Comunicare internă

C1

1. Comunicarea interna reprezinta schimbul de informatii intre diferite niveluri ierarhice si in cadrul aceluiasi nivel care permite echipei sa performeze la cele mai inalte standarde.

2. A devenit insa evident ca succesul unei organizatii este legat de puterea angajatilor de a comunica obiectivele propuse

3. Pt a se comporta in raport cu obiectivele, echipa trebuie sa stie:

-de ce se duce intr-o directie sau alta

-sa asimileze spiritual organizatiei

-sa raspunda asteptarilor clientilor si partenerilor

-sa cunoasca intregul context organizational

-sa cunoasca mediul in care se dezvolta organizatia

4. Este important ca informatiile sa fie communicate corect, constant si in timp util.

5. Alegerea instrumentelor de comunciare se face in functie de:

-numarul de angajati

-resurse financiare existente

-specificul activitatii desfasurate

6. La ce serveste / care este rolul comunicarii interne?

Pastrand deschise liniile de comunicare intre conducere si salariati, comunicarea interna eficienta determina relatii mai puternice intre toate nivelele din organizatie si construieste un simt de comunitate.

7. Pt a-si putea realiza aceste functii, managerul isi asuma mai multe roluri. Mintzberg a identificat 10 roluri commune tuturor managerilor. Ele sunt impartite in 3 grupe:

1. interpersonale – asiguara furnizarea de informatii

2. decizionale – se ocupa de utilizarea acestor informatii

3. informationale – leaga intreaga munca manageriala din organizatie

8. Cele 10 roluri ale lui Mintzberg:

INTERPERSONALE

- rolul figurii centrale

- rolul persoanei de contact

- rolul de lider

INFORMATIONALE

- rolul de monitor

- rolul de diseminator

- rolul de purtator de cuvant

DECIZIONALE

- rolul de antreprenor

- rolul de mediator al conflictului

- rolul de distribuitor de resurse

- rolul de negociator

9. Abilitatile manageriale – Katz a identificat 3 abilitati manageriale:

-tehnice – implica procese sau tehnici, cunostinte specifice unui anumit domeniu

-umane – capacitate de relationare eficienta cu oamenii

-conceptuale – formularea de idei noi si rezolvarea creative a problemelor

10. La toate nivelele este nevoie de abilitati umane pt a interactiona si comunica eficient cu oamenii.

C2

11. Def. Comunicarea Startegica – com practicata in functie de relatia informala care exista intre activitatile de comunicare si realizarea obiectivelor organizzatiei. Desi un plan de com strategica ar trebui sa stabileasca niste linii directoare, sa fie un ghid, el nu este totdeauna usor de realizat datorita dinamicii dezvolatarii organizatiilor care se extind, fuzioneaza cu altele sau dau faliment. In timp ce se intampla toate astea, planul de comunicare ramane in urma, este depasit. Cand se elaboreaza palnul de com strategica, trebuie identificate problemele reale care exista in organizatie si rezolvate cu ajutorul comunicarii pt a ajuta intr-adevar organizatia sa-si indeplineasca misiunea.

12. Auditul reprezinta procesul prin care se analizeaza comunicarea unei organizatii cu scopul de a mari eficienta acesteia. El consta dintr-o analiza competa a comunicarii interne si externe si are ca scop evidentierea:

-politicilor de comunicare existente

-practicilor proprii organizatiei

-aptitudinilor existente comparativ cu cele necesare

-necesitatii de schimbare

13. auditul comunicarii se poate efectua in intreaga organizatie, intr-un department sau doar pt un grup restrans de salariati.

14. Rolul auditului poate fi dupa caz acela de a evalua procesul in desfasurare, confirmarea existentei unor dificultati si clarificarea problemelor.

15. Momentul potrivit este ales de fiecare organizatie conform necesitatilor sale dar el este indicat mai ales cand:

-se doreste imbunatatirea fluxului communicational

-se schimba conducerea organizatiei

-se angajeaza un nou specialist in comunicare

-se observa ca perceptia publicului privind organizatia este diferita de ceea ce este ea in realitate

-apar schimbari majore in organizatie sau situatii de criza

-se schimba conditiile de pe piata

-creste concurenta

-exista planuri majore de extindere

-organizatia are o slaba imagine publica

16. Cele mai frecvente nemultumiri ale salariatilor fata de manageri sunt:

-nu vorbesc cu ei managerii importanti, iar cei “invizibili” pe plan intern sunt nepasatori

-nu li se ofera suficiente explicatii cu privire la schimbare; sunt rareori implicati sau consultati

-“nu stiu cum este pt noi” spun omenii, adica managerii de varf/top managerii discuta doar la sedinte mari cand daca pui o intrebare dificila sau incomoda, acest luccru iti poate limita cariera. In consecinta oamenii renunta iar superiorii raman cu impresia ca au fost intelesi.

-Determinanta majora a culturii organizationale este exemplul managerilor superiori iar acestia nu traiesc valorile pe care le proclama adica ceea ce fac contrazice ceea ce spun

17. Ce ar putea face/cum pot comunicatorii pt a-i sustine pe manageri in sarcina lor dificila?

Un bun inceput ar fi stabilirea unei strategii de comunciare si elaborarea unui plan. Pt a face acest lucru, comunicatorul treuie sa inteleaga care este strategia afacerii, cum poate sa sustina comunicarea managerilor aceasta strategie, cu ce grupuri de anagajati trebuie sa discute managerii si despre ce si ce intrebari ar trebui sa puna pt a obtine feedback relevant.

C3

18. Tehnicile folosite pt auditarea comunicarii sunt:

- grupurile tinta transfera informatii calitative

- evaluarea climatului managerial care consta intr-o serie de interviuri cu manageri importanti pt a determina care sunt cultura si valorile organizatiei in raport cu comunicarea

- evaluarea continutului materialelor scrise care se face prin studierea subiectului si a formei documentelor interne si a modului de distributie a acestora pt a vedea cata importanta se acorda in organizatie comunicarii formale descendente

analiza retelelor de comunicare care permite observarea interactiunii dintre salariati, nodurile de comunicare si palierele

19. in auditul comunicarii, in functie de scop, se pot studia subiecte diferite cum ar fi:

- atitudinea fata e comunicare: comunicarea interna formala si informala, comunicarea externa, atitudini referitoare al un anumit subiect

- cerinte si asteptari: diferente educationale de varsta, de sex, de provenienta geografica, domenii de interes

- sedinte: frecventa, continut, forma, durata, eficienta, nivel

- comunicarea interpersonala: cantitatea, calitatea si credibilitatea informatiilor, eficienta, nivelul organizationa l> superior/subordonat sau extern, in relatia cu mass-media, cu analisti financiari, economici sau reprezentanti ai guvernului

- canale de comunicare si modul lor de utilizare: ghiduri, manuale, diverse publicatii, rapoarte, corespondenta, teleconferinta, telefon etc.

- obiectivele si scopul organizatiei: pe termen lung si scurt

- modul de comunicare a filosofiei organizationale: existenta/inexistenta unor politici formale scrise, locul comunicarii intre prioritatile conducerii, modul in care conducerea spijina practice procesul de comunicare (ex:financiar), comunicare centralizata/descentralizata

- programe de comunicare existente in organizatie: metode formale, medii folosite pt comunicare in piramida organizationala, tehnici de comunicare utilizate pt publicul extern cum ar fi materialele tiparite (rapoarte anuale, communicate de presa, brosuri si pliante cuprinzand cifre si fapte) si evenimentele speciale (intalniri anuale, ziua usilor deschise, targuri promotionale, expozitii etc)