Diagnosticul Organizării și Managementului Întreprinderii

Ca urmare a tendinţei întreprinderilor moderne de integrare, concentrare şi diversificare a producţiei importanţa unor structuri organizatorice bine proiectate, manageriate şi informatizate, creşte valoarea prestaţiilor economice ale întreprinderilor degrevate de consumuri inutile de resurse. Prin eficientizarea organizării întreprinderilor se poate genera astfel un avantaj concurenţial important materializat prin creşterea gradului de satisfacţie al tuturor entităţilor implicate (clienţi, furnizori, salariaţi, manageri, proprietari etc.).

Pentru ca organizarea să funcţioneze în interesul întreprinderii şi nu în defavoarea ei, analiza diagnostic are ca obiectiv principal determinarea modalităţilor de structurare pe componente, a managementului şi fluxului informaţional permiţând evidenţierea acelor elemente care nu corespund orientării strategice a întreprinderii.

Metodele de analiză diagnostic a organizării şi managementului vizează următoarele aspecte:

- Analiza structurii organizatorice;

- Analiza sistemului decizional;

- Analiza sistemului informaţional.

Metodă de evaluare a structurii organizatorice

In opinia specialiştilor [BUR 03], principalele obiective ale evaluării structurii organizatorice sunt:

- optimizarea utilizării resurselor şi maximizarea performanţelor;

- monitorizarea activităţilor în cadrul organizaţiei;

- coordonarea activităţii componentelor administrative;

- flexibilizarea pe componente şi pe ansamblu a organizaţiei.

Analistul, în demersul său, trebuie să găsească cele mai potrivite răspunsuri la principalele necunoscute ale structurii organizatorice precum: specializarea sau diversificarea posturilor, delimitarea strictă sau doar formală a lor, omogenitatea sau diversitatea elementelor structurale, centralizarea sau descentralizarea fluxului decizional, tipul de subordonare: simplă sau multiplă, nivelul de complexitate şi rigurozitate al procedurilor, standardelor, sau normelor de comunicare.

Pentru întreprinderile mici şi mijlocii analiza diagnostic trebuie să ţină cont de principalele particularităţi organizatorice precum: simplitatea organizatorică, dependenţa de persoana întreprinzătorului, caracterul informal, preponderenţa structurilor ierarhice sau flexibilitatea lor ridicată care permite schimbări rapide în funcţie de necesităţile ivite.

Metoda de evaluare a structurii organizatorice a I.M.M. cuprinde două etape:

1. Etapa preliminară în care se realizează:

- identificarea problemelor, abaterilor, care au determinat dereglări în funcţionare;

- delimitarea ariei de studiu prin stabilirea elementelor structurale implicate şi care urmează a fi investigate;

- stabilirea obiectivelor analizei funcţie de amploarea problemelor identificate: reproiectare, redimensionare, redresare etc.

2. Etapa de investigaţie şi analiză a elementelor structurale cu probleme, care cuprinde:

- colectarea şi sistematizarea datelor despre structura existentă;

- analiza critică a funcţionării structurii existente;

- stabilirea concluziilor şi propunerilor de îmbunătăţire.

În etapa preliminară, metoda de culegere a informaţiilor utilizată este cea directă (interviul, chestionarul, observaţia etc.) iar metoda de analiză este de tipul cauză-efect, sistematizarea informaţiilor fiind făcută tabelar:

Model de analiză a structurii organizatorice în etapa preliminară

Nr Probleme semnalate Cauza probabilă Efecte

economice Efecte

sociale Structuri

implicate

În funcţie de informaţiile acumulate se stabilesc obiectivele evaluării:

Model de stabilire a obiectivelor evaluării structurii organizatorice

Structură analizată Obiectiv Problemă vizată Efect scontat

Faza de investigaţie se bazează în mare parte pe datele furnizate de compartimentul de resurse umane şi cele care provin de la conducerea executivă a întreprinderii analizate. Se evaluează structura existentă din punct de vedere cantitativ (număr de compartimente, posturi, personal) şi calitativ, al eficienţei activităţii desfăşurate.

Concluziile se trag după confruntarea organigramei cu regulamentul de funcţionare şi fişele de atribuţiuni, după observaţiile din teren ale activităţilor desfăşurate efectiv, cuprinse în formularele de analiză a structurii şi se referă în special la:

- activităţi existente dar insuficient finanţate care determină nerealizarea unor obiective;

- activităţi existente dar finanţate şi dimensionate exagerat faţă de obiectivele asumate;

- obiective asumate dar neacoperite cu activităţi;

- activităţi inutile în raport cu obiectivele.

Un model de sistematizare a datelor este prezentat în tabelul următor:

Model de sistematizare a datelor din investigarea structurii organizatorice

Element de structură Obiective generale asumate Obiective derivate Activităţi realizate Finanţarea activităţilor

Din analiza datelor se trag concluzii referitoare la tipul de structură utilizat şi se identifică aspectele pozitive şi negative ale funcţionării ei. Se sistematizează concluziile prin intermediul evaluărilor de tip cauză-efect şi se anticipează beneficiile şi pericolele măsurilor preconizate de schimbare:

Model de evaluare a consecinţelor schimbării structurii organizatorice

Nr. Crt. Aspecte pozitive/negative Cauza Efectul

Metodă de evaluare a sistemului decizional

Din punct de vedere al analizei diagnostic decizia care produce cele mai importante efecte asupra organizaţiei este cea strategică şi asupra ei se concentrează procesul de evaluare. Astfel, analistul va delimita decizile strategice de celelalte tipuri de decizie: operativă, socio-administrativă, de gestiune etc. prin evaluarea impactului asupra structurii sale organizatorice, performanţelor şi rezultatelor acesteia.

Obiectivele evaluării sistemului decizional sunt:

- înţelegerea motivelor unei situaţii decizionale;

- elaborarea modelelor de perfecţionare ale sistemului decizional;

- crearea cadrului de aplicare a modelelor decizionale;

- evaluarea gradului de risc al deciziilor.