Modelul CoCo

Modelul CoCo

Consideraţii generale

În noiembrie 1995 o organizaţie canadiană propune un nou model, bazat pe Criterii privind Comitetul de Control - CoCo , care defineşte controlul intern ca fiind reprezentat de structura organizaţiei care include resurse, sisteme, procedee, structuri, cultura organizaţiei şi alte elemente care puse împreună contribuie la atingerea obiectivelor.

Definiţia CoCo, este interesantă deoarece defineşte controlul intern ca fiind un proces care se realizează la toate nivelele şi cuprinde toate activităţile, destinat să furnizeze o asigurare rezonabilă. Un controlul intern bine organizat stăpâneşte mai bine activităţile, dar nu vom ajunge niciodată la perfecţiune.

Definiţia CoCo, dată de canadieni, completează definiţia americanilor.

În concepţia Modelului CoCo controlul intern este reprezentat de resursele organizaţiei, procedee, instrumente, sarcinile, cultura şi tot ceea ce ne putem imagina, adică tot ceea ce putem întreprinde pentru a atinge obiectivele, dar acestea nu vor fi atinse niciodată, datorită relativităţii. Ei prezintă grafic aceste lucruri sub forma unui pentagon în care menţionează calităţile pe care trebuie să le avem pentru ca fiecare de la nivelul său să stăpânească bine activităţile, aşa cum rezultă din Figura nr. 5 – Modelul CoCo.

Una dintre prerogativele importante ale controlului este aceea de a asigura fiabilitatea şi într-o anumită măsură garanţia organizaţiei în atingerea obiectivelor sale.

Recomandările modelului canadian doresc să favorizeze perfecţionarea controlului şi depăşesc cu mult cadrul unei analize a controalelor contabile interne tradiţionale şi stabilesc criterii privind eficienţa controlului într-o organizaţie. Recomandările favorizează un model pe care toate persoanele din organizaţie îl pot utiliza pentru a-şi implementa, evalua şi modifica propriul control intern. Cu toate acestea, recomandările nu favorizează directive detaliate cu privire la modul de concepere şi funcţionare al unei organizaţii.

Un control eficace contribuie la succesul unei organizaţii în diverse modalităţi:

- persoanele îşi pot exprima opiniile şi utiliza propria lor creativitate, gestionând riscul unor acţiuni inadecvate;

- persoanele dispun de supleţea necesară pentru a se adapta schimbărilor, ţinând cont în acelaşi timp de riscurile cunoscute;

- persoanele dispun de informaţii fiabile pe care sunt în măsură să le utilizeze la momentul oportun, atunci când este cel mai potrivit pentru organizaţie;

- organizaţia îşi poate îmbunătăţii eficacitatea şi eficienţa şi poate creşte încrederea terţilor.

Organizaţia cuprinde persoanele/salariaţii care lucrează pentru atingerea obiectivelor acesteia şi norme, regulamente sau decizii ale conducerii care stabilesc atribuţiile întregului personal şi ceea ce face parte din organizaţie sau ce este exclus din aceasta.

Organizaţia poate fi o entitate juridică, un organism public ori o subdiviziune a unei organizaţii care produce elementele necesare realizării obiectivelor propuse.

Conform principiilor Modelului CoCo, cea mai mică unitate a unei organizaţii este persoana, care îndeplineşte sarcini bazându-se pe înţelegerea scopului acestora şi anume, obiectivul care trebuie atins, sprijinindu-se pe capacitatea sa, competenţele ce-i revin, informaţii, resurse ş.a. Pentru executarea corectă a sarcinilor ce le revin, persoanele trebuie:

- să se angajeze;

- să-şi monitorizeze performanţele;

- să supravegheze mediul extern pentru a învăţa sa-şi realizeze sarcinile cât mai bine şi pentru a identifica schimbările ce se impun.

Modelul de control CoCo se aplică în egală măsură atât unei echipe cât şi unui grup de lucru. Elemente esenţiale ale controlului în orice organizaţie sunt:

- scopul,

- angajamentul,

- capacitatea,

- monitorizarea,

- învăţarea.

Controlul este constituit din elementele unei organizaţii, respectiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura şi sarcinile care, în mod colectiv, sprijină persoanele să realizeze obiectivele acesteia.

Pentru a înţelege natura controlului sunt importante următoarele concepte :

a) controlul este realizat de persoane din toată organizaţia, inclusiv Consiliul de administraţie, conducerea şi ceilalţi membrii ai personalului.

Persoanele sunt responsabile cu conceperea, implementarea, monitorizarea şi păstrarea controlului, afectat de numeroşi factori organizaţionali care influenţează motivaţia şi comportamentul persoanelor;

b) persoanele care sunt responsabile, individual sau în echipă, de realizarea obiectivelor, trebuie sa fie responsabile şi de eficacitatea controlului care contribuie la realizarea acestor obiective.

Aceste persoane, fie că sunt sau nu manageri, au datoria de a evalua eficacitatea controlului în ceea ce priveşte sarcinile, echipa sau unitatea de lucru de care sunt responsabile şi de a comunica rezultatele acestor evaluări persoanelor cărora trebuie să le raporteze;

c) organizaţiile se află într-un proces constant de interacţiune şi de adaptare.

Organizaţiile se adaptează în mod constant în funcţie de schimbările care se produc în mediul extern (sistemul bancar, sistemul legislativ, clienţi, furnizori, alţi terţi etc.) şi în mediul intern (persoane, priorităţi, norme şi regulamente interne etc.). Pentru eficacitatea controlului, elementele acestuia dintr-o organizaţie trebuie să corespundă obiectivului vizat, să fie coerente şi actualizate sistematic. Aceasta înseamnă că dacă dorim modificarea unui aspect oarecare din cadrul organizaţiei trebuie să ţinem cont şi de consecinţele pe care le pot avea acestea asupra controlului;

d) putem aştepta de la control să furnizeze o asigurare rezonabilă, dar nu o asigurare absolută.

Chiar atunci când am dat dovadă de prudenţă şi de înţelegere o asigurare absolută nu este posibilă din două motive fundamentale, şi anume:

- În primul rând, există limite inerente controlului, legate de posibilitatea apariţiei unor erori de judecată în luarea deciziilor, a producerii unor disfuncţii atribuite erorilor umane, înţelegerilor secrete ale personalului care pot conduce la eşecul activităţilor de control sau conducerea să treacă peste control. Controlul poate permite reducerea numărului de erori şi de disfuncţionalităţi, dar nu poate furniza asigurarea absolută că nu se va produce nici una dintre acestea.

- În al doilea rând, putem şi trebuie să ţinem cont de echilibrul cost-beneficii la crearea controlului în cadrul organizaţiilor. Costul controlului trebuie să fie pus în relaţie cu beneficiile oferite, inclusiv cu reducerea riscurilor vizate. Deciziile luate la crearea controlului necesită acceptarea anumitor niveluri de riscuri, rezultatele sau acţiunile nu pot fi prevăzute cu certitudine;