Sistemul Informațional și Sistemul Informatic al Organizației

7.1. Sistemul informational. Definitie, componente

O abordare moderna a organizatiilor se face pornind de la teoria sistemelor în care organizatia este considerata un sistem complex format din mai multe subsisteme. Un sistem reprezinta un ansamblu de componente interdependente, aflate în interactiune dinamica, pe baza unor reguli, pentru atingerea unui anumit obiectiv [x4]. O organizatie poate fi privita ca un sistem format din trei subsisteme:

- subsistemul decizional (de conducere);

- subsistemul informational;

- subsistemul operativ (condus).

Figura 7.1. ilustreaza structura unui astfel de sistem

Fig. 7.1. Sistemul „organizatie”. Sursa: [x4], pag. 10.

Subsistemul operativ desfasoara activitatile specifice domeniului de functionare al organizatiei. În cadrul lui se culeg date care sunt apoi transmise subsistemului informational în vederea stocarii si prelucrarii. La rândul lui subsistemul informational va transmite informatiile rezultate prin prelucrare catre subsistemul de conducere, care pe baza lor va elabora decizii. Aceste decizii sunt transmise spre executanti tot prin subsistemul informational. Se poate deci defini sistemul informational ca „un ansamblu de oameni, echipamente, software, procese si date destinate sa furnizeze informatii active sistemului decizional”. Sistemul informational este principalul element de legatura dintre sistemul de conducere si sistemul condus, dintre organizatie si mediul extern.

Activitatile desfasurate de sistemul informational sunt [x4] :

- culegerea datelor despre starea sistemului condus si a mediului sau înconjurator;

- transmiterea datelor în vederea prelucrarii;

- prelucrarea specifica a datelor folosind echipamente si procedee adecvate în scopul asigurarii informatiilor necesare procesului decizional;

- adoptarea deciziilor (de catre sistemul decizional);

- transmiterea deciziilor spre executie;

- asigurarea controlului realizarii deciziei.

Asa cum se poate vedea, exista o strânsa legatura între sistemul informational si procesul de luare a deciziilor, legatura ilustrata în figura 7.2.

Fig. 7.2. Legatura dintre informatie si decizie. Sursa: [x1], pag. 76

De asemenea se poate remarca raportul de incluziune dintre sistemul informational si sistemul informatic, care va fi tratat în detaliu în sectiunea 7.3.

Pornind de la activitatile sistemului informational rezulta si principalele sale componente:

- Data si informatia. Data reprezinta o descriere numerica (cifrica) sau literala a unor actiuni, fapte, procese din organizatie sau mediul sau ambiant. Prin informatie se întelege expresia unei stiri, a unui mesaj cu caracter de noutate. Informatiile sunt date ce aduc receptorului un spor de cunoastere si contribuie la îmbunatatirea deciziei. Tabelul 7.1. ilustreaza într-o maniera condensata si sistematica tipurile de informatii care circula într-o organizatie.