Elaborarea și Managementul Proiectelor

1. Introducere

1.1 Proiectul - definiţii

La nivelul oricărui segment social, la nivelul fiecărui grup organizat pe baza unui interes de dezvoltare se vorbeşte despre proiecte. Conceptul este atât de des utilizat încât a început să se abată de la propria definiţie, creând astăzi reale confuzii în rândul celor care îl folosesc. Este utilizat pentru a exprima activităţi simple sau complexe, organizate sau dezorganizate, de termen scurt sau mediu sau lung, creatoare sau distrugătoare, aducătoare de beneficii sau caritabile, de cerc restrâns sau de consorţii, etc. Unele utilizări ale conceptului sunt corecte, altele sunt forţate, iar altele frizează ridicolul. Pentru clarificarea acestui aspect este suficient să observăm definiţiile oferite de sursele cele mai de încredere, dicţionarele:

• Dicţionarul Explicativ al Limbii Române, DEX: Proiect - plan sau intentie de a întreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru

• Dicţionarul Oxford: Proiect - actiune individuală sau colectivă care este atent planificată şi construită pentru atingerea unui obiectiv specific

• Dicţionarul Larrouse: Proiect - ceea ce intenţionăm să facem

Mai largi sau mai restrânse din punct de vedere al acoperirii, mai mult sau mai puţin detaliate, definiţiile standard exprimă dorinţa organizată de a întreprinde o acţiune. Specialiştii domeniului însă sunt sensibil mai expliciţi în definire:

• PMI (Project Management Institute – Institutul de Management al Proiectului): Proiect este un efort temporar, întreprins pentru a crea un serviciu sau un produs unic, prin aplicarea cunostintelor, tehnicilor si relationarilor pentru proiectarea activitatilor, cu scopul de a satisface nevoile actionarilor si de a respecta cerintele de scop, timp, cost si calitate

• Organisation for Economic Co-Operation and Development (OECD): Un proiect este un set de activităţi integrate, menite să atingă un obiectiv prestabilit, într-o perioadă de timp determinată şi urmând un plan de acţiune stabilit.

Proiectele sunt aşadar activităţi unice, complexe, care au un scop şi obiective clar definite, care suferă limitări datorită unor restricţii impuse (timp, cost, calitate) şi care necesită structuri organizatorice şi metode speciale.

Scopul unui proiect reprezintă rezultatul favorabil ce se aşteaptă de la un proiect. Comparativ cu obiectivele proiectului nu este necesar ca scopul proiectului să fie cuantificabil.

Obiectivul / Obiectivele (deoarece uzual un proiect are mai multe obiective) proiectului reprezintă un rezultat sau mai multe rezultate aşteptate / estimate ce trebuie obţinute în efortul de atingere a scopului proiectului şi, implicit, a rezolvării problemei. Este necesar ca obiectivele să fie cuantificabile şi să se stabilească limite de timp pentru atingerea lor.

Definirea unui obiectiv trebuie să ţină cont de conţinutul acestuia, de modul de raportare la la seturi de valori bine precizate, de valoarea cantitativă şi calitativă efectivă a rezultatului care se urmăreşte şi de posibilitatea de a se obţine rezultatul dorit în perioada de timp existentă la dispoziţia celor care implementează proiectul. În acest fel, obiectivul va avea caracteristicile cunoscute sub numele de SMART:

- Specificitatea exprimată prin claritate: ce, cine, cum, pentru cine, când şi unde face?

- Măsurabilitatea: cunoaşterea şi controlarea nivelului atins;

- Abordabilitatea: posibilitatea de a derula activităţi în vederea obţinerii obiectivului;

- Realitatea: costurile, timpul şi capacitatea echipei de lucru sunt considerate realiste;

- Timpul: respectarea termenelor temporale propuse la iniţierea proiectului.

Conform figurii 1.1 un proiect parcurge mai multe etape din punct de vedere al managementului de proiect: iniţierea, planificarea, execuţia, controlul şi finalizarea.

Fig. 1.1 Etapele de management ale unui proiect

Aceste etape sunt strict controlate de mediul în care se va dezvolta proiectul. Influenţa mediului (social, economic, politic şi cultural) determină o serie de limitări, dintre care efecte puternice au costul, timpul şi calitatea. Intervenţia mediului se manifestă sub 5 aspecte principale:

• Mediul juridic, care cuprinde elementele de natură juridică ce interacţionează cu proiectul, legislaţia fiind primul dintre acestea;

• Mediul economic, cumulând o serie de elemente de tipul parametrilor economici ai regiunii căreia i se adresează proiectul, nivelul şomajului în rândul segmentului de populaţie vizat de proiect, starea fiscală a regiunii, şi altele;

• Mediul tehnic, ştiinţific şi specific domeniului abordat de proiect;

• Mediul social având drept prioritar segmentul ţintă de populaţie;

• Mediul geografic, vizând atât localizarea geografică cât şi elementele fizice şi de infrastructură ale spaţiului respectiv: forme de relief, elemente de infrastructură specifice, etc.

Aceste influenţe imprimă proiectului următoarele caracteristici:

• este o acţiune complexă unică, specifică şi nouă;

• are anumite obiective bine definite şi un scop care trebuie îndeplinite ca răspuns la o problemă;

• trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare)

• implementarea sa cuprinde o succesiune logică de activităţi componente cu caracter inovaţional de natură diferită, realizate într-o manieră organizată metodic şi progresiv, având puncte de plecare şi puncte de finalizare bine definite, destinate pentru obţinerea cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite;

• este limitat în timp şi în spaţiu;

• are prevăzut un buget aprobat în limitele căruia trebuie să se încadreze, el fiind un consumator de resurse (umane, materiale, timp, bani);

• implică riscuri specifice;

• are un responsabil/director de proiect şi o echipă de implementare; responsabilităţile acestora sunt bine definite;

• creează valoare adăugată fie că este vorba despre un produs sau despre un serviciu;