Extras din curs

Acest ghid se refera la analiza si proiectarea fluxurilor de munca si a proceselor care se manifesta în interiorul unei organizatii si între organizatii. Când începeti sa lucrati la un proiect Six Sigma, unul din primii pasi esentiali este definirea procesului cercetat. De asemenea, acest ghid va va ajuta sa definiti procesul de identificare a limitelor proiectului.

Ce este un proces organizational?

Procesul reprezinta un set de activitati masurate si structurate, conceput pentru a genera o anumita productie, pentru anumiti consumatori sau pentru o anumita piata. Acesta presupune o atentie deosebita acordata felului în care se lucreaza într-o organizatie. Procesul organizational reprezinta un set de sarcini relationate logic, realizate pentru atingerea rezultatului propus.

Procesele prezinta doua caracteristici importante:

1. au clienti (interni sau externi).

2. depasesc granitele organizationale în sensul ca se petrec în cadrul unei unitati sau între unitatile unei organizatii.

În general, procesele sunt identificate în functie de momentele de început si de sfârsit, de interfete, de unitatile organizationale implicate, si în special în functie de clienti. Procesele cu impact mare ar trebui sa aiba proprietari. Exemple de procese organizationale pot fi: dezvoltarea unui nou produs; comenzi catre furnizori; elaborarea unui plan de marketing; procesarea si plata unei despagubiri si asa mai departe.

Procesele le putem defini bazându-ne pe trei dimensiuni:

1. entitati. Procesele care au loc între entitatile unei organizatii: interorganizational, interfunctional, interpersonal.

2. obiecte. Procesele ce rezulta din manipularea obiectelor fizice sau informationale.

3. actvitati. Procesele pot implica doua tipuri de actvitati: manageriale (de exemplu, conceperea unui buget) si operationale (de exemplu, completarea comenzii unui cumparator).

Procesele organizationale si Six Sigma

Munca dintr-o organizatie se finalizeaza cu ajutorul unui proces sau a unei varietati de procese. Jucaria din plastic a unui copil este de obicei realizata printr-un proces de injectare a plasticului. Emiterea unei comenzi de achizitionare se finalizeaza printr-un proces de tranzactionare. Pentru ca procesele organizationale contin câteva etape importante, exista posibilitatea de întreruperi. De aceea, s-ar putea ca etapele sa nu se finalizeze la fel de fiecare data când este initializat procesul. Aceasta inconsecventa este numita variatie.

Unul din obiectivele principale ale efortului Six Sigma dintr-o companie este reducerea variatiei procesului, sau cu alte cuvinte, dezvoltarea unei abordari care sa micsoreze variatia si sa se concentreze preponderent pe proces, astfel încât sa se obtina aceleasi reazultate de-a lungul unei mari perioade de timp. Pentru reducerea variatiei procesului trebuie sa întelegeti mai bine ce este procesul si cum functioneaza. Maparea unui proces ajuta cunoscatorii Six Sigma sa identifice fluxul evenimentelor într-un proces, cât si intrarile (X) si iesirile (Y) în fiecare etapa. Partea cea mai usoara este definirea a ceea ce intra într-un proces si a rezultatelor dorite. Partea cea mai grea este descoperirea variabilelor care exista între intrari si iesiri, care mai poarta si numele de functii. Grafic, procesul arata ca în Figura 1.1.

De exemplu, daca privim variatiile din rezultatele productiei vom gasi multe functii sau variabile care influenteaza rezultatul final. Grafic va arata ca în Figura 1.2.