Audit Financiar

5.3 Documentele de lucru

Documentele de lucru furnizeaza probe asupra modului în care s-a realizat auditul. Documentele cuprind doua seturi de dosare, respectiv dosarul curent si dosarul permanent. Pentru fiecare an auditat, exista un set de documente care sunt cuprinse în dosarul curent, iar pentru fiecare entitate auditata, exista un set de documente cuprinse în dosarul permanent.

Documentele de lucru trebuie sa includa toate informatiile pe care auditorul le considera necesare pentru a documenta pe deplin munca depusa si pentru a sustine raportul de audit. Fiecare document de lucru trebuie sa prezinte cu claritate ceea ce deriva din probele de audit, asupra opiniei de audit.

Pentru elaborarea documentelor de audit, echipa de audit trebuie sa tina cont de urmatoarele cerinte:

- Documentele de lucru trebuie sa fie corecte si complete pentru a constitui un sprijin adecvat pentru constatari, concluzii si recomandari;

- Documentele de lucru trebuie sa fie clare si inteligibile fara sa necesite alte explicatii suplimentare;

- Documentele de lucru trebuie sa fie lizibile si curate. Cele murdare sau necorespunzatoare îsi pot pierde valoarea de a proba;

- Informatiile continute în documentele de lucru trebuie reduse la aspectele materiale importante, relevante si utile obiectivelor auditului;

- Daca documentele de lucru au atasate materialele si documente copiate acestea trebuie sa fie îndosariate si referantate împreuna;

- Când apare necesitatea de a face o copie dupa un document de lucru existent într-un dosar trebuie avut grija ca dupa fotocopiere, originalul documentului sa fie reintrodus în dosarul respectiv, pentru a mentine integralitatea acestuia;

- Documentele de lucru elaborate în forma eletronica sunt supuse acelorasi standarde de pregatire, revizuire si pastrare, ca si în cazul documentelor de lucru elaborate manual.

- Pentru a se asigura o protectie împotriva pierderii unor date si informatii esentiale, auditorul, în timp ce pregateste sau stocheaza documentele de lucru în forma electronica, trebuie sa faca periodic copii de rezerva ale fisierelor într-o baza care ofera siguranta.

La sfârsitul auditului, dupa ce documentele de lucru au fost finalizate, toate copiile de rezerva a versiunilor anterioare ale acestora ori ale altor documente justificative trebuie sterse.

Continutul documentelor de lucru

Informatiile standard si formatul documentelor de lucru vor include:

Titlul Titlul documentelor de lucru trebuie sa contina numele entitatii auditate, obiectivul auditului, perioada de efectuare a auditului.

Numele si data Numele si prenumele auditorului. Data la care auditorul pregateste documentele de lucru trebuie mentionata sub numele acestuia.

Scopul Scopul trebuie exprimat în mod explicit si clar. Chiar daca scopul documentelor de lucru este evident pentru auditor, acesta poate sa nu fie la fel de evident pentru revizor care nu este atât de familarizat cu continutul materialelor.

Analiza procedurilor de audit În documentele de lucru trebuie prezentate în detaliu etapele procesului de audit. Procedurile de audit trebuie, de asemenea, mentionate în mod explicit.

Concluzia enuntata în documentele de lucru Toate documentele de lucru în care sunt înregistrate teste, analize, reconcilieri etc. trebuie, sa cuprinda si concluzia sau sa faca trimitere la documentul de lucru unde aceasta poate fi gasita. Daca un document de lucru nu are concluzie, atunci, în titlu sau în scopul mentionat trebuie sa se indice ca documentul de lucru nu necesita o concluzie. Daca nu se poate ajunge la o concluzie (ex.: datorita lipsei probelor de audit), aceasta situatie trebuie sa fie clar mentionata în dosarul de audit.

Sursa si detinatorul informatiei Sursa si detinatorul informatiei constituie elemente ce trebuie adaugate la toate informatiile incluse în documentele de lucru. Sursa nu numai ca ajuta la consolidarea probelor dar ofera si o pista de audit, daca se cere valorificarea acestora.

Indexul documentelor de lucru Auditorul indexeaza cu atentie toate documentele de lucru pentru a facilita trimiterea la orice cont, analiza sau alte documente de lucru etc. Motivul principal pentru realizarea indexarii consta în faptul ca aceasta ofera posibilitatea accesarii si gasirii cu usurinta a informatiilor atât în timpul auditului cât si dupa finalizarea acestuia.

Trimiteri încrucisate si referinte la alte documente de lucru Auditorul trebuie sa faca trimiteri încrucisate la alte documente sau informatii pentru a îndruma corect revizorul catre documentele de lucru care sustin opiniile exprimate. Daca nu este inclusa nici o trimitere încrucisata, revizorul poate întâmpina greutati în analizarea, interpretarea datelor sau a informatiilor din documentele de lucru.

Semnele de bifa utilizate în marcarea documentelor de lucru Auditorul trebuie sa indice clar în documentele de lucru si etapele parcurse în activitatea de audit. Aceasta se poate realiza prin bifarea etapelor mentionate în documentul referitor la programarea activitatilor de audit. De asemenea, auditorul poate nota, bifa direct documentele primare care sunt atasate documentelor de lucru. De mentionat ca, modalitatea în care se realizeaza bifarea sau notarea trebuie clar explicata în documentele de lucru.