Informatică de Gestiune

INTRODUCERE

Datele, în forma lor elementară, le regăsim în diferitele evidenţe, înregistrări, liste din activitatea unei firme (de exemplu, listele de cheltuieli). Pentru ca ele să poată fi utilizate în mod eficient în activitatea economică trebuie organizate şi prelucrate.

Programul Microsoft Excel oferă mai multe tehnici şi instrumente de organizare, prelucrare şi prezentare a datelor elementare, cum ar fi: consolidarea listelor multiple, filtrarea, subtotalizarea, tabelele pivot.

Cap I

ORGANIZAREA ŞI PRELUCRAREA DATELOR. CONSOLIDAREA LISTELOR MULTIPLE

Presupunem că, în cazul firmei IMPERIAL S.A. cheltuielile sunt înregistrate, pe măsura efectuării lor într-un fişier - registru de calcul. Astfel, pentru primele trei luni ale anului au fost constituite trei registre de calcul:

CHELTUIELI – ian

CHELTUIELI – feb

CHELTUIELI – mar

Fiecare registru de calcul conţine două coloane, una cu cheltuiala efectuată, cealaltă cu suma aferentă.

Cele trei registre de calcul au fost salvate în folderul CHELTUIELI.

Se va realiza o consolidare a cheltuielilor din cele trei luni, într-un sumar trimestrial, folosindu-se comanda CONSOLIDATE. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi:

1. Se deschid cele trei registre de calcul, aferente lunilor ianuarie, februarie şi martie, în felul următor:

a. Se selectează comanda Open din meniul File sau butonul Open de pe bara cu instrumente.

b. În fereastra de dialog Open, care apare pe ecran, se selectează lista derulantă Look in.

c. În lista de foldere şi fişiere care apare pe ecran se selectează folderul CHELTUIELI.

d. Se selectează registrul de calcul CHELTUIELI–feb şi cu tasta Ctrl apăsată se selectează registrele de calcul CHELTUIELI–ian şi CHELTUIELI–mar.

e. Se selectează butonul Open din fereastra de dialog Open. Numele celor trei registre de calcul se regasesc la baza meniului Window.

f. Se selectează meniul Window.

g. În meniul Window se selectează opţiunea Arrange.

h. În fereastra de dialog Arrange Windows, care apare pe ecran, se selectează opţiunea Horizontal şi apoi butonul OK. Cele trei registre de calcul sunt aranjate în ferestre dispuse orizontal, având vizibile etichetele foilor de calcul.

Obs. Poate fi folosită oricare dintre opţiunile ferestrei de dialog Arrange Windows (nu neaparat Horizontal), cu condiţia ca etichetele foilor de calcul să rămână vizibile.

2. Se crează un nou registru de calcul, care va conţine, după consolidare, cheltuielile aferente trimestrului I (lunile ianuarie, februarie şi martie).

a. Se selectează opţiunea New din meniul File sau butonul New de pe bara cu instrumente. Registrul de calcul nou creat îl vom salva sub numele de CHELTUIELI–TRIM-1.

b. În meniul Window se selectează opţiunea Arrange.

c. În fereastra de dialog Arrange Windows, care apare pe ecran, se selectează opţiunea Tiled şi apoi butonul OK. Toate cele patru registre de calcul sunt vizibile şi sunt aranjate în ferestre alăturate.

Obs. Poate fi folosită oricare dintre opţiunile ferestrei de dialog Arrange Windows (nu neaparat Tiled), cu condiţia ca etichetele foilor de calcul să rămână vizibile.