi figura 2).

Pentru a memora datele, creati o tabela pentru fiecare tip de informatii pe care le urmariti. Pentru a strange impreuna datele din mai multe tabele intr-o interogare, formular sau raport definiti relatii intre tabele (vezi figura 3).

Pentru a cauta si regasi doar datele care indeplinesc conditiile specificate, inclusiv date din mai multe tabele, creati o interogare (vezi figura 4). De asemenea, o interogare poate actualiza sau sterge simultan mai multe articole si sa execute calcule asupra datelor.

Pentru a putea vizualiza, introduce sau modifica usor datele direct intr-o tabela creati un formular (vezi figura 5). Microsoft Access regaseste datele dintr-una sau mai multe tabele si le afiseaza pe ecran utilizand macheta aleasa cu Form Wizard sau folosind o macheta pe care ati creat-o in fereastra Form Design.

Pentru a analiza datele sau pentru a le tipari, creati un raport. Spre exemplu, puteti tipari un raport care sa grupeze datele si sa calculeze totaluri si un alt raport continând diferite date formatate pentru tiparirea etichetelor postale (vezi figura 6).