Management Informațional

CAPITOLUL I

1.1. Unitatea economică - ansamblu de sisteme şi procese

O privire sistemică a unităţii economice conduce la delimitarea a trei sisteme constitutive principale: sistemul de conducere, sistemul operativ şi sistemul informaţional.

Sistemul de conducere cuprinde ansamblul activităţilor de conducere, coordonare, comandă, reglare şi control în vederea asigurării funcţionării optime a întregii unităţi; el primeşte informaţii de la sistemul informaţional şi transmite decizii către acesta.

Sistemul operativ sau executiv cuprinde ansamblul activităţilor specifice unităţii: producţia, aprovizionarea, desfacerea, transportul, exportul, etc. Volumul şi calitatea acestor activităţi sunt consemnate în documentele justificative care redau starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor conduse. Sistemul operativ furnizează date către sistemul informaţional şi funcţionează pe baza deciziilor primite de la acesta.

Sistemul informaţional realizează legătura dintre sistemul condus şi sistemul de conducere; el reprezintă un ansamblu ierarhizat de procese informaţionale şi se compune din totalitatea informaţiilor, surselor de informaţie, nivelurilor receptoare, canalelor de circulaţie a fluxurilor informaţionale, precum şi a procedurilor şi mijloacelor de tratare şi transmitere a informaţiei.

Într-o unitate economică modernă, prelucrarea datelor are loc cu ajutorul sistemelor automate mai mult sau mai puţin complicate. În acest context, sistemul informaţional “se informatizează”, adică sistemul informatic al unităţii economice devine cea mai importantă componentă a sistemului informaţional.

Privirea sistemică asupra activităţii socio-economice sugerează importanţa cuplului informaţie - decizie. El reprezintă un tot inseparabil în orice activitate umană, informaţia având rol de declanşator al deciziei.

Informaţia este o redare specifică a realităţii economico-sociale, fiind destinată funcţiei de gândire umană în vederea descifrării semnificaţiilor sale şi transformării ei în decizii menite să regleze întregul sistem.

Informaţia tehnico-economică este orice comunicare cu grad de noutate care se referă explicit la mijloacele de producţie, procesele şi fluxurile tehnologice, stadiile de transformare ale obiectului muncii, natura acestor transformări, evidenţierea calitativă şi cantitativă a efectelor transformărilor endogene şi exogene, a efectelor economice ale activităţii depuse de o unitate economică, etc.

- După frecvenţa de generare şi utilizare, informaţia tehnico-economică poate fi operativă,

periodică, statistică sau previzională:

- Informaţia operativă redă starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice, care fac obiectul cuantificării pe intervale mici de timp (oră, schimb, zi), astfel încât prezintă în mod continuu evoluţia sistemului.

-Informaţia periodică este formată din cumularea informaţiilor cu caracter operativ la anumite intervale de timp prestabilite (ex.: decadă, lună, trimestru, semestru, an), în aşa fel încât fenomenele şi procesele economice să poată fi cuantificate la încheierea acestor intervale de timp.

- Informaţia statistică se bazează pe utilizarea informaţiei cu caracter operativ şi periodic; ea reflectă dinamica şi structura fenomenelor şi proceselor economice prin comparaţii între două intervale de timp (intervale de referinţă).

-Informaţia previzională provine din coroborarea informaţiei operative, periodice şi statistice în vederea determinării evoluţiei viitoare a fenomenelor şi proceselor economice pe baza căreia se vor fundamenta deciziile cu caracter previzional.

- În funcţie de conţinut şi nivelul de detaliere, informaţia tehnico-economică poate fi analitică

sau sintetică:

-Informaţia analitică descrie în detaliu fenomenele şi procesele economice elementare care nu mai pot fi descompuse. Ea reflectă starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor cu un grad redus de prelucrare şi prezentativitate.

-Informaţia sintetică prezintă starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice complexe. Ea rezultă din cumularea informaţiei analitice la anumite intervale de timp (ex.: lună, trimestru, semestru, an) şi nivele de referinţă (ex.: comandă de fabricaţie, secţie de producţie, cont sintetic)

Prin noţiunea de document, se denumeşte generic suportul material al informaţiei. Acesta poate fi constituit din hârtie, dischetă, CD-ROM, diapozitive sau orice altă formă de stocare şi prezentare a datelor prelucrate.

Datele sunt un ansamblu de semne cu un sens bine determinat, organizate după anumite reguli şi principii; ele se reprezintă prin cifre, litere, cuvinte, sau coduri predefinite, în scris sau pe un alt suport de memorare a datelor. Prin procese de prelucrare specifice, datele se transformă în informaţie pe măsură ce ele pot sugera o anumită stare sau schimbare de stare a unui fenomen, proces, activitate, obiect, etc. La care data respectivă se referă.

În condiţiile economiei de piaţă, luarea deciziei corecte depinde esenţial de informaţia disponibilă. Astfel, datele, transformate în informaţie şi prezentate în mod analitic sau sintetic conduc la luarea deciziilor. Informaţia economică e folosită în conducerea, desfăşurarea şi controlul fenomenelor şi proceselor economice, ce au loc la nivel micro, mezo şi macroeconomic. Având rolul de declanşator al deciziei, informaţia devine obiectul schimbului între organismele economice ale economiei de piaţă: societăţi comerciale, clienţi, furnizori, acţionari, bănci, instituţii financiare şi instituţiile guvernamentale de sinteză

1.1.1. Circuite şi fluxuri informaţionale

Având o dinamică extrem de puternică, între diversele sisteme şi subsisteme ale unităţii economice informaţia circulă în mod organizat. Fluxurile şi circuitele informaţionale se desfăşoară între subsistemele aflate din punct de vedere decizional pe diferite nivele şi/sau în cadrul aceluiaşi nivel.

Circuitul informaţional este drumul parcurs de informaţie din momentul apariţiei şi/sau generării şi până la clasare, distrugere sau arhivare. Considerând sistemul informaţional al unei unităţi economice, principalele tipuri de circuite informaţionale sunt:

- După traiectoria informaţiei, există:

-circuite informaţionale verticale; asigură transmiterea informaţiei fie ascendent fie descendent între nivelele care au relaţii informaţionale directe.

- circuite informaţionale orizontale; schimbul de informaţie se realizează între persoane, compartimente şi/sau departamente care se află pe acelaşi nivel ierarhic.

-circuite informaţionale oblice; informaţia se transmite între persoane compartimente şi/sau departamente aflate pe nivele diferite şi care nu au relaţii de subordonare ierarhică dar care au obiective funcţionale de colaborare şi/sau informare.

-După sfera de cuprindere a circuitului există:

-circuite informaţionale interne; au atât sursa cât şi receptorul în interiorul unităţii economice respective

-circuite informaţionale cu emiţător extern; informaţia se generează din afara unităţii (de obicei, din suprasisteme sau din mediul economic de colaborare) şi parcurge circuitul informaţional în interiorul unităţii, receptorul final fiind în interiorul unităţii

-circuite informaţionale cu receptor extern, informaţia se generează în interiorul unităţii, parcurge circuitul informaţional din interiorul unităţii şi are ca receptor final unul extern (reprezentat de suprasistem sau de un colaborator).

Fluxul informaţional reprezintă un ansamblu de circuite informaţionale cu caracteristici şi naturi asemănătoare care circulă în cadrul unui sistem informaţional.