Contabilitate - curs 5 - balanțe de verificare

5.1. Notiunea si importanta balantelor de verificare

Balanta de verificare este un procedeu specific al metodei contabilitatii care asigura verificarea exactitatii operatiilor economice în conturi, legatura dintre conturile sintetice si bilant, legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice, precum si centralizarea datelor contabilitatii curente.

Potrivit normelor legale balanta de verificare se întocmeste lunar pentru verificarea înregistrarii corecte în contabilitate a operatiunilor patrimoniale.

Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii tabelare cu mai multe coloane, care cuprinde toate conturile utilizate în contabilitatea unitatii patrimoniale, fiecare cont fiind înscris cu simbolul si denumirea acestuia, în ordinea înscrisa în planul de conturi si datele valorice preluate balanta precedenta si din cartea mare.

Ea se sprijina pe cele doua principii fundamentale ale contabilitatii: principiul dublei reprezentari a patrimoniului si principiul dublei înregistrari a operatiilor economice în conturi. Ca urmare, în cadrul balantei de verificare, se obtin anumite egalitati valorice totale între datele transmise din conturi, care exprima un echilibru permanent între aceste date, de unde provine si denumirea de "balanta". În acest scop, în balanta de verificare se cuprind toate conturile folosite de o unitate patrimoniala, fiecare cont fiind înscris cu soldul initial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor si soldul final de la sfârsitul lunii pentru care se încheie balanta respectiva.

Atât sub aspect teoretic, cât si din punct de vedere practic, balanta de verificare îndeplineste mai multe functii.

- Una dintre cele mai importante functii, care reiese si din definitia balantei, este aceea de verificare a exactitatii înregistrarilor efectuate în conturi. Aceasta functie consta în identificarea erorilor de înregistrare în conturi, prin intermediul diferitelor egalitati valorice care trebuie sa existe în cadrul balantei de verificare, precum si prin intermediul unor corelatii valorice stabilite cu ajutorul ei, având la baza principiul potrivit caruia lipsa unor egalitati valorice constituie dovada existentei unor erori, care trebuie sa fie identificate si corectate. De asemenea, se poate verifica concordanta dintre totalul înregistrarilor efectuate în registrul jurnal (ce se deschide pentru evidenta cronologica a operatiilor) si totalul rulajelor lunare debitoare, respectiv creditoare, din balanta de verificare.

Desi în conditiile utilizarii echipamentelor tehnice de prelucrare a datelor creste exactitatea calculelor, functia de control a balantei de verificare se mentine, iar corelatiile pe care se bazeaza servesc la realizarea unor chei de control în programele de lucru ale calculatoarelor.

- O alta functie a balantei de verificare, este aceea de a realiza legatura dintre conturile sintetice si bilant. Aceasta se concretizeaza în faptul ca balanta de verificare concentreaza datele din toate conturile folosite în contabilitatea curenta (cu ajutorul carora se înregistreaza operatiile zi de zi) a unei unitati. Soldurile conturilor stabilite în cadrul balantei de verificare, se transcriu în bilantul final, dupa cerintele întocmirii acestuia.

Spre deosebire de bilant, balanta de verificare reflecta nu numai soldurile ci si rulajele conturilor. Ea este o lucrare obligatorie premergatoare, întocmirii bilantului contabil si sta la baza raportarilor periodice privind situatia patrimoniului, rezultatele finale si obligatiile fiscale.

- Pentru a servi necesitatilor de generalizare periodica prin bilant a datelor contabilitatii curente, balanta de verificare mai îndeplineste si functia de grupare si centralizare a datelor înregistrate în conturi. Este una dintre cele mai importante functii ale balantei de verificare, care ofera conducerii unitatilor posibilitatea de a cunoaste totalul modificarilor intervenite în volumul si structura elementelor patrimoniale atât pe perioada curenta de gestiune, cât si pe perioada precedenta.

Cuprinzând, centralizat, toate datele privitoare la existentele si miscarile elementelor înregistrate în conturile sintetice si analitice, pe o anumita perioada de timp, balanta de verificare asigura compararea datelor de la începutul unei perioade de gestiune cu cele de la sfârsitul ei si cu alte perioade de gestiune expirate în vederea stabilirii schimbarilor care s-au produs în structura si volumul elementelor patrimoniale de la o perioada de gestiune la alta.

- Ca urmare a gruparii datelor contabilitatii curente, balanta de verificare îndeplineste si functia de instrument de sinteza si analiza a activitatii economice. Aceasta functie se realizeaza prin confruntarea pe fiecare cont în parte, pe grupe de conturi si pe total, a datelor de la începutul perioadei de gestiune cu cele de la sfârsitul ei.

- Cu ajutorul balantei de verificare se efectueaza legatura si concordanta între conturile sintetice si cele analitice. Realizarea acestei functii devine posibila prin aceea ca pentru fiecare cont sintetic, care se desfasoara pe conturi analitice, se întocmeste câte o balanta de verificare a conturilor analitice, cu ajutorul careia se controleaza exactitatea înregistrarilor efectuate în conturile sintetice si în conturile analitice, prin corelatiile valorice care trebuie sa existe între conturile analitice si contul sintetic la care se refera, cu privire la soldurile initiale, rulaje si soldurile finale.