Noțiuni privind Documentele Contabile și Clasificarea Acestora

1.Definire documentului concept, clasificare

Contabilitatea are sarcina de a urmari, controla si înregistra situatia economica-financiara si activitatea enditate . Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunzator care sa permita cunoasterea fenomenelor si proceselor economice în dimensiunile în care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comporta si implicatiile pe care le produc. Procesul cunoasterii contabile începe în mod obligatoriu cu actiunea de conservare si de culegere a informatiilor, a datelor despre patrimoniul institutiei publice.

Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor ei pe baza de acte scrise. Nici o operatie economica nu se poate înregistra în contabilitate fara un act scris în care sa fie consemnata operatia respectiva.

Documentul serveste la formularea în scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificari ale patrimoniului.

Documentul care consemneaza producerea unor fapte se naste în afara contabilitatii; contabilitatea se serveste de acest procedeu pentru a realiza obiectul sau de activitate .

Documentatia, ca procedeu al metodei contabile este actiunea de culegere si consemnare în documente a datelor privitoare la operatiile ecnomice dintr-o întreprindere.

Documentele sunt acte scrise în care se consemneaza cifric si letric, în etalon natural, banesc sau de munca, de regula în momentul si la locul înfaptuirii lor, operatiile economice-financiare precum si evenimentele determinate de necesitati organizatorice si administrative, cu scopul de a servi ca dovada a înfaptuirii acestor operatii si ca baza a înregistrarii lor în contabilitate. În functie de continutul si destinatia lor rolul documentelor se manifesta pe multiple planuri.

Astfel documentele îndeplinesc urmatarile functii:

a)Functia de consemnare letrica si cifrica, cantitativa si valorica a operatiilor economice efectuate în cadrul institutiei publice;

b)Functia de acte justificative care stau la baza înregisrarii în contabilitate curenta a operatiilor economice consemnate în ele;

c)Exercitarea controlului economic si financiar pentru apararea integritatii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmari activitatea economica si financiara a institutiei publice în cele mai mici detali. Ele servesc la verificarea activitatilor desfasurate, prin aceasta contribuie la întprirea autonomiei economico-financiare a institutiei publice

Caracterul lor de acte justificative confera documentelor o functie juridica, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile si obligatiile banesti ale întreprinderilor în cazul unor litigii, expertize, lipsuri, fraude. Sunt folosite ca mijloace de proba în justitie, pentru stabilirea adevarului si servesc ca baza în cercetarea organelor judiciare.

Documentele stau la baza organizarii celor trei forme ale evidentei economice: evidenta operativa, statistica si contabila. Pentru înregistrarea unor operatii, cele trei forme ale evidentei economice folosesc, în unele cazuri aceleasi documente. Îndeplinirea acestor functii este conditionata de calitatea documentelor, de operativitatea întocmirii lor si circulatiei pâna la locul înregistrarii si valorificarii lor.

Ca o consecinta a varietatii documentelor si diversitatii operatiilor economice, consemnate în ele, apare necesitatea clasificarii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie sa se tina reama în mod obiectiv. Cunoasterea acestei clasificari ne permite sa folosim documentul adecvat fiecarei operatiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dupa mai multe criterii:

Dupa natura operatiilor la care se refera, documentele se împart în:

Documente privind activitatea financiara-contabila. În aceasta grupa se cuprind documentele asimilate operatiilor evidentei patrimoniale, salariile,consumuri materiale etc.

Documente privind alte activitati, care un constitueie acte justificative pentru înregistrarile contabile: documente de personal ,medicale etc.

2. Dupa caracterul si functie . Pe care o îndeplinesc documentele se împart în:

Documente de dispozitie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o operatie , precum si indicatiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispozitia de plata, dispozitia de livrare, ordinul de plata, comanda. Aceste documente un fac dovada executarii efective a operatiei respective, si de aceea, nu pot servi ca baza pentru înregistrarea lor în contabilitate.

Documente justificative cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice. De aceea pot fi denumite si documente de executie. Ele servesc ca baza pentru înregistrarea operatiilor economico-financiare respective în contabilitate, spre exemplu: factura, chitanta, bonul de consum, etc.

Documente mixte sau combinate reunesc tasaturile documentelor de dispozitie si celor justificative. Ele cuprind date privind dispozitia de executare a operatiei; dar si dovada infaptuirii ei. Aceste documente sunt initial documente de dispozitie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operatiilor respective, ele devin documente justificative, spre exemplu: cererea dispozitie de plata, statul de plata al salariatilor.

3. Dupa locul întocmirii si circulatiei, documentele pot fi:

a) Documente interne, se întocmesc în cadrul întreprinderii si consemneaza operatii economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circula, fie numai în interiorul acesteia ( bonul de consum, statele de salarii ), fie catre exterior ( facturile, dispozitiile de plata ).

b) Documente externe, se întocmesc de alte persoane fizice si juridice cu care se afla în raporturi contractuale, dar circula în cadrul întreprinderii primitoare, spre exemplu: factura furnizorului, extrasul de cont.

În raport de modul de întocmire, continut si rolul lor în cadrul procesului informational economic, distingem:

a) Documente primare, ce consemneaza operatiile economico financiare în momentul si la locul producerii lor. Ele fac dovada executarii acestor operatii, îndeplinind rolul de documente justificative, spre exemplu: factura, chitanta, bonul de consum.

b) Documente centralizatoare, se întocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea în scopul gruparii si acumularii operatiilor de acelasi fel, dintr-o anumita perioada.

5. Dupa forma de prezentare, se deosebesc:

a) Documente tipizate, se întocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au un text si o forma prestabilita, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia nationala.