Managementul Proiectelor

- MANAGEMENTUL PROIECTELOR

- Inginerie Economică

- Proiect = Proces unic constând într-un ansamblu de activități coordonate, cu date de început și sfârșit, realizat pentru atingerea unui obiectiv corespunzător unor cerințe specifice și care include constrângeri de timp, cost și resurse.

- Atributul de temporar atesta ca realizarea proiectului se desfășoară într-o perioadă de timp, având o data de început și una de sfârșit bine definite.

- Se consideră ca un proiect a ajuns la final dacă obiectivele au fost atinse satisfăcător, dacă se consideră că obiectivele nu mai pot fi atinse sau daca oportunitatea realizării proiectului nu mai este prezentă.

- Atributul de unic atestă ca produsul se realizează într-o manieră unică, diferită de a altora, chiar daca aceste alte produse sunt din aceeași categorie (domeniu) cu produsul vizat.

- Definiţie şi scop

- Managementul proiectelor sau organizarea şi conducerea proiectelor, se ocupă de planificarea, coordonarea şi controlul activităţilor diverse şi complexe din cadrul proiectelor.

- Caracteristica comună a majorităţii proiectelor este prezenţa în pregătirea şi realizarea lor a elementelor de risc şi incertitudine. Funcţia managementului proiectelor este de a prognoza cât mai multe pericole şi probleme ce pot apărea şi de a planifica, organiza şi controla activităţile astfel încât proiectul să poată fi realizat cu succes.

- Principalii paşi în planificarea proiectelor

Pasul Metoda de realizare

1. Definirea obiectivelor:

-tehnice

-financiare

-de programare în timp Studiu de fezabilitate având ca rezultat o specificaţie tehnică

Estimarea costurilor pentru soluţia tehnică propusă, având ca rezultat un buget al proiectului

Evidenţierea derulării proiectului pe o diagramă. Duratele activităţilor se pot determina din experienţa unor proiecte trecute

2. Împărţirea proiectului în părţi ce pot fi organizate şi conduse Pregătirea listei activităţilor necesare şi a departamentelor sau organizaţiilor responsabile

3. Decizia la nivel de detaliu privind ceea ce trebuie făcut şi în ce succesiune Folosirea diagramelor tip bară pentru proiectele simple sau a analizelor tip reţea pentru proiectele capitale sau complexe

4. Estimarea duratelor fiecărei activităţi Considerarea timpului necesar derulării unei anumite activităţi. Nu se iau în considerare resursele la nivelul acestui pas.

5. Utilizarea duratelor activităţilor pentru estimarea duratei proiectului şi a importanţei fiecărei activităţi pentru obiectivele proiectului legate de timp Utilizarea diagramelor tip bară pentru proiectele simple şi a analizelor tip reţea pentru proiectele complexe. Dacă rezultatele nu sunt acceptabile, se pot face schimbări în estimări sau în obiectivele legate de durată

6. Punerea de acord a programului cu resursele ce pot fi procurate Alocarea resurselor având în vedere diagramele tip bară pentru proiectele mici şi analizele tip reţea pentru proiectele capitale sau complexe. Este benefică utilizarea calculatorului în al doilea caz

7. Atribuirea sarcinilor participanţilor la proiect Este necesară cunoaşterea individuală a fiecărui participant în proiect din punctul de vedere al competenţei tehnice, al vitezei de lucru, al calităţii muncii pe care o depune şi al altor calităţi speciale

- Categorii de proiecte pentru care se pot utiliza tehnicile şi metodele folosite de managementul proiectelor

- Proiecte industriale pentru construcţii civile, clădiri, producerea, transportul şi distribuţia energiei, petrochimie, mine şi cariere, etc. Comun acestor proiecte este faptul că, în faza de realizare, ele trebuie conduse de la faţa locului, pe amplasamente aflate la distanţă faţă de sediul antreprenorului. De asemenea, aceste proiecte implică deseori investiţii de capital foarte mari, ceea ce face necesară urmărirea riguroasă a desfăşurării proiectului, a cheltuielilor care se fac şi a calităţii lucrărilor.

- Proiecte de fabricaţie au ca scop realizarea unor echipamente sau a diverselor produse. Desfăşurarea lor are loc într-o fabrică, de cele mai multe ori acolo unde îşi are sediul promotorul proiectului. Aceste proiecte permit organizarea şi conducerea lor de la faţa locului. Pot ridica probleme de comunicare atunci când realizarea unui echipament sau a unei instalaţii este promovată de un grup de firme. De asemenea pot implica activităţi în afara sediului, în etape ca instalarea, punerea în funcţiune şi pregătirea personalului unu client care achiziţionează echipamentul sau instalaţia.

- Categorii de proiecte pentru care se pot utiliza tehnicile şi metodele folosite de managementul proiectelor

- Proiecte de restructurare - sunt în general proiecte ce nu au ca rezultat un produs sau o construcţie nouă. Un exemplu ar fi introducerea într-o firmă a unei reţele de calculatoare.

- Proiecte de cercetare – solicită fonduri băneşti ridicate, se desfăşoară de-a lungul mai multor ani şi se pot încheia cu rezultate spectaculoase, surprinzătoare sau dezamăgitoare. Sunt proiecte cu un grad de risc ridicat, ele încercând să lărgească limitele cunoştinţelor la un moment dat. Activitatea de cercetare s-ar putea să nu se preteze în toate cazurile tehnicilor de management al proiectelor, ea având deseori un scop final greu de precizat de la început.

- Obiectivele proiectelor

- Performanţă şi calitate. Rezultatul final trebuie să corespundă scopului propus. În acest sens, standardele de calitate joacă un rol important.(ISO 9000)

- Încadrarea în bugetul alocat. Neîncadrarea în buget poate conduce la reduceri ale profitului şi la rate de eficienţă mai scăzute ale investiţiei. Sunt cazuri în care nu se urmăreşte un profit, cum ar fi proiectele finanţate şi realizate de organizaţii la nivel naţional sau de administraţiile locale, dar pentru care trebuie acordată o atenţie deosebită încadrării în bugetul alocat.

- Încadrarea în durata de realizare. Trebuie urmărit ca toate etapele proiectului să se încheie la momentul prevăzut, pentru a permite încheierea proiectului la sau înaintea datei prestabilite. Dacă se depăşeşte durata de realizare pot apărea două aspecte negative: se depăşeşte, cu mare probabilitate bugetul alocat şi se afectează planificarea resurselor pentru următorul proiect.

Obiectivele sunt corelate între ele şi se poate prezenta un triunghi al obiectivelor. În unele situaţii, anumite priorităţi pot face ca unul sau altul dintre aceste obiective să capete o importanţă mai mare decât celelalte. Importanţa organizării şi conducerii proiectelor este confirmată şi de existenţa asociaţiei “ International Association of Project Management”

- Obiectivele trebuie sa îndeplineasca urmatoarele criterii regasite sub acronimul SMARTER:

- Sa fie specifice – usor de înteles, legat de ceea ce se doreste sa se obtina prin proiect;

- Sa fie masurabile – în termeni de calitate, cantitate; sa se exprime în cifre, procente;

- Sa fie aprobate – un obiectiv care nu a fost aprobat de catre finantator sau client risca sa conduca proiectul spre esec.

- Sa fie realiste, posibil de atins – sa existe capacitatea de a le atinge; factorii externi si interni sa permita realizarea lor;

- Timp finit – sa se specifice intervalul de timp în care se asteapta realizarea lor;

- Evaluate – evaluare a gradului de atingere a obiectivelor;

- Revazute – pot fi revizuite, redefinite.

- Practica demonstrează, ca tocmai lipsa unor obiective clar definite, operaționale, cuantificabile și controlabile determină adesea încadrarea greșită a sarcinii de lucru în categoria de proiect, direcționarea greșită a proiectului sau eșecul acestuia. Pentru a evita apariția unor astfel de riscuri trebuie scoase din calcul obiectivele care nu îndeplinesc aceste criterii.

- Managementul timpului se defineşte ca ansamblul de procese de monitorizare a timpului în cadrul unui proiect.

- Aceste procese nu se desfasoara distinct, secvential, ci interactioneaza între ele, se suprapun partial si nu de putine ori se reiau. Aceste procese sunt:

- definirea activitatilor;

- înlantuirea activitatilor;

- estimarea duratelor de realizare a activitatilor;

- programarea activitatilor;

- controlul programarii activitatilor.