Gestiunea Proiectului

1.1 CE ESTE UN PROIECT?

Nu contează ce slujbă aveţi, îndepliniţi o mulţime de sarcini în fiecare zi; pregătiţi un memoriu, conduceţi o reuniune, imaginaţi o companie de vânzări, vă mutaţi într-un birou nou. Or poate ziua dumneavoastră este mai mult aşa: să faceţi sistemul informaţional mai uşor de accesat, să dezvoltaţi o cercetare în laborator şi să îmbunătăţiţi imaginea publică a organizaţiei. Nu toate aceste sarcini sunt proiecte. Cum puteţi spune care anume este proiect?

1.1.1 Să definim proiectele

Mare sau mic, un proiect a avut întotdeauna următoarele ingrediente:

Rezultate specifice: Produse sau rezultate.

Specificarea datelor de debut şi de încheiere: Datele când încep şi când se termină lucrările proiectului.

Stabilirea bugetelor: Necesarul de oameni, fonduri, echipamente, facilităţi şi informaţii.

Figura 1.1 arată că fiecare element le influenţează pe celelalte două. Extinderea rezultatelor dorite poate necesita mai mult timp (o întârziere a datei de încheiere) sau mai multe resurse. Decalarea termenului final poate determina o diminuare a rezultatelor obţinute sau o creştere a cheltuielilor (depăşirea bugetului prevăzut) prin plata orelor suplimentare pentru personalul proiectului. Din perspectiva acestor trei părţi de definiţie, în cadrul proiectelor vă îndepliniţi munca pentru a ajunge la rezultatele dorite încadrându-vă în timpul şi resursele disponibile.

Fig. 1.1. Pentru fiecare proiect se definesc cele trei elemente esenţiale.

Există o gamă largă de proiecte din punct de vedere al formelor şi mărimilor.

Exemplu

- Proiectele pot fi mari sau mici.

- Instalarea unei noi linii de metrou, care costă peste 1 miliard euro şi durează 10 până la 15 ani pentru a fi pusă în funcţiune, reprezintă un proiect;

- Pregătirea unui raport privind valoarea vânzărilor lunare, lucrare care vă poate lua o zi întreagă, este un proiect.

- Proiectele pot implica mai mulţi oameni sau doar pe dumneavoastră.

- Pregătirea celor 1000 de membri ai personalului din organizaţia dumneavoastră pentru o nouă politică (a întreprinderii) este un proiect;

- Rearanjarea mobilei şi echipamentului din birou este un proiect.

- Proiectele pot fi planificate formal sau informal.

- Unele proiecte sunt incluse în planul anual al organizaţiei şi necesită o aprobare formală a tuturor activităţilor care se realizează, a persoanelor desemnate şi a resurselor consumate.

- Altele vă sunt atribuite în cursul unei conversaţii, fără a se menţiona bugetul sau personalul adiţional; se aşteaptă ca să faceţi tot ceea ce este necesar pentru realizarea proiectului.

- Proiectele pot fi urmărite în mod formal sau informal.

- Pentru anumite proiecte, fiecare oră consumată este înregistrată în tabelul de timp şi fiecare dolar cheltuit este identificat separat în sistemul contabil al organizaţiei.

- Pentru altele nu se păstrează nici o înregistrare a orelor consumate iar cheltuielile sunt considerate ca parte a bugetului operaţional al organizaţiei.

- Proiectele pot fi realizate pentru clienţi sau ordonatori din interiorul sau exteriorul întreprinderii.

- Repararea echipamentului pe care pe care compania ta l-a vândut unui client este un proiect.

- Scrierea unui articol pentru ziarul intern al organizaţiei este un proiect.

- Proiectele pot fi definite printr-un contract legal sau înţelegere informală.

- Un contract semnat între tine şi un client prin care vi se solicită construirea unei case, defineşte un proiect.

- O promisiune informală care vă face să instalaţi un nou pachet soft pe computerul colegului defineşte un proiect.

- Proiectele pot fi legate de afaceri sau sunt personale.

- Conducerea adunării generale a organizaţiei voastre este un proiect.

- Organizarea unei cine pentru 15 persoane este un proiect.

Nu contează care sunt caracteristicile proiectului vostru, îl definiţi prin aceleaşi trei elemente: rezultate, datele de început şi sfârşit şi resursele necesare. Informaţiile de care aveţi nevoie pentru a planifica şi conduce proiectul sunt aceleaşi cu toate că mijloacele şi timpul necesar pot fi diferite. Cu cât vă planificaţi şi vă conduceţi proiectul mai mult şi mai profund, cu atât este mai probabil succesul proiectului.