Aprovizionarea și managementul aprovizionării

1. ACTIVITATI SPECIFICE APROVIZIONARII SI DESFACERII

Aprovizionarea resurselor materiale reprezintă activitatea prin care se asigură elementele necesare consumului producției, in volumul și structura care să genereze o activitate cu un profit cat mai ridicat a unităților economice. În literatura de specialitate, ca și în practica economică sunt utilizați frecvent ca sinonimi termenii de genul: achiziționare, cumpărare, aprovizionare, alimentare.

Achiziționarea reprezintă o acțiune de angajament financiar, de cumpărare a unor resurse materiale sau produse, fiind o tranzacție monetară efectivă. Aprovizionarea are un conținut mai larg fiind doar un moment al procesului complex de aprovizionare cu materiale și echipamente tehnice.

Alimentarea reprezintă o acțiune de finalizare a procesului de aprovizionare prin trecerea în consum a resurselor materiale aduse, sau sosite, de la furnizori. Ea se desfășoară în interiorul unității economice prin trecerea materiilor prime din depozite la punctele de prelucrare-consum în concordanță cu programele elaborate în prealabil. Ea se include în sistemul logistic al unității care include și sistemul de transport intern.

Desfacerea produselor înseamnă activitatea prin care se asigură vânzarea rezultatelor producției industriale. Acțiunea implică stabilirea căilor, formelor și modalităților prin care urmează a fi vândute produsele fabricate, ca și piețele care pot constitui sfera de desfacere. Prin desfacere se încheie practic circuitul economic al întreprinderii industriale.

Activități specifice managementului aprovizionării

Managementul aprovizionării ca și componentă a funcțiunii comerciale a întreprinderii asigură echilibrul între necesități și disponibilul de resurse materiale ce poate fi asigurat de o întreprindere.

Activitatea de aprovizionare urmărește asigurarea completă și complexă a unității economice cu resurse materiale și echipamente tehnice corespunzătoare calitativ, la locul și termenele solicitate și cu un cost minim. Exista o serie de activități specifice, menite să contribuie la atingerea acestui obiectiv.

- identificarea și stabilirea volumului și structurii materiale și energetice necesare desfășurării, la parametrii proiectați a activității de ansamblu a unității economice, în primul rând a celei productive;

- fundamentarea tehnico-economică a planului strategic și a programelor de asigurare materială și energetică a unității;

- dimensionarea consumurilor materiale și energetice ca bază de fundamentare a necesităților concretizată în elaborarea de consumuri specifice analitice, a căror adoptare permite prevenirea consumului irațional și a risipei de materiale și energie;

- dimensionarea pe criterii economice a stocurilor și a cantităților economice de comandă pentru diversele tipuri de resurse materiale utilizate în cadrul organizației;

- elaborarea de bilanțuri materiale și energetice care să reliefeze modul de folosire a resurselor ca și forma concretă de regăsire a acestora pe parcursul fabricației;

- alegerea furnizorilor care prezintă condițiile cele mai avantajoase de ofertă și asigură garanție în vederea livrărilor pe termen scurt și lung;

- concretizarea relațiilor cu furnizorii aleși prin negociere, emiterea de comenzi și încheierea de contracte;

- urmărirea operativă a derulării contractelor de aprovizionare, întocmirea fișelor pe furnizori;

- asigurarea condițiilor normale de primire-recepție a partizilor de materiale sosite de la furnizori;

- stabilirea anticipată a spațiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea internă a fluxurilor de circulație alegerea sistemelor eficiente de depozitare efectuarea operațiilor de dezasamblare și de depozitare aranjare a resurselor materiale în magazii;

- organizarea rațională a sistemului de servire ritmică cu resurse materiale a subunităților de consum ale întreprinderii, în strictă concordanță cu cerințele acestora, cu programele de fabricație care au stat la baza elaborării celor de aprovizionare;

- controlul sistematic al evoluției stocurilor efective în raport cu limitele stabilite pentru eliminarea efectelor negative ale fenomene-lor de lipsă a materialelor din stoc.

Activități specifice managementului desfacerii

Managementul desfacerii producției industriale are ca obiectiv principal valorificarea produselor din profilul de fabricație în condiții de eficiență. În acest scop, se desfășoară o serie de activități specifice, dintre care se remarcă:

- elaborarea studiilor de marketing în vederea asigurării portofoliului de comenzi;

- colectarea comenzilor emise de beneficiari, constituirea astfel a portofoliului de comenzi, încheierea de contracte economice în strictă concordanță cu cererile beneficiarilor;

- elaborarea planului și a programelor de livrare-vânzare a pro-duselor contractate pe sortimente concrete și pe căile de distribuție-vânzare stabilite;

- urmărirea stadiului execuției produselor în procesele de fabricație, prevenirea realizării de produse necorespunzătoare calitativ, impulsionarea factorilor de producție pentru realizarea programelor de fabricație;

- crearea sau, după caz, modernizarea și extinderea rețelelor proprii de desfacere a produselor pe piața internă și externă;

- organizarea unor rețele proprii de service și extinderea celor existente;

- extinderea relațiilor de vânzare pe bază de convenții și contracte în vederea asigurării certitudinii desfacerii pentru o anumită perioadă;

- constituirea unor stocuri de desfacere optime care să asigure ritmicitatea livrărilor, în concordanță cu clauzele prevăzute în contractele economice încheiate și posibilitatea satisfacerii unor beneficiari întâmplători de cantități mici, dar care pot constitui pe viitor utilizatori sau solicitanți constanți , stabili al căror consum se poate amplifica;

- asigurarea unor condiții raționale de depozitare a produselor finite și de formare a loturilor de livrare;

- informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmărire a derulării livrărilor, de întocmire a documentației de livrare;

- organizarea rațională a activităților de informare sistematică asupra comportamentului produselor fabricate și livrate la utilizatori de urmărire a funcționalității acestora, intervenția promptă pentru remedierea defecțiunilor sesizate și semnalate și aplicarea sugestiilor pozitive provenite de la aceștia;

În esență, activitățile de desfacere oferă firmei posibilitatea recuperării efortului investit în realizarea producției. Prin desfacere și încasarea contravalorii produselor firmele pot relua la parametrii anumiți parametrii raționali ciclul aprovizionare-producție-desfacere.