Redactarea actelor de personal

6.1 Oferta de locuri de muncă, anunţurile

Căutarea unui post vacant presupune o activitate susţinută de informarea asupra unor posibilităţi diferite:

1. Oficiul forţei de muncă – dispune de evidenţă permanentă a cererilor şi locurilor de muncă disponibile;

2. Anunţurile;

3. Contactarea directă a întreprinderii – în cazul în care candidatul este informat şi convins de utilizarea pregătirii şi experienţei sale pentru o anumită întreprindere, încearcă adresîndu-se direct, chiar dacă nu s-a publicat un post vacant;

4. Ziarele - cînd este vorba despre calificări comune larg răspîndite, ziarul este un loc potrivit de publicitate dar cînd este vorba de calificări foarte rare şi de nivel înalt, este indicat ca anunţul să apară în reviste de specialitate. Acestea sînt destinate cadrelor de nivel superior.

Anunţurile – scopul principal este să provoace, să incite solicitări din partea candidaţilor. Anunţul trebuie să conţină destulă informaţie despre post, calificarea necesară şi nivelul salariatului.

Informaţia despre post să arate ce este, ce se face, ce stimulente se acordă şi ce şanse de promovare se acordă. Ele trebuie să atragă candidaţii calificaţi transmiţîndu-le o bună impresie despre întreprindere. Nu sunt indicate anunţurile descriminatorii care specifică o preferinţă de bază: vîrsta, sex, origine naţională.

Mai este cunoscut şi „anunţul orb”. În acest anunţ nu se indică denumirea întreprinderii. Candidaţilor li se cere să răspundă la o cutie poştală sau număr de telefon. Astfel de anunţ poate fi folosit cînd întreprinderea nu doreşte să afle concurenţii despre planificarea unei dezvoltări din anumite ramuri ale sale.

Anunţul este cea mai simplă formă de relaţie cu publicul şi care poate avea un impact eficient asupra publicului dacă este întocmit corespunzător. Dacă anunţul este exagerat publicul nu îi va acorda nici o atenţie.

Reguli pentru redactare:

1. Anunţul trebuie să fie atractiv, plăcut; pentru evidenţierea imediată trebuie să aibă o imagine originală dar nu exagerată;

2. Titlul trebuie să fie alcătuit dintr-un slogan sau o replică originală. Anunţurile cu un ton autocratic, sec sau uzat nu atrag atenţia publicului;

3. Textul trebuie să aibă un stil familial, pe înţelesul tuturor evitîndu-se cuvinte academice, tehnice şi termeni necunoscuţi;

4. Să se ofere dovezi, probe pentru că ele pot fi verificate;

5. Limbajul trebuie să fie lipsit de echivocuri şi calificative vagi;

6. Ironiile şi sarcasmele trebuie evitate

6.2 Redactarea CV-ului

Compartimentul de management al resurselor umane al întreprinderii cînd ia în discuţie candidatura unei persoane în vederea ocupării unui post de muncă are nevoie de un minim de informaţie. Candidatul are obligaţia să prezinte o scurtă „bibliografie” denumită „Curriculum Vitae”, din latină „Cursul Vieţii” în care se arată principalele date personale, adresă, studii, performanţe profesionale, locuri de muncă anterioare sau distincţii primite.

Acest minim de informaţii oferă posibilitatea conducerii firmei să-şi formeze o primă impresie despre solicitant şi să aprecieze dacă corespunde tipului de persoană pe care ar dori să o angajeze sau să o promoveze.

1. CV-ul trebuie să aibă o formă de prezentare impecabilă;

2. Trebuie să fie scris clar, concis, precis, hotărît şi clasic;

3. Un CV trebuie să fie optimist, convingător.

Un curriculum vitae nu are formate fixe, însă există cîteva reguli de bază ca să redactezi eficient informaţiile în CV. Scopul unui CV este să te reprezinte şi să comunice aptitudinile, experienţa şi studiile unui potenţial angajator, aşa că este în interesul tău să iţi creezi o imagine cît mai bună.

