Managementul Proiectelor

Curs 1

Introducere în Managementul Proiectelor (MP)

“Succesul reprezinta realizarea progresiva a unui SCOP bine stabilit.”

Cuvinte cheie: proiect, subproiect, program, managementul proiectelor, studiu de fezabilitate, operatie, obiectiv, scop, SMART

1. Importanta Managementului Proiectelor si concepte ale MP

Odata cu dezvoltarea tehnologiilor avansate, managementului informatiei si mijloacelor de comunicare, un loc tot mai important începe sa-l ocupe desfasurarea activitatii unei firme/asociatii/institutii pe baza de proiecte. În prezent, se considera ca 50 % dintre activitatile companiilor mari sunt conduse dupa principiile impuse de managementul proiectelor. De asemenea, institutiile publice sau private, ca si organizatiile non-guvernamentale au început diverse proiecte atât la nivel national, cât si international. Se pot realiza proiecte în orice domeniu de activitate (sanatate, economie, politica, informatica, drept etc.)

Managementul proiectelor poate fi perceput ca o stiinta, ca o arta sau ca o tehnica, prin care se realizeaza un anumit scop. Odata cu revenirea României la economia de piata, s-a simtit tot mai mult necesitatea de a realiza proiecte veritabile, de a realiza cât mai structurat si de a justifica cererile pentru schimbare, pentru îmbunatatire sau finantare a ceva deja existent sau propus a se înfiinta. De multe ori însa, proiectele înseamna pentru unele persoane doar o cerere pentru finantare, în special de la o sursa externa, pe cât posibil nerambursabila. Aceasta este si o prima greseala în întelegerea managementului proiectelor si de multe ori aceste proiecte sunt respinse de la început. De aceea, se impune ca persoanele care se implica într-un proiect sa cunoasca foarte bine care sunt obiectivele si scopurile unui proiect si cum ar putea acesta sa contribuie la realizarea obiectivelor programului din care face parte proiectul respectiv.

Programul poate reprezenta o strategie locala, nationala sau internationala; acesta se transpune în realitate prin proiecte si se deruleaza de regula pe parcursul mai multor ani. Ex. de programe: PHARE (având finantare de la Uniunea Europeana, unul din cele mai cunoscute programe, creat în 1989, la început pentru Polonia si Ungaria), un program de informatizare, FIDEL (prin care s-au alocat fonduri de investitii pentru dezvoltarea economica locala), programul pentru îmbunatatirea managementului universitar, programul de actiune comunitara din domeniul sanatatii publice (2003-2008), programe de cercetare-dezvoltare si de stimulare a inovarii etc.

Deseori se înregistreaza unele confuzii în definirea proiectului, a planului de afaceri sau a unui studiu de fezabilitate. Prezentam, în continuare, câteva din definitiile date acestor termeni.

Proiect – “ceea ce intentionam sa facem”. (Larousse)

“scopul pe care îl urmarim, imaginea pe care ne-o formam despre ceea ce vom întreprinde si mijloacele pe care le vom folosi” (Le Robert)

“un efort pe termen limitat cu scopul de a crea un produs sau un serviciu nou” (Institutul de Managementul Proiectelor)

“un set de activitati integrate, menite sa atinga un obiectiv prestabilit, într-o perioada de timp determinata si urmând un plan de actiune stabilit” (OECD)

Proiectele sunt asadar activitati unice, complexe, care au anumite obiective, având un grad ridicat de noutate, o limita de timp pentru realizarea lui si care necesita structuri organizatorice si metode speciale. Obiectivul urmarit îl reprezinta crearea unui valori noi (produs/structura/serviciu/idee etc.)

Obiectiv - un rezultat scontat ce trebuie obtinut în efortul de atingere a scopului proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei. Este necesar ca obiectivele sa fie cuantificabile si sa se stabileasca limite de timp pentru atingerea lor.

Scop – rezultatul favorabil ce se asteapta de la un proiect, nefiind necesar ca acesta sa fie cuantificabil.

Operatie – o activitate primara cu caracter de rutina

Plan de afaceri

Are rolul de a scoate în evidenta situatia organizatiei la un moment dat, precum si a mediului concurential în care îsi desfasoara activitatea.

Studiu de fezabilitate

Are rolul de a justifica necesitatea/oportunitatea punerii în practica a unei idei sau a continuarii ei, luându-se în calcul o mare diversitate a formelor sale de implementare si a mediilor favorabile/ostile proiectului respectiv.

Program – grup de proiecte conduse coordonat, pentru a obtine beneficii care nu ar rezulta daca ele ar fi conduse separat.

Managementul proiectelor (project management) – cuprinde structurile organizatorice necesare derularii proiectelor la nivelul organizatiei, organizarea interna a proiectului si corelatiile dintre acestea. Este în acelasi timp si un concept integrat de conducere. Managementul proiectelor presupune aplicarea constienta a unui set coerent de principii, reguli, cunostinte, metode, tehnici, instrumente utilizate în planificarea, organizarea, conducerea si controlul unui proiect.

Conceptia integrata asupra managementului proiectelor ia în considerare 4 elemente de baza ale unui proiect:

- Timpul

- Bugetul (resurse) – oameni, tehnologii, bani

- Calitatea (o anumita tehnologie, performanta, anumite caracteristici ale unui produs)

- Asteptarile participantilor (finantatori, membrii echipei de proiect, managerul de proiect, beneficiari, stakeholderii - cei implicati în realizarea proiectelor – angajati, actionari, furnizori, organisme de interes public etc.)