Comunicare în Afaceri

2.1.1 Probleme curente ale întreprinzătorului şi unele modalităţi de

soluţionare a acestora

Activitatea cotidiană a oricărui întreprinzător supune atenţiei acestuia o foarte mare diversitate de probleme: soluţionarea a numeroase documente scrise, inclusiv a corespondenţei; apeluri telefonice (date sau primite); întâlniri, participări la şedinţe (reuniuni) sau la dejunuri de afaceri; elaborarea ofertelor; etc.

În aceste condiţii, nu arareori se creează impresia că lucrurile se fac “pe fugă” şi într-o manieră incompletă, de unde şi sentimentele de supraîncărcare, suprasolicitare şi imposibilitate de a stăpâni obligaţiile şi/sau răspunderile asumate.

Dar, tot în aceste condiţii, nu este mai puţin adevărat faptul că reuşitele sau eşecurile noastre depind de modul în care ştim să soluţionăm diversele probleme cotidiene cu care ne confruntăm.

Pe lângă această gamă diversă de probleme mai pot apărea şi altele, adeseori imprevizibile, capabile să ne perturbe chiar foarte serios activitatea noastră cotidiană şi, implicit, efectele acesteia: întreruperi din activitate, generate de alte solicitări, mai mult sau mai puţin urgente; “suportarea” intervenţiilor unor persoane care au timp de pierdut (şi îi determină şi pe alţii să şi-l piardă…) şi deranjează cu probleme neînţelese suficient sau nesemnificative pentru buna derulare a afacerilor; imposibilitatea obţinerii ajutorului necesar pentru soluţionarea unor mici detalii, astfel încât este foarte probabil ca întreprinzătorul să rezolve totul singur (de la fotocopii şi documente informative până la tehnoredactarea unei scrisori). Iar cel mai mare pericol, în acest caz, este ca el să se transforme din “şef de orchestră” în “om - orchestră”; imposibilitatea planificării riguroase a timpului disponibil, totul fiind supus imprevizibilului şi unui aflux continuu de informaţii şi solicitări; accesul adeseori foarte dificil la informaţii cu imperativ de urgenţă, mai ales în interiorul propriei organizaţii. Mai mult, nu arareori, aşa-numitul “secret” de serviciu îi determină pe foarte mulţi funcţionari să tergiverseze furnizarea informaţiilor necesare fără acordul şefilor ierarhic superiori. În schimb, “deschiderea” la unele solicitări exterioare este mult mai mare; imposibilitatea ca, în unele cazuri, să poată fi stocate toate informaţiile supraabundente. De aici şi faptul că, destul de des, întreprinzătorul trebuie să reţină totul şi, astfel, multe afaceri pot deveni vechi, chiar dacă datele şi soluţiile aferente acestora sunt încă perfect utilizabile.

Analizând sarcinile cotidiene care revin unui întreprinzător, vom putea constata că elementul predominant, aflat în prim-planul atenţiei, îl constituie informaţia.

În domeniul tratării şi selecţionării informaţiilor, funcţiile unui întreprinzător pot fi redate conform schemei din fig.nr.2.1: