Managementul Aprovizionării

1.1. Importanţa şi locul aprovizionării în activitatea întreprinderii.

Activitatea de aprovizionare a unităţilor economice este una din principalele în cadrul ei cu care se începe procesul de producţie şi asupra căreia se concentrează atenţia întreprinderii şi care necesită alocarea unor resurse financiare considerabile.

Managementul aprovizionării reprezintă activitatea prin care se asigură elementele materiale şi tehnice necesare producţiei, în volumul şi structura care să permită realizarea obiectivelor generale ale întreprinderii, în condiţiile unor costuri minime şi ale unui profit cât mai mare

La rândul său, Aprovizionarea reprezintă procesul de asigurare a întreprinderii cu resurse necesare la un preţ optim, în volumul necesar şi calitate corespunzătoare, la momentul potrivit şi cu servicii convenabile în scopul desfăşurării optime a procesului de producţie.

Etapele procesului de aprovizionare (lanţul aprovizionării) sunt următoarele:

1. Analiza ofertelor.

2. Alegerea furnizorilor.

3. Acceptarea ofertelor.

4. Negocierile.

5. Încheierea contractelor

6. Procurare (achiziţionare).

7. Organizarea transportului.

8. Recepţia şi stocarea mărfii.

9. Testarea mărfii.

10. Lansarea în producţie (alimentarea).

Schematic lanţul de aprovizionare este prezentat în figura 1.1.

Figura 1.1.

Lanţul de aprovizionare a întreprinderii

În practica economică se întâlnesc termeni apropiaţi după conţinut cu aprovizionarea, cum ar fi, achiziţionarea (cumpărarea) sau alimentarea.

Achiziţionarea, trebuie de menţionat, că are un conţinut mai restrâns, reprezentând doar o etapă a procesului de aprovizionare şi se caracterizează prin identificarea nevoilor, stabilirea mărimii acestora şi a momentelor de satisfacere şi este urmată de negocierea condiţiilor de livrare.

La rândul său alimentarea reprezintă doar faza finală a procesului de aprovizionare, care se desfăşoară în cadrul întreprinderii şi include deplasarea resurselor materiale din depozite la subdiviziunile de prelucrare sau consum.

Pentru a înţelege mai bine activitatea de aprovizionare considerăm important de a arăta elementele sale definitorii. Printre acestea se evidenţiază următoarele:

1. Preţ optim, care nu numaidecât trebuie să fie cel mai mic, deoarece acesta poate oferi şi o calitate mai mică. Preţul în procesul de aprovizionare este un factor important, de aceea unitatea economică îl poate negocia cu furnizorii, în special la comenzi mari făcute frecvent.

Există situaţii când nu trebuie ales furnizorul care oferă cel mai mic preţ, şi anume:

• la un preţ mai ridicat se pot oferi servicii post-vânzare mai bune;

• la un preţ mai ridicat se pot oferi facilităţi şi o calitate mai bună resurselor achiziţionate;

• furnizorul care oferă cel mai mic preţ nu întotdeauna poate fi credibil;

• furnizorul care oferă cel mai mic preţ poate să se afle la o distanţă mare de întreprindere, şi deci transportul devine mai costisitor, eliminând avantajul preţului mai scăzut.

• reciprocitatea părţilor în afaceri poate favoriza alţi furnizori, decât acei care oferă preţul cel mai mic.

Vorbind despre preţul optim trebuie de avut în vedere şi bonificaţiile de aprovizionare oferite de furnizori. Acestea sunt de următoarele patru tipuri: comerciale, cantitative, de numerar şi sezoniere.

Tabelul 1.1.

Tipuri de bonificaţii.

Tip de bonificaţie Bonificaţia bazată pe:

1. Comercială Poziţia firmei în canalul de distribuţie:

- producător

- comerciant en gros

- comerciant cu amănuntul

- consumator

2. Cantitativă Mărimea comenzii

3. Numerar Forma de plată

4. Sezonieră Timp de vânzare sezonier

2. Volumul necesar – reprezintă capacitatea furnizorului de livra cantitatea de resurse cerută de către beneficiar.

Scopul principal în asigurarea unui volum necesar de resurse este rotaţia acestora prin procurarea unor cantităţi adecvate. Pentru a atinge acest obiectiv întreprinderea, ce se aprovizionează, trebuie să calculeze cantitatea economică de comandat, care implică următoarele costuri:

a) Costul unităţilor de comandat într-un an, ce se determină după relaţia:

, unde:

D – cererea anuală;

c – costul unitar.

b) Costul depozitării anuale, care se calculează în felul următor:

, unde:

Q – cantitatea de stoc comandată;

Cdu – costul de depozitare unitar anual.

c) Costul de lansare a comenzii, se determină din relaţia:

, unde:

S – costul lansării pentru o singură comandă.

Din cele expuse mai sus reiese că costul total al volumul necesar de resurse reprezintă suma acestor costuri:

3. Calitatea corespunzătoare – presupune că resursele ce au fost achiziţionate trebuie să corespundă cel mai eficient cerinţelor procesului de producţie. Calitatea poate să fie nu cea mai bună, deoarece există întreprinderi care preferă resurse de „mâna a doua”. Tot în acelaşi timp trebuie de avut în vedere, că în unele cazuri calitatea mai înaltă decât cerinţele corespunzătoare conduc la cheltuieli nejustificate.

4. Momentul potrivit – presupune că cantitatea de resurse pentru beneficiar va sosi la termenul solicitat sau prevăzut în contract. Aici trebuie evidenţiate două aspecte:

- produsele solicitate de beneficiar nu trebuie să sosească înainte de termenul stabilit, deoarece poate provoca suprastocuri la depozitele întreprinderii şi deci aceasta va suporta cheltuieli suplimentare;

- produsele solicitate de beneficiar nu trebuie să sosească mai târziu de termen, deoarece poate aduce la întreruperi în procesul de producţie şi deci la pierderi neprevăzute.