Managementul Aprovizionării

Managementul aprovizionării reprezintă activitatea prin care se asigură elementele materiale şi tehnice necesare producţiei în volumul şi structura care să permită realizarea obiectivelor generale ale întreprinderii în condiţiile unor costuri minime şi a unui profit cât mai mare. În acelaşi cadru se include şi activitatea de cooperare sau colaborarea dintre întreprindere şi terţi pentru realizarea unor produse.

În raport cu achiziţionarea, aprovizionarea are un conţinut mai larg întrucât achiziţionarea este doar un moment al procesului complex de aprovizionare cu materiale şi echipamente tehnice.

Managementul desfacerii produselor reprezintă activitatea prin care se asigură vânzarea rezultatelor producţiei, această acţiune implică stabilirea căilor, formelor şi modalităţilor prin care urmează a fi vândute produsele fabricate, precum şi a pieţelor care pot constitui sfera de desfacere. Prin această activitate de desfacere (vânzarea lor) se încheie practic circuitul economic al întreprinderii.

Lewis şi England definesc termenul de cumpărare ca fiind un act comercial ce cuprinde:

- identificarea nevoilor;

- alegerea furnizorilor;

- negocierea preţului şi a altor tranzacţii de negociere;

- urmărirea comenzilor până la livrarea acestora.

În acelaşi sens Heinritz exprimă termenul de a cumpăra prin activitatea de procurare a materialelor de calitate în cantitatea dorită la un moment oportun, la un preţ bun şi de la o sursă bună.

Există şi autori care definesc activitatea de asigurare materială prin termenul de „logistică”, managementul aprovizionării şi desfacerii are in vedere probleme de antrenare-coordonare, previziune-programare-contractare, organizare, antrenare, derulare efectivă, urmărire, control, analiză şi evaluare.

Managementul aprovizionării se concretizează în asigurarea completă a unităţii economice cu resurse materiale şi tehnice corespunzătoare calitativ la locul şi termenele solicitate cu un cost minim.

Activităţile specifice managementului aprovizionării:

1. Identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi energetice necesare desfăşurării activităţii de ansamblu a unităţii economice.

2. Fundamentarea tehnico-economică a planului şi programului de aprovizionare materială şi energetică a unităţii.

3. Dimensionarea pe bază de documentaţie tehnico-economică a consumurilor materiale şi energetice.

4.Elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care contribuie la evidenţierea modului de folosire a resurselor.

5. Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a loturilor (a cantităţii de comandat).

6. Prospectarea pieţei interne şi externe de resurse materiale şi energetice în vederea depistării şi localizării surselor reale şi potenţiale de furnizori. Această acţiune presupune emiterea de cereri de ofertă, investigaţii la târguri şi expoziţii interne şi internaţionale, prospecte, pliante, alte surse de informaţii dar şi apelarea reprezentaţelor comerciale.

7. Alegerea resurselor materiale şi echipamentelor tehnice care răspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum prezintă cele mai avantajoase condiţii de livrare, reprezintă substituenţi suficienţi pentru materialele deficitare, scumpe care se asigură prin import.

8. Alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiţii economice şi asigură certitudine în livrările viitoare pe termen scurt sau lung. Criteriile semnificative sunt calitatea resurselor materiale, condiţiile de furnizare, distanţa de transport, forma de transport, nivelul preţului şi canalele de distribuţie folosite.

9. Elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse în raport cu piaţa de furnizare internă şi externă.

10. Testarea credibilităţii furnizorilor selectaţi în scopul evidenţierii probităţii morale, garanţiilor de care se bucură, seriozităţii în afaceri, responsabilitatea în respectarea obligaţiilor asumate şi nu în ultimul rând a solvabilităţii.

11. Negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi.

12. Urmărirea şi controlul derulării contractelor de asigurare materială, întocmirea fişelor de urmărire operativă a aprovizionării pe furnizori şi resurse.

13. Analiza periodică a stadiului asigurării materiale şi tehnice, a realizării programelor operative şi a planurilor de aprovizionare, a contractelor economice pe furnizori.

14. Asigurarea condiţiilor normale de primire-recepţie a loturilor de materiale sosite de la furnizori. Aceasta presupune amenajarea de spaţii speciale, dotate cu mijloace tehnice adecvate pentru descărcarea şi recepţia mărfurilor.

15. Stabilirea spaţiilor de depozitare, dotarea lor, efectuarea operaţiilor de dezambalare, înscrierea în evidenţă a intrărilor de resurse şi a celor de prevenire a sustragerilor dar şi securitatea împotriva incendiilor.

16. Organizarea raţională a sistemului de servire (alimentare) ritmică cu resurse materiale a subunităţilor de consum ale firmelor în strictă concordanţă cu cerinţele acestora şi cu programele de fabricaţie.

17. Controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective în raport cu limitele estimate pentru a evita consecinţele economice nefavorabile; suprastocarea sau lipsa de stocuri.

18. Urmărirea şi controlul utilizării resurselor materiale şi energetice pe destinaţii de consum, desfăşurarea acestei activităţi are ca scop prevenirea consumului peste limita stabilită prin calcule, a risipei pe timpul transportului şi a depozitării, a nerespectării disciplinei tehnologice.

19. Aplicarea unui sistem informaţional cuprinzător, simplu şi operativ care să permită evidenţierea clară a stării reale a procesului de asigurare materială, dar şi o evidenţa corectă a materialelor în orice moment.

20. Selectarea şi angajarea de pe principiul competenţei a persoanelor de specialitate în structura profesională specifică, formarea şi perfecţionarea lucrătorilor din sectorul de asigurare materială prin diferite forme de pregărire.