Instrumente software utilizate în managementul proiectelor

CAP I  INTRODUCERE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Intr-o lume din ce in ce mai orientata pe proiecte, promisiunea project management-ului de a imbunatati productivitatea este mult prea tentanta pentru a putea fi ignorata. Insa, pentru majoritatea companiilor, trecerea la o structura bazata pe management-ul de proiecte reprezinta o schimbare semnificativa, iar oamenii au tendinta de a opune rezistenta schimbarilor, indiferent de beneficiile pe care acestea le aduc. De aceea este nevoie de o serie de reguli si indrumari pentru ca o organizatie sa poata patrunde in sfera succesului.

Principala problema a proiectelor este aceea ca ele nu ajung sa fie terminate din cauza limitelor de timp, resurselor solicitate si a bugetelor depasite. O solutie pentru evitarea diverselor neajunsuri ce pot interveni in timpul derularii lucrarilor unui proiecte , o poate reprezenta spargerea acestora in proiecte mai mici, mai usor de gestionat, mai usor de supervizat . In acest fel termenele limita pot fi satisfacute datorita unor cerinte rezonabile de timp si efort. Pe termen lung, mai multe victorii mici vor avea un impact mai mare asupra organizatiei decat un succes rasunator care se lasa asteptat.

Proiectele de obicei sunt unice, au teluri bine definite ce trebuie atinse, contin activitati multiple ce trebuie coordonate si în final au un impact direct asupra business-ului. Cu toate astea exista o incertitudine permanenta cu care trebuie sa traim în lumea managementului de proiect, cu alte cuvinte un manager de proiect va trebui de multe ori va trebui sa faca compromisuri.

Putem întelege mai bine, daca ne gândim la cele trei mari componente cu care va lucra un manager de proiect: cost, timp si calitatea produsului. Daca vrem sa umblam la o componenta, vom afecta celelalte doua, de exemplu daca vrem sa terminam proiectul mai repede (timp), probabil va costa mai mult (cost) sau produsul nu va fi în parametri specificati (calitate). Desigur putem profita de aceste interdependente si sa gasim noi variante. Este foarte greu sa termini un proiect exact asa cum l-ai planificat, adica sa faci un produs în parametri specificati, la timp si sa te incadrezi în buget. Trebuiesc avute in vedere gestionarea cu responsabilitate a resurselor umane si materiale, prin o planificare riguroasa folosind toate mijloacele puse la dispozitie ( hard si soft ), prin analiza periodica asupra stadiului de realizare si a tolerantei admise in implementare, prin analiza de risc si minimizarea impactului acestora asupra derularii proiectului.

CAP.2  INSTRUMENTE SOFTWARE UTILIZATE

Sa ne focalizam insa atentia catre solutiile software pentru management proiectelor. O mare parte din activitatile pe care project managementul le implica pot fi automatizate. Tehnologia actuala ofera facilitati ca monitorizarea stadiului proiectelor, management-ul sarcinilor, administrarea fluxului de lucru si suportul pentru analiza resurselor. Sa nu uitam, insa, ca utilizarea unor noi tehnologii pentru a adauga inca un nivel de complexitate la un proiect deja complicat nu este cea mai buna idee. Tehnologia informatiei este cu atat mai alunecoasa cu cat se gaseste mereu in miscare, in schimbare, adaptandu-se continuu la provocarile de afaceri. Insa, pentru cei care reusesc sa o supuna prin management-ul de proiecte, ea poate oferi un real avantaj competitiv.

Un ajutor deosebit il ofera acum software-ul specializat (PRIMAVERA, MS Project fiind cele mai des utilizate) care poate sa faca o seama de replanificari si calcule cu dependente multiple, vis-à-vis de un "baseline" initial, pentru ca, nu-i asa, acela nu e un proiect adevarat care nu se modifica in anumite puncte.

CAP.3  APLICATIA MICROSOFT PROJECT

Aplicatia Microsoft Project este ajunsa la maturitate, in sensul ca au aparut o serie de versiuni ale acestei aplicatii. Constant imbunatatita, ea functioneaza pe placul asteptarilor multor companii. Ultima versiune aparuta este Microsoft Project 2007, si in continuare vom prezenta o serie de aspecte noi incluse in cadrul acesteia, aditionale celor deja existente in cadrul predecesorului ei, Microsoft Project 2003.

- management-ul timpului liber, o facilitate care permite utilizatorilor sa inteleaga si sa aiba control asupra timpului in care resursele angrenate in proiect pot fi folosite.

- Change Highlighting, permite utilizatorilor sa observe modul in care sunt afectate activitatile, respectiv resursele utilizate in urma unei schimbari in planul proiectului .

- Multiple Level Undo, o optiune foarte utila ce permite utilizatorului sa renunte la o schimbare facuta anterior, sau sa revina la acea schimbare, fie in cadrul interfetei grafice a programului, fie in cadrul cuprinsului proiectului.

- Crearea de rapoarte vizuale in MS Excel si MS Visio functie ce permite exportul datelor din Project in Excel,respectiv Visio, pentru a vizualiza datele proiectului sub forma diagramelor sau graficelor.

De asemenea remarcam un control mai bun asupra costurilor resurselor necesare fiecarei activitati, si o facilitate interesanta este aceea ca utilizatorului i se permite stabilirea unei limite de buget, lucru de o importanta deosebita in economia derularii unui proiect. Se promoveaza astfel un management mai riguros, orientat mai ales catre costuri.

Microsoft Project  Utilizare si mod de functionare

Este cunoscut faptul ca Project Manager-ul trebuie sa construiasca un plan pentru derularea activitatilor necesare realizarii proiectului, un plan cu ajutorul caruia sa putem coordona proiectul în asa fel încât sa realizam produsul la timp si în bugetul stabilit. Un proiect îl vom putea sparge în activitati elementare (operatiuni), care la rândul lor vor putea fi reprezentate vizual în Gantt-chart-uri.