Control de gestiune

1.Notiunea de control al unei organizatii

Noţiunea de control este utilizată în ştiinţele organizaţiilor încă de la începutul sec.al XX-lea, cînd Taylor şi Faylor au atribuit conducerii întrprinderii ş funcţia de control.

Iniţial, prin controlul unei organizaţii s-a înţeles un control-sancţiune, adică o formă de control care are scopul de a verifica adecvarea unei norme prestabilite la rezultatul unei acţiuni.

Mai tîrziu, concomitent cu extinderea standardizării producţiei şi muncii, controlul a evoluat în sensul unui „control bugetar”, trecînd de la rolul de a supravegha producţia la cel de instrument al politicii previzionale a întreprinderii.

Controlul unei organizatii este definit ca “un proces care, inainte de o actiune orienteaza, in cursul desfasurarii actiunii ajusteaza, si odata actiunea realizata, evalueaza rezultatele sale pentru a trage învăţăminte utile “(Boisselier,1999).

Orice organizatie (o intreprindere producatoare de bunuri, o banca, un spital public, o asociatie non-profit etc.) dispune de un ansamblu de dispozitive care au rolul de a oferi o asigurare a calitatii deciziilor si actiunilor, referential denumit control organizational.

Dupa cimpul de actiune a controlului, adica in functie de nivelurile de decizie si de actiune care intervin intr-o intreprindere, distingem:

• Controlul strategic, care se ocupa de procesele si mijloacele ce permit managerilor sa-si fixeze si sa ajusteze optiunile strategice (in sfera controlului strategic intra stabilirea principiilor de elaborare a planurilor strategice, verificarea concordantei dintre planificarea strategica si celelalte dimensiuni ale functionarii intreprinderii, verificarea adaptarii strategiei firmei la ipotezele retinute privind evolutia mediului extern etc.). Controlul strategic vizeaza deciziile si actiunile strategice ale managerilor (cum ar fi achizitia unui concurent, obtinerea unui nou segment de piata etc.), cu efecte pe termen lung, intre momentul deciziei si aparitia consecintelor ei existind un decalaj de pina la 4-5 ani, fiind un control indreptat catre mediul extern al intreprinderii;

• Controlul de gestiune, care permite directiei inteprinderii sa se asigure ca deciziile de pilotaj (ale caror consecinte apar la cel mult 1an), luate in diferite entitati ale firmei, sunt coerente intre ele si ca, pe termen scurt acestea concura la indeplinirea obiectivelor strategice. Pentru aceasta, controlul de gestiune se bazeaza pe tehnici de planificare pe termen scurt, pe un sistem de colectare si prelucrare a informatiilor si pe o procedura de masurare a performantelor;

• Controlul operational, consta in asigurarea faptului ca operatiile elementare se deruleaza conform regulilor prestabilite si vizeaza activitatile de productie, politica de vinzari, activitatile administrative etc., fiind un control orientat catre interiorul intreprinderii. Controlul operational vizeaza deciziile operationale ale caror consecinte apar la un interval foarte scurt, de 1-6 luni.

Din cîte constatăm, controlul de gestiune serveşte ca legătură intre controlul strategic şi controlul de execuţie, fiind garantul trecerii de la termenul lung la cel scurt şi invers. Cele trei forme de control organizaţional trebuie văzute ca fiind interdependente, şi nu doar legate intre ele.

Astfel, controlul unei întreprinderi a evoluat de la formula de „control-sancţiune” prin controlul costurilor şi bugetelor, către forma actuală ade control de gestiune, privit ca un proces prin care managerii îi influenţează pe alţi membri ai organizaţiei pentru a realiza strategiile organizaţiei.

Dar trebuie de conştientizat, că la întreprindere în afară de formle de control care sunt formaţizate (strategic, de gestiune şi operaţional), pentru care există planuri pe termen lung , bugete anuale, proceduri scrise, un departament de control intern etc., există şi alţi factori care influenţează deciziile şi acţiunile, cum sînt educaţia, cultura naţională, religia, experienţa profesională, trăsăturile de personalitate etc., factori ce determină existenţa unui „control invizibil”.

2. Definirea şi finalitatea controlului de gestiune

În literature de spocialitate, controlul de gestiune (management control, Engl; controle de gestion, fr.) este definit ca procesul prin care managerii se asigură că resursele sunt obţinute şi utilizate cu eficientă, eficacitate şi pertinenţă pentru realizarea obiectivelor organizaţiei. Din această definiţie rezultă că un sistem de control de gestiune inglobează atît un proces, cît şi o structură. Procesul constă din ansamblul de acţiuni intreprinse, iar structura priveşte adaptărule organizaţionale şi construcţiile de informare care facllitează procesul.

Definiţia controlului de gesiune presupune explicitarea unor termeni care o compun. Obiectivele organizaţiei cum sunt lansarea unui nou produs, accesul pe o piaţă nouă, achiziţia unui concurent, realizarea unei fuziuni etc., fixate cu ocazia formulării strategiei, constituie elemente date pentru controlul de gestiune. Totuşi achiziţia de noi experienţe ca urrnare a acţiunilor corective şi evoluţia permanentă a contextului îi pot conduce pe manageri la reformularea acestor obiective.

În definirea controlului de gestiune, termenul de eficienţă (efficiency, engl.; efficience, fr.) este utilizat in sens tehnic şi semnifică modul cum sunt utllizate resursele, adică, rezultatul obţinut pe unitatea de resurse angajate (efect/efort).Astfel, o maşină eficientă este cea care produce o cantitate dată de utilităţi cu un consum minim de resurse sau cea care produce cel mai mare efect posibil cu o cantitate dată de resurse. Prin resursele intreprinderii trebuie să inţelegem toţi factorii antrenaţi in circuitul economic al intreprinderii: active fixe, stocuri, rcsurse financiare, informaţii, capital ecologic şi resurse umane.

Eficacitatea (effectiveness, engl.; efficacitL, fr.) reprezintă aptitudinea organizaţiei de a-şi atinge obiectivele fixate. Un centru de responsabilitate este considerat eficace in măsura in care îşi realizează obiectivele cu consumul cel mai redus posibil.

Corelarea obiectivelor intreprinderii cu mijloacele ridică problema pertinenţei, adică obiectivele (ca volum şi calitate) trebuie să fie fixate în raport cu mijloacele existente sau mobilizabile intr-un termen scurt.

Pentru elaborarea unui sistem de control de gestiune, managerii utilizează diferite instrumente de informare, care pot orienta acţiunea şi luarea deciziilor:

• Informaţiile privind planurile pe termen mediu şi lung;

• Studii economice punctuale;

• Statistici extracontabile aferente operaţiilor curente;

• Contabilitatea şi analiza financiară;

• Tablouri de bord;

• Sistemul de bugete al întreprinderii.

Pentru a fi utilă informaţia furnizată de controlul de gestiune trebuie să îndeplinească următoarele caracteristici:

• Să fie fiabilă - să dea o reprezentare cît mai bună a realităţii;

• Să fie actuală – adică să fie furnizată în timp util;

• Să fie completă – să indice toate elementele care ar permite luarea deciziei;

• Să fie pertinentă – adaptată problemei vizate;

• Să fie accesibilă – pentru persoanele ce trebuie să ia decizia.

Producerea de către controlul de gestiune a unor informaţii destinate deciziilor manageriale trebuie să fie condiţionată de raportul dintre costul informaţiei şi valoarea acestei informaţii pentru gestionari – valoare care ar trebui să fie superioară costului, însă uneori este dificil de măsurat.