Conceperea și Managementul Proiectelor

MANAGEMENTUL PROIECTELOR - NOŢIUNI GENERALE

1.1. Proiectele: definire; caracteristici

Un proiect este o întreprindere temporară şi unică pentru atingerea unui scop specific. Proiectele se pot derula la orice nivel al unei organizaţii, pot implica o persoană sau sute de persoane, un singur departament sau mai multe, trecând uneori de frontierele organizaţiei. Dezvoltarea unui nou produs sau serviciu, derularea unei campanii electorale, construirea unei clădiri, conceperea unui site pe Internet, derularea unei misiuni spaţiale sau militare, organizarea unei expoziţii sau a unei vacanţe, iată câteva exemple de proiecte.

Una dintre cele mai generale definiţii a unui proiect este dată de către J. W. Cusworth şi T. R. Franks prin următoarea formulare: ”Un proiect reprezintă o investiţie de capital, pe o perioadă determinată, cu scopul de a crea active productive (produse, servicii etc.)” [8].

Proiectul este de fapt ceva special prin natura sa şi este perceput ca fiind o acţiune înafara celor obişnuite, de aceea este definit de către T. Young ca:

”Un ansamblu de activităţi intercondiţionate, realizate într-o manieră organizată, cu momente de început şi de sfârşit clar definite, pentru a obţine rezultate specifice care să satisfacă necesităţile derivate din planul strategic al unei organizaţii” [29].

T. Young evidenţiază următoarele trăsături definitorii ale unui proiect:

• are un scop specific, asfel încât să poată fi uşor de identificat;

• este unic, deoarece probabilitatea de a fi repetat exact în aceeaşi manieră, de către aceeaşi echipă şi cu aceleaşi rezultate este foarte mică;

• este concentrat către client şi aşteptările sale (soluţia trebuie să fie orientată spre nevoi şi nu spre ofertă);

• nu este o muncă de rutină, deşi poate include sarcini repetabile;

• este definit clar, într-un mod evident şi în acord cu anumite restricţii temporale (dintre care se detaşează în primul rând termenul de finalizare), restricţii financiare (cheltuieli care trebuie stabilite foarte clar şi înţelese totodată de către participanţii la proiect pentru a se asigura că proiectul rămâne viabil în orice moment) şi restricţii referitoare la performanţa care trebuie obţinută;

• este complex, deoarece implică activitatea unor persoane din diferite locuri;

• oferă o oportunitate unică pentru dobândirea de noi abilităţi de către participanţi;

• forţează pe fiecare participant să lucreze în diferite moduri, deoarece caracterul temporar al unui proiect este direct asociat cu ciclul său de viaţă;

• constituie o provocare a liniilor de autoritate tradiţionale specifice managementului funcţional, prin reale ameninţări asupra status-quo-lui;

• implică existenţa unor riscuri în orice etapă a derulării sale, riscuri ce trebuie gestionate pentru a fi menţinută atenţia asupra rezultatelor dorite.

De unde provin ideile pentru întreaga acţiune a unui proiect? Un proiect reprezintă instrumentul prin care o organizaţie obţine ceea ce nu are în mod curent, dar în schimb îşi doreşte foarte mult. Fiecare persoană dintr-o organizaţie poate să vină cu idei referitoare la un proiect, deoarece creativitatea şi generarea de idei nu reprezintă doar o caracteristică a top-managementului; sunt oameni care lucrează zi de zi în diferite activităţi şi care adesea au cele mai bune idei pentru îmbunătăţirea performanţei organizaţionale. Îmbunătăţirea continuă nu necesită o anumită iniţiativă sau campanie, dar trebuie să facă parte din munca de zi cu zi a fiecăruia şi să reprezinte un adevărat mod de viaţă.

În fig.1.1. sunt prezentate simbolic principalele surse generatoare de idei pentru iniţierea şi derularea unor proiecte, prelucrare după [14], [29].