Corespondența de Afaceri

Capitolul 1

INTRODUCERE ÎN CORESPONDENTA DE AFACERI

Este un lucru bine cunoscut ca orice scrisoare echivaleaza cu o carte de vizita a celui ce o expediaza.

Acest fapt este de o deosebita importanta în cazul corespondentei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societatii/ firmei care-l trimite, un mesager interesat în a crea climatul favorabil pentru buna desfasurare a unei tranzactii.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie asadar un element esential în cadrul unei tranzactii, iar modalitatile de realizare a acestora s-au îmbunatatit si amplificat de-a lungul deceniilor devenind - dupa unii autori - aproape o stiinta.

Totusi, nu trebuie pierdut din vedere faptul ca datorita dezvoltarii tehnicilor de comunicatie, pe de o parte, cât si amplificarii schimburilor la nivel mondial, pe de alta parte, au aparut si modalitati noi si rapide de transmitere a mesajelor; dar în ciuda existentei telegrafului si a telefonului, a telexului si telefaxului, scrisorile comerciale continua sa-si pastreze locul si functia lor.

În fapt, abstractie facând de costul ridicat al mijloacelor de comunicatie modeme, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon trebuie confirmate în scris; în plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului si a destinatarului cunostinte care sunt incluse în tehnicile de redactare a corespondentei de afaceri în forma sa clasica.

Pentru a considera o scrisoare de acest tip bine realizata din punct de vedere tehnic, aceasta trebuie sa corespunda regulilor de claritate, concizie si curtoazie, circumscrise modalitatii comune de gândire care se concretizeaza în ceea ce literatura de specialitate numeste stil comercial.

Pentru a capta atentia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel conceputa încât sa poata fi citita cu usurinta, frazele sa fie precise, clare, exprimate într-o succesiune logica, pentru a exclude posibilitatea unei întelegeri eronate a mesajului.

Ceea ce trebuie deci evitat sunt frazele lungi, exprimarile întortocheate sau ex¬agerate, repetarile ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac decât sa lungeasca si sa îngreuneze lectura si întelegerea mesajului pe care vrem sa-l transmitem.

Concizia se poate realiza prin fixarea ideilor în propozitii scurte, grupate logic în paragrafe. Totusi, desi concisa, o scrisoare trebuie sa includa formulele necesare de politete si respect fata de destinatar.

Un alt aspect ce trebuie retinut la redactarea unei scrisori este concordanta dintre tonul acesteia si continut; în functie de mesajul pe care dorim sa-l transmitem, acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.

Corectitudinea constituie de asemenea o cerinta importanta în redactarea corespon¬dentei de afaceri, deoarece scrisoarea poate fi folosita adesea ca document în relatiile dintre parteneri.

Când ne referim la corectitudine, avem în vedere atât aspectele legate de continutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotatii etc.), cât si de aspectele legate de corectitudinea gramaticala a exprimarii sau de lexicul selectat pentru transmiterea mesajului.

Astfel redactarea scrisorii se realizeaza prin folosirea unei terminologii specifice si printr-o larga selectie de fraze mai mult sau mai putin stereotipe. Este de asemenea necesara însusirea unei anumite modalitati de exprimare, influentata de obicei de o tendinta stilistica sau de alta, fiecare dintre ele subordonata scopului de abordare pozitiva a mesajului de catre destinatar.

1.1. Forma de prezentare a scrisorii (Lay-Out of the Letter)

Subordonata obiectivului avut in vedere la expedierea scrisorii - crearea unei impresii pozitive asupra partenerului - forma de prezentare a scrisorii contribuie la rândul sau la obtinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzactiei.

Astfel, pe lânga selectarea limbajului si a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesita si o forma de prezentare atragatoare, realizata prin folosirea unui material de scris corespunzator - hârtie de calitate superioara, o panglica buna - dar si o dactilografiere corecta si estetica.

Pentru corespondenta oficiala (de afaceri, tehnica etc.) se folosesc de obicei coli de hârtie cu dimensiuni standardizate; este posibila si folosirea unor alte dimensiuni justificate de necesitati tehnice sau de eficienta. în cazul operatiunilor repetabile care au în vedere obiecte de serie sau de mica valoare, se pot folosi - pentru anumite etape ale tranzactiei -si formulare tipizate. Acestea includ cererea de oferta, oferta, specificatiile tehnice, lista de colisaj, factura, instructiunile de transport etc.

Pentru a obtine un aspect estetic al scrisorii trebuie sa se respecte câteva cerinte:

- plasarea echilibrata a textului dactilografiat pe coala de hârtie, în functie de lungimea acestuia;

- lasarea unei margini de 2,5-3 cm. în partea stânga a colii de hârtie;

- alinierea capetelor de- rând în partea dreapta a colii de hârtie cât mai uniform posibil, lasând un spatiu de minimum 1 cm.;

- evitarea despartirii cuvintelor în silabe la capatul rândului;

- dispunerea textului în paragrafe, lasând între acestea un interval suplimentar fata de rândurile din text;

- continuarea textului pe o fila noua numai daca acesta contine minimum doua rânduri (la fila de continuare se fac în coltul din dreapta jos al primei file urmatoarele mentiuni: -/ 2; sau - over);

- mentionarea pe a doua fila a antetului de report (constând din denumirea ex¬peditorului si a destinatarului), a datei scrisorii si a numarului de pagini.

Exemplu: „ELECTRONUM S.A.": KINSLEY & KREE, LTD LONDON;... Febr. 2nd 199... -2-.

- eventuala atasare la scrisoare a diverselor documente denumite „anexe" (liste de

preturi, cataloage, brosuri, facturi, conosamente etc.) cu mentionarea lor în finalul

scrisorii, în partea din stânga la nivelul semnaturii sau mai jos (în limba engleza se folosesc pehtru „anexe" abrevierile End./ En./ Enc/ Enclos).

Exemplu: Enc. Invoice...

Yours faithfully,

John Smith.

- evitarea post-scriptumului (PS), care poate crea destinatarului impresia unei neglijente din partea expeditorului scrisorii.