1. Fii specific. Acest lucru înseamnă să pui în CV informaţii măsurabile şi verificabile. Descrie acţiunile şi responsabilităţile de la diverse locuri de muncă şi rezultatele obţinute. Foloseşte numere şi procente ca să demonstrezi clar felul în care ai contribuit în organizaţie.

2. Fii concis. Deşi pentru unii această regulă pare a fi în contradicţie cu prima, nu este necesar să foloseşti foarte multe cuvinte atunci cînd incluzi informaţii specifice în CV. Chiar dacă prima variantă de curriculum vitae va fi una lungă, reciteşte-o de mai multe ori şi încearcă să fii cît mai concis în exprimare, fără a pierde din specificul datelor.

3. Fii onest. Chiar dacă încerci să iţi “cosmetizezi” CV-ul, acest lucru nu înseamnă să exagerezi şi să minţi, mai ales în cazul aspectelor care pot fi uşor verificate de angajator. Concesinţele pot fi descurajante.

4. Fii atent la scriere. O citire atentă şi eliminarea greşelilor de scriere sau a celor gramaticale sunt paşii necesari de fiecare dată cînd te gandeşti să trimiţi CV-ul pentru un anumit job. Este uşor să scapi din vedere anumite greşeli, mai ales dacă te concentrezi mai mult asupra informaţiilor şi mai puţin asupra formei în care le prezinţi.

5. Personalizează CV-ul. Deşi trecută ultima în listă, această este considerată una dintre cele mai importante reguli în redactarea unui CV. Fiecare serviciu la care aplici este diferit, de aceea este important să ai un CV pentru fiecare loc de muncă. Acest lucru înseamnă actualizarea şi personalizarea CV-ului înainte de fiecare aplicaţie. Este un exerciţiu ideal ca să iţi revizuieşti CV-ul şi să iţi creşti şansele la angajare.

Greşelile cel mai des întîlnite în CV sunt, adesea, făcute fie din neatenţie, fie din neştiinţă, fie din dezinteres. Există nişte reguli bine stabilite în ceea ce priveşte redactarea unui curriculum vitae, aşa cum sunt definite şi o serie de “păcate” care descalifică.

Cîteva indicaţii practice de întocmire a unui CV:

1. Date de identificare;

- numele, prenumele, adresa, numărul de telefon (la începutul primei pagini);

2. Obiectivul urmărit; reprezentanţii întreprinderii să înţeleagă clar postul pe care candidatul doreşte să-l ocupe şi pentru care se consideră calificat;

3. Cu privire la ţinuta etică; afirmaţiile să fie sincere, putînd fi confirmate prin verificarea referinţelor;

4. Candidaţii cu experienţă în muncă:

- să furnizeze informaţii care să demonstreze competenţa şi realizările, evoluţia în carieră, precum şi succesiunea logică a posturilor anterioare;

5. Continuitatea în muncă: să nu lase perioade de discontinuitate în biografie, să se explice diferitele întreruperi (ex. pentru studii, pentru îngrijirea copilului etc.);

6. Absolvenţii fără experienţă anterioară: să demonstreze potenţialul de care dispun exprimat prin notele medii obţinute la studii, participări la olimpiade, premii obţinute, cursuri importante urmate, aptitudini de lider, burse, asumarea de responsabilităţi, activităţi de vară în program parţial etc.;

7. Preocupări multilaterale: să se menţioneze pasiunile activităţile civice, activităţile în organizaţiile profesionale, eventualele poziţii de lider; nu se recomandă să se includă informaţii de natură religioasă, politică, sau de alta natură contraversată deoarece acestea ar putea deveni criterii de discriminare;

8. Trăsăturile personale: nu este suficient să se caracterizeze prin adjective pozitive (motivat, organizat, creativ, lucrează independent) – ci să se ilustreze cu fapte;