Metode și tehnici de planificare financiară în administrația publică

Scopul bugetului

Scopul bugetului este de a elabora un plan clar şi logic pentru alocarea resurselor autorităţii locale pentru programele esenţiale ale serviciilor publice aşa cum sunt parcurile şi locurile de recreere, siguranţa publică, întreţinerea şi construcţia străzilor şi podurilor şi alte funcţii care asigură un mediu sigur, sănătos şi plăcut în comunitate. Dacă este elaborat în mod corect, bugetul este un mijloc de documentare oficială asupra politicilor financiare şi a programelor consiliului local, organul care este în continuare responsabil de bunăstarea comunităţii.

Avantaje

Sunt câteva beneficii care rezultă din procesul de elaborare a bugetului curent. Acestea sunt:

Bugetul este un document legal: Asigură conformitatea cu legile şi reglementările în vigoare printr-un proces stabilit de elaborare a bugetului.

Bugetul este un document de stabilire a politicilor:

• Exprimă politicile adoptate prin intermediul scopurilor, obiectivelor sau priorităţilor şi determină căile pentru a le atinge.

• Stabileşte priorităţile pentru nevoi variate în domeniul serviciilor, îndeosebi între programele noi şi cele aflate în derulare.

• Oferă o cale de alocare a resurselor limitate.

• Asigură o modalitate de a reflecta impactul schimbărilor politice asupra activităţii autorităţii locale, a nivelului serviciilor şi prosperităţii financiare.

• Recunoaşte oficial noile problemele financiare şi ne-financiare ale oraşului.

Bugetul este un plan financiar:

• Îndeplineşte scopul principal al bugetului curent,acela de instrument de reglementare al operaţiunilor financiare anuale.

• Oferă informaţii cu privire la activităţile financiare din anul curent şi din cel trecut pentru fiecare departament sau funcţie, incluzând cheltuielile anului curent şi cele din anul precedent.

• Reflectă situaţia financiară a autorităţii locale la sfârşitul anului.

• Oferă informaţii cu privire la sursele de venituri curente şi propuse.

• Arătă o legătură clară între bugetul curent şi cel de capital, unde plăţile în contul serviciului datoriei sunt alocate ca rambursare a ratei de împrumut şi a dobânzii.

Bugetul este un plan de management

• Gestionează serviciile şi cheltuielile prin alocarea de fonduri pentru programe specifice, destinate să îndeplinească obiective clar definite.

• Stabileşte un plan detaliat cu privire la ce fel de servicii vor fi prestate şi în ce mod.

• Oferă îndrumări elementare cu ajutorul cărora oficiali aleşi verifică personalul şi executivul în ce priveşte realizarea serviciilor.

• Conturează categoriile, obiectivele serviciilor şi sistemul financiar care pot fi utilizate ca bază pentru raportările periodice cu privire la situaţia acţiunilor autorităţii locale.

Bugetul este un instrument de comunicare:

• Oferă o explicare raţională pentru oficialii aleşi în prezentarea schimbărilor privind priorităţile, motivele deciziilor şi schimbărilor viitoare.

• Asigură autorităţii locale un mijloc de obţinere a informaţiei despre nevoile populaţiei, precum şi despre opinia publicului privind activitatea sa.

• Asigură publicitatea, într-o formă uşor de înţeles, a ceea ce autoritatea locală are de gând să facă în anul fiscal, a volumului sau extinderii serviciilor planificate.

• Ilustrează nevoile neîmplinite, prin evidenţierea programelor dezirabile, dar care nu pot fi finanţate.

Tipuri de buget

Buget pe capitole/articole între anii 1920 şi 1950

Buget pe bază de programe anii 1960

Buget pe bază de performanţă anii 1970

Buget pe bază zero anii 1980

Buget pe bază de ţintă/scop anii 1990

Bugetul pe articole/capitole

Un buget pe articole/capitole (de asemenea numit şi buget pe capitole de cheltuieli) oferă o listă de bunuri şi servicii care urmează să fie achiziţionate de către fiecare departament, cu estimarea costului pentru fiecare bun sau serviciu. Exemplele includ cheltuieli de personal, materiale, servicii şi cele de capital. Lista articolelor specifice care urmează să fie achiziţionate decurge dintr-un plan de lucru, care enumeră articolele necesare pentru a îndeplini acel plan. Lista articolelor specifice face posibilă comparaţia costurile acestora cu costurile articolelor similare achiziţionate în altă parte. Această comparţie, la rândul ei, face posibilă determinarea corectitudinii cerereii de finanţare de la buget. Odată ce consiliul aprobă bugetul, departamentele pot incepe achiziţionarea bunurilor şi serviciilor permise.

Bugetul pe bază de programe (incluzând sistemele de planificare şi programare a bugetului - BBP)

Bugetul bazat pe programe, numit de asemenea PPBS, a apărut ca rezultat al încercării de a găsi o modalitate de a alege între alternativele de prestare a serviciilor şi abordează următoarele probleme:

• Ce vrem să obţinem (scopul)?

• Cât ne va cost să atingem acest scop?

Această metodă de fundamentare a bugetului este o modalitate de organizare a activităţilor pe programe (activităţi sau servicii cu un scop comun), identificând alternativele de atingere a scopului, determinând costurile şi beneficiile pentru fiecare alternativă şi selectând alternativa care maximizează beneficiile. Odată ce costurile totale şi nivelul de performanţă sunt cele mai importante – şi nu costul fiecărui articol – alocările bugetare pot fi făcute pe programe şi nu pe articolele tradiţionale pentru fiecare departament. Bugetul pe programe este de obicei acceptat împreună cu diverse feluri de indicatori de performanţă.

PPBS, în înţelegerea sa deplină, necesită o muncă enormă de analiză şi de birou. Rămăşiţele acestei metodologii au fost preluate în alte forme de fundamentare bugetară cum ar fi bugetul pe bază de performanţă şi cel pe baza zero. Astfel, administraţiile locale utilizează încă multe din trăsăturile caracterisitice PPBS, cum sunt : definirea scopului pentru fiecare program şi raportarea informaţiei bugetare (execuţie bugetară) pe programe şi nu pe departament.