Documentația ca element a al metodei contabilitatii

6.1. Noţiunea de documentaţie şi clasificarea documentelor

Contabilitatea are sarcina de a urmări, controla şi înregistra situaţia economico-financiară şi activitatea întreprinderilor.

Pentru realizarea acestor obiective, contabilitatea a elaborat un procedeu corespunzătorcare săpermităcunoaşterea fenomenelor şi proceselor economice în dimensiunile în care ele au loc, cu toate caracterisiticile pe care le comport şi implicaţiile pe care le produc.

Documentaţia, ca procedeu al metodei contabilităţii, este acţiunea de culegere şi consemnare a datelor privitoare la operaţiile economice dintr-o întreprindere, în momentul şi la locul efectuării lor.

Documentele sunt acte înscrise în care se consemnează cifric si letric, în etalon natural, bănesc sau de muncă, de regulă, în momentul şi la locul înfăptuirii lor, operaţiile economic-financiare, precum şi evenimentele determinate de necesităţi organizatorice şi administrative, cu scopul de a servi ca dovadă a înfăptuirii acestor operaţii şi ca bază a înregistrării lor în contabilitate. Nici o operaţie economică nu se poate înregistra în contabilitate fără un act scris în care să fie consemnată operaţia respectivă. Documentul serveşte la formalizarea în scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic, care produc modificări ale patrimoniului.

Documentele îndeplinesc următoarele funcţii:

a) funcţia de consemnare, letrică şi cifrică, cantitativă şi valorică a operaţiilor economice efectuate în cadrul întreprinderii;

b) funcţia de acte justificative care stau la baza înregistrării în contabilitatea curentă a operaţiilor economice consemnate în ele;

c) funcţia informativă, deoarece datele conţinute de documente constituie izvorul informaţiilor operative, contabile şi statistice;

d) funcţia de exercitare a controlului economic şi financiar pentru apărarea integrităţii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmări activitatea economică şi financiară a întreprinderii în cele mai mici detalii;

e) funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniale, atît din punct de vedere al existenţei bunurilor economice, cît şi din punct de vedere al responsabilităţii administrării patrimoniului;

f) funcţia de calculaţie, ce permite calculul consumurilor de producţie, costurilor, cheltuielilor şi veniturilor şi al rezultatelor financiare;

Documentele stau la baza organizării celor trei forme ale evidenţei economice: evidenţei operative, statistice şi contabilă. Pentru înregistrarea unor operaţii, cele trei forme ale evidenţei economice folosesc, în unele cazuri, aceleaşi documente.

Ca o consecinţă a varietăţii documentelor şi diversităţii operaţiilor economice, consemnate în ele, apare necesitatea clasificării lor. Cunoaşterea acestei clasificări ne permite folosirea documentului adecvat fiecărei operaţii economice. Clasificarea documentelor se face dupa mai multe criterii, şi anume:

1. După natura operaţiilor economice la care se referă, documentele se împart în:

a) documente privind activitatea financiar-contabilă. În această grupă se cuprind documentele referitoare la activele pe termen lung, activele curente, salariile, pasivele, rezultatele financiare;

b) documente privind alte activităţi, care nu constituie acte justificative pentru înregistrările contabile: documente privind activitatea de cercetare, proiectare, investiţii, documente privind activitatea de control tehnic, calitatea şi metrologie;

2. După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc, documentele se împart în:

a) documente de dispoziţie, prin care se transmite ordinul de a executa o operaţie economică, precum şi indicaţiile necesare pentru efectuarea ei, de exemplu: ordinul de plată, ordin de livrare;

b) documente justificative, care cuprind date cu privire la executarea operaţiilor economice. De aceea, pot fi denumite şi documente de execuţie. Ele servesc ca bază pentru înregistrarea operaţiilor economico-financiare respective în contabilitate, ca de exemplu: facturi, chitanţa, bonul de consum, etc.;

c) documente mixte sau combinate, care reunesc trăsăturile documentelor de dispoziţie şi ale celor justificative. Ele cuprind date privind dispoziţia de executare a operaţiei, dar şi dovada înfăptuirii ei, ca de exemplu: cererea-ordinul de plată, statul de calcul-plată al salariului;