Managementul Electronic al Documentelor Contabile

DOCUMENTATIA – PROCEDEU AL METODEI CONTABILITATII. DOCUMENTELE

DE EVIDENTA.

Managementul financiar-contabil are rolul de a face legatura intre management si contabilitate.

Managementul financiar-contabil ofera informatiile necesare pentru realizarea lucrarilor de analiza

economico-financiara si pentru estimarea situatiilor financiare pe termen lung si scurt.

Managerul, pe baza informatiilor financiar-contabile prelucrate corespunzator nevoilor proprii, poate

sa evalueze si sa administreze eficient resursele (resurse financiare, materiale si umane) de care dispune

firma in vederea realizarii obiectivelor si strategiilor stabilite pentru dezvoltarea si consolidarea activitatii

firmei.

Contabilitatea manageriala este orientata catre persoanele din interiorul firmei (manageri, specialisti

etc.) iar rapoartele nu au o forma standardizata, ci sunt intocmite in functie de cerintele utilizatorilor.

Contabilitatea financiara este orientata catre persoanele din exteriorul firmei (actionari, banci etc), iar

informatiile sunt furnizate sub forma unor rapoarte standardizate, cum ar fi : bilantul contabil, contul de

rezultate, fluxul de numerar s.a.

1.1 Definitia clasificarea si importanta documentelor

Primul procedeu utilizat în metoda contabilitatii este observarea, care presupune constatarea

fenomenelor exprimate valoric, în vederea înregistrarii lor.

Informatiile primare culese sunt consemnate, transpuse în purtatorii de informatii primari, adica în

documente justificative primare.

De altfel, documentatia este unul dintre procedeele metodei contabilitatii în virtutea careia orice

operatie economico-financiara este consemnata scriptic în conturi, numai daca, în prealabil, fusese

consemnata într-un document sau act scris.

Documentele sunt actele scrise întocmite cu prilejul efectuarii operatiilor economico-financiare,

pentru a servi ca dovada a înfaptuirii lor si ca mijloc de fundamentare a înregistrarilor contabile.

Documentatia primara comporta totalitatea actelor scrise în care se consemneaza, pentru prima data,

operatii economico-financiare.

Un act scris are calitatea de document daca îndeplineste conditiile:

- Dovedeste efectuarea unei anumite operatii;

- Contine descrierea detaliata si completa a operatiei: calitativ,

- Cantitativ si valoric;

- Contine confirmarea realitatii si exactitatii operatiei, prin semnaturile persoanelor

participante.

Înregistrarile contabile se efectueaza numai pe baza de documente.

Clasificarea documentelor

a. Dupa numarul operatiilor consemnate:

- documente primare (singulare), în care se consemneaza, pentru prima data, o singura

operatie economico-financiara efectuata; chitanta, bonul de consum etc.;

- documente centralizatoare (cumulative), în care se consemneaza mai multe operatii

economico-financiare similare: centralizatorul bonurilor de consum, recapitulatia

marfurilor intrate, recapitulatia marfurilor iesite etc.; documentele centralizatoare

însumeaza mai multe documente primare.

b. Dupa modul de întocmire:

originale: primul exemplar;

copii: celelalte exemplare obtinute la indigo sau xerox;

duplicate: copii conforme cu originalul, care au calitatea de original, dar numai în lipsa

originalului; se elibereaza de emitent când originalul este pierdut sau distrus.

c. Dupa natura operatiilor la care se refera:

- documente de dispozitie, prin care se dispune sau se aproba executarea unei operatii

economico-financiare: comanda data de client furnizorului, ordinul de plata dat bancii de

o întreprindere pentru achitarea unei sume din disponibilul propriu etc.;

- documente de executie, prin care se confirma executarea unei operatii economicofinanciare:

factura (în care se consemneaza vânzarea de produse, de lucrari executate sau

de servicii prestate), chitanta (în care se consemneaza încasarea unei sume de bani),

chitanta fiscala etc.;

- documente combinate (mixte) care contin atât dispozitia de executare, cât si confirmarea

executarii operatiei: bonuri de consum (prin care se dispune magazinului sa elibereze

materiale si, concomitent, delegatul sectiei primitoare confirma receptia lor), dispozitia de

livrare, aviz de expediere etc.;

- documente contabile, care se întocmesc în cadrul serviciului de contabilitate, în vederea

înregistrarii operatiilor economico-financiare: Registrul-jurnal, Registrul-inventar,

Registrul Cartea mare.

d. Dupa locul de întocmire:

- Documente interne, cele întocmite în cadrul unitatii si care circula fie în interiorul ei

(bonul de consum, statul de salarii etc.), fie în afara ei (factura pentru produse livrate,

cecul de numerar etc.);

- Documente externe, cele întocmite în alte unitati si intrate în întreprindere; comanda

primita de la client, factura pentru materiale aprovizionate, extrasul de cont primit de la

banca etc.;

e. Dupa regimul de tiparire si utilizare:

documente cu regim special, cele tiparite, completate, utilizate, pastrate si arhivate pe baza de

dispozitii legale, speciale; sunt înseriate si numerotate, au imprimata mentiunea cu regim

special si se tin în evidenta si se justifica ca formulare atât cele utilizate, cât si cele

neutilizate, de exemplu, chitanta, factura, chitanta fiscala etc.

documente fara regim special, cele care nu necesita o evidenta aparte, ci se întocmesc

respectându-se normele generale de întocmire si circulatie a documentelor, de exemplu,

fisa mijlocului fix, fisa de magazie, jurnalul pentru cumparaturi, jurnalul pentru vânzari

etc.

Structura documentelor

Orice document poate fi un act justificativ, daca contine elementele:

- denumirea;

- numarul de ordine;

- denumirea unitatii emitente;

- data întocmirii si locul emiterii;

- descrierea operatiei pe care o consemneaza, si anume: natura operatiei, mijloacele

economice care au format obiectul ei, indicatorii cantitativi si valorici aferenti,

semnaturile persoanelor care au participat la efectuarea operatiei (documentele referitoare

la plati trebuie sa fie vizate pentru control preventiv de contabilul sef si aprobate de

conducatorul unitatii).

Intocmirea si circuitul documentelor

Întocmirea documentelor are loc în conformitate cu normele metodologice privind contabilitatea

unitatilor economice, elaborate de Ministerul Finantelor, iar circuitul lor este stabilit pe baza de indicatii de

utilizare a formularelor tipizate, date de acelasi minister.

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneala, cu pasta, cu creion chimic, cu masina de scris

sau alte mijloace fara stersaturi sau razaturi, erorile corectându-se prin taierea cu o linie a textului sau cifrei

gresite si scrierea deasupra a textului sau cifrei corecte.

Asigurarea circulatiei rationale si unitare a actelor justificative se face de contabilul sef, care

întocmeste graficul circulatiei.

Graficul trebuie sa asigure o rezolvare exacta a operatiilor consemnate în documente si o circultie

operativa a acestora pentru evitarea stationarii nejustificate la unele servicii.

Documentele se întocmesc într-un anumit numar de exemplare, care urmeaza un anumit circuit, pâna

la arhivarea lor.

Tipizarea documentelor

Înseamna crearea de formulare tip pentru operatii economico-financiare asemanatoare. Adica, o

anumita operatie nu se poate consemna decât într-un formular care are o forma, o structura, un circuit si un

mod de completare stabilite cu precizie prin dispozitii legale. De exemplu, pentru încasarile de numerar

efectuate de orice unitate se utilizeza o chitanta tip. Avantajele tipizarii sunt:

- faciliteaza întocmirea, verificarea si înregistrarea documentelor;

- asigura o forma, structura si circuit rationale;

- permite mecanizarea lucrarilor de întocmire si de prelucrare a documentelor.

Verificarea documentelor

Comporta forma, calculele si fondul operatiei consemnate în document.

Verificarea formei – consta în a cerceta daca s-a utilizat formularul corespunzator operatiei

consemnate, daca au fost întocmite toate exmplarele, daca s-au completat toate rubricile, daca contine

semnaturile participantilor la întocmire etc.

Verificarea calculelor – consta în a constata daca nu cumva s-au strecurat erori la scrierea

sumelor si la efectuarea calculelor.

Verificarea fondului – se refera la realitatea, necesitatea, oportunitatea si legalitatea

operatiei, adica operatia trebuie sa existe în realitate, sa fie utila unitatii, sa aiba loc la momentul potrivit si sa

fie efectuata cu respectarea dispozitiilor legale.

Verificarea de fond – o face contabilul sef, cu prilejul aplicarii vizei de control financiar

preventiv si conducatorul unitatii, cu prilejul aprobarii documentului.

Corectarea documentelor

Corectarea o poate face numai emitentul, care certifica operatiunea, datând-o si semnând.

Daca eroarea s-a constatat dupa ce documentul a fost vizat pentru control financiar

preventiv, corectura se va face asa cum s-a aratat la început si se va prezenta din nou contabilului sef pentru

viza.

Documentele prin care se consemneaza operatii banesti si care contin erori nu se pot corecta,

ci se anuleaza, emitându-se în locul lor altele corect întocmite (de exemplu: chitante, cecuri etc.),

exemplarele anulate pastrându-se în carnetele respective.