Managementul Proiectelor

Capitolul 1 - Noţiuni introductive

1.1. Utilitatea cursului

1.2. Ce este un proiect? Definiţie şi caracteristici ale proiectelor

1.3. Program. Diferenţierea program - proiect

1.4. Managementul de proiect

1.1. Utilitatea cursului

V-aţi gândit vreodată că în viaţa de zi cu zi fiecare dintre noi este, de fapt, un manager de proiect? Fără să ne dăm seama că este vorba despre management de proiect, derulăm în viaţa noastră de zi cu zi (sau ceva mai rar) proiecte mai mult sau mai puţin complexe. De exemplu: planificarea vacanţei, cumpărăturile pe care trebuie să le facem sau chiar curăţenia în apartament.

Gestionarea unui proiect poate să pară o sarcina dificilă, oarecum specializată, ce necesită unanumit grad de expertiză, cunoştinţe şi abilităţi. Poate să pară greu de înţeles, de realizat şi de finalizat. Totuşi, aşa cum am arătat mai sus, oricare dintre noi este, într-un anume fel, un manager de proiect cu norma întreagă în viaţa de fiecare zi. Este foarte adevărat în acelaşi timp că proiectele la care lucrăm în cadrul unei organizaţii, de exemplu, sunt mult mai complexe şi necesită un nivel mai ridicat de cunoştinţe şi abilităţi pentru a le putea concepe şi desfăşura.

Prin acest curs ne propunem să evidenţiem câteva aspecte practice, metode şi instrumente care pot face viaţa managerului de proiect mai uşoară. Acest suport de curs oferă informaţii despre caracteristicile unui proiect, noţiunea de management de proiect, funcţiile managementului de proiect, ciclul de viaţă al unui proiect – fazele prin care trece un proiect pentru a-şi îndeplini obiectivele, precum şi activităţile şi sarcinile ce revin unui manager de proiect şi echipei sale în fiecare dintre fazele proiectului. De asemenea, evidenţiază diferenţa dintre program şi proiect, prezintă paşii ce trebuie urmaţi în vederea obţinerii unei finanţări nerambursabile, relaţia dintre finanţator şi coordonatorul/managerul de proiect, punctează importanţa echipei în buna desfăşurare a unui proiect, prezentând, totodată şi elemente legate de riscurile ce pot apărea în cadrul unui proiect şi modalităţi de gestionare a lor.

1.2. Ce este un proiect? Definiţie şi caracteristici ale proiectelor

Cuvântul „proiect” derivă de la cuvântul latin „projicere” = „a arunca înainte”.

Aşadar proiectul este un proces ce presupune:

- un punct de plecare de la care cineva “aruncă” ceva “înainte” spre o anumită ţintă.

Pornind de la aceste repere esenţiale, se pot identifica următoarele trăsături ale unui

proiect:

- are scop – scopul este rezolvarea unei probleme identificate sau schimbarea unei

situaţii problematice

- este realist – scopurile trebuie să fie posibil de îndeplinit

- este unic – reprezintă o soluţie specifică la o problemă specifică, într-un anumit context

- este limitat în timp şi spaţiu - are un început şi un final bine definite şi se desfăşoară

într-un spaţiu concret

- este complex: implică variate abilităţi de planificare şi implementare, diverşi parteneri

sau susţinători, implică un număr de activităţi, evenimente şi sarcini

- este colectiv – este derulat de o echipă şi ţinteşte la binele unei colectivităţi

- este o aventură - implică risc şi incertitudine

- poate fi evaluat - conţine obiective măsurabile care pot fi evaluate; astfel se poate

aprecia dacă am făcut ce ne-am propus, la calitatea dorită

- are un anumit grad de autonomie faţă de activităţile curente ale organizaţiei

- are un ciclu de viaţă determinat, compus din mai multe etape obligatorii, denumite

astfel: identificarea, analiza, formularea proiectului, pregătirea acestuia, evaluarea

preliminară a proiectului, angajarea finanţării, implementarea, monitorizarea şi evaluarea

finală a rezultatelor proiectului

Prin urmare, un proiect este:

- un efort concret, practic, orientat spre un rezultat;

- direcţionat spre soluţionarea unei probleme sau chestiuni relativ complexe;

- activitate cu obiective clare şi rezultate anticipate;

- limitat atât de timp cât şi de resursele financiare, tehnice şi umane;

- planificat din timp şi evaluat la sfârşit.

Sintetizând elementele sale caracteristice, proiectul poate fi definit astfel:

! Definiţie: PROIECTUL reprezintă un set de activităţi desfăşurate într-o perioadă de timp determinată, planificate şi controlate şi care au drept scop producerea unei schimbări în bine a situaţiei beneficiarilor organizaţiei

Resurse. Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispoziţie anumite resurse. Din punct de vedere calitativ şi cantitativ, la conceperea proiectului s-a considerat că, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului. lată cele mai importante resurse care stau la îndemâna unui manager:

- Resurse umane (echipa de proiect),

- Resurse materiale (echipamente şi bunuri),

- Resurse informaţionale (informaţiile, cunoştinţele cu privire la tema abordată, etc),

- Resurse financiare (bugetul alocat),

- Timp

Resursele sunt atât o sursă de putere cât şi de constrângere. Adesea, ele funcţionează

alternativ - dacă aveam timp, nu aveam nevoie de atâţia oameni; dacă aveam informaţii, nu era nevoie de atâţia bani.

Pentru implementarea proiectului este necesară alegerea unei strategii care să dezvolte la maximum capacitatea echipei care îl gestionează sau implementează, de utilizare a competenţelor, cât şi a spiritului de echipă, prin responsabilitatea faţă de un obiectiv comun şi necesitatea de a lucra împreună cu randamentul optim.

Toate proiectele trebuie să respecte un set de reguli de bază, cu toate că sunt confruntate, pe toată durata lor de viaţă, cu evenimