Evidența operativă

SISTEMUL INFORMATIONAL ECONOMIC

Satisfacerea nevoilor zilnice ale omului se realizeaza prin intermediul factorilor materiali (alimente, îmbracaminte, locuinte etc.) si spirituali. Factorii materiali cuprind bunurile (alimente, îmbracaminte, locuinte etc.) si serviciile (transportul calatorilor, repararea bunurilor, instruirea populatiei etc.). Totalitatea actiunilor prin care bunurile si serviciile sunt distribuite oamenilor, pentru satisfacerea nevoilor acestora si pentru obtinerea unui câstig, poarta denumirea de activitate economica.

În contextul acestei activitati, agentii economici trebuie sa stie care sunt bunurile de care dispun la un moment dat, ce au de dat sau de primit, care este volumul cheltuielilor, veniturilor, profitului. Din aceasta nevoie fireasca de cunoastere a aparut evidenta, care este reprezentarea în scris a fenomenelor sociale pe baza unor principii si procedee determinate, în scopul obtinerii de informatii privind desfasurarea unei anumite activitati.

Informatiile privind fenomenele si procesele economice sunt consemnate în acte scrise numite documente, care sunt supuse apoi operatiilor de prelucrare manuala, mecanizata sau automatizata în scopul luarii unor decizii optime de catre conducerile unitatilor economice. Valorificarea deplina a informatiei economice se poate realiza numai în cadrul unui sistem informational economic, conceput ca un ansamblu de principii, mijloace si metode utilizate de un agent economic pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea, prelucrarea, stocarea, analiza si valorificarea informatiilor economice. Functia de baza a sistemului informational economic este aceea de a vehicula un anumit volum de informatii, pe baza caruia sa se ia decizii economice rationale pe toate treptele organizatorice (unitate economica, ramura economica, economie nationala).

Din punct de vedere functional, sistemul informational economic este structurat în 3 componente:

- Planificarea (programarea sau bugetarea) economico-financiara, prin care se fixeaza anumite obiective care trebuie îndeplinite în perioada urmatoare;

- Evidenta economica – constituie un sistem unitar de înregistrare, urmarire si control a informatiilor privind activitatea economico-financiara;

- Legislatia economico-financiara – reprezinta ansamblul legilor din domeniul economic si financiar;

EVIDENTA ECONOMICA – COMPONENTA A SISTEMULUI INFORMATIONAL ECONOMIC

În functie de obiectul supus înregistrarii si de metodele utilizate obtinerea si prelucrarea informatiilor, evidenta economica se prezinta sub 3 forme:

- Evidenta operativa

- Statistica

- Contabilitatea

Evidenta operativa

Evidenta operativa este o forma a evidentei economice prin care se înregistreaza, se urmaresc si se controleaza procesele economice în momentul si la locul producerii lor. Astfel, în aria de competenta a evidentei operative intra consemnarea unor activitati, precum: aprovizionarea si consumul de materiale, desfacerea produselor, prezenta la lucru a salariatilor, plata si încasarea unor sume de bani etc. Pentru a reflecta procesele economice, evidenta operativa utilizeaza atât documente ( facturi, bonuri de consum, condica de prezenta, ordine de plata, etc.), cât si diferite aparate tehnice (contoare, apometre, ampermetre, ceasuri de control, calculatoare etc.). Evidenta operativa este utilizata pentru necesitatile curente ale conducerii agentilor economici deoarece ea poate sa semnalizeze, sa identifice si sa previna operativ diferite fenomene economice care apar la nivelul atelierelor, sectiilor si compartimentelor functionale (birouri, servicii). Datele obtinute de evidenta operativa sunt utilizate ca surse de informatii de catre statistica si contabilitate.

Statistica

Statistica are ca obiect înregistrarea si prelucrarea fenomenelor social-economice de masa, cum ar fi: numarul populatiei, volumul exportului într-o anumita perioada, consumul de lapte pe cap de locuitor etc. Informatiile vehiculate de catre statistica sunt obtinute atât prin metode proprii (recensamânt, observare, ancheta, monografie etc.), fie sunt preluate din evidenta operativa sau contabila.

Contabilitatea

Contabilitatea înregistreaza cu ajutorul unor metode si procedee specifice atât patrimoniul (averea) unitatii la un moment dat (materii prime, materiale, mijloace banesti, actiuni etc.), cât si operatiunile economico-financiare care se desfasoara în cadrul unitatii patrimoniale (aprovizionare, consum, plati, încasari, vânzari etc.). Principala sursa de informatii utilizata de catre contabilitate o reprezinta datele consemnate în documente de catre evidenta operativa.

ETALOANELE DE EVIDENTA

Pentru exprimarea cantitativa si valorica a mijloacelor si proceselor economice, evidenta economica foloseste unitati de masura cunoscute sub denumirea de etaloane de evidenta, care sunt de 3 feluri:

- Etalonul natural sau cantitativ reprezinta unitatea de masura care exprima latura cantitativa a mijloacelor si proceselor economice. Exemple: metru pentru lungimi, litru pentru volum, kilogram pentru masa etc.

- Etalonul banesc (monetar sau valoric) este unitatea de masura folosita pentru exprimarea în bani a mijloacelor si proceselor economice. Exemple: leul, dolarul, marca, lira etc.

- Etalonul munca este unitatea de masura utilizata pentru exprimarea volumului de munca consumat în procesul de productie. Exemple: ora-munca, ziua-munca etc.

GESTIUNEA ECONOMICA

Notiuni generale

Pentru a-si realiza obiectul de activitate, unitatile patrimoniale dispun de un anumit patrimoniu concretizat în valori materiale si banesti, cum ar fi: cladiri, utilaje, materii prime si materiale, marfuri, ambalaje, sume de bani aflate la casierie sau în conturi bancare, actiuni etc. Primirea, pastrarea si eliberarea acestor valori se realizeaza în cadrul unor subdiviziuni organizatorice numite gestiuni. Gestiunea asigura gospodarirea, administrarea, valorificarea elementelor de patrimoniu care sunt încredintate unor persoane numite gestionari. Încredintarea gestiunii unei persoane se face printr-un contract în care se stipuleaza obligatiile, atributiile si garantiile necesare, conform legii. Gestionarul raspunde material, disciplinar, sau chiar penal pentru modul cum îsi desfasoara activitatea de gestiune. Legea sanctioneaza gestiunea frauduloasa, care consta în cauzarea cu rea credinta a unei pagube cu ocazia administrarii bunurilor primite în gestiune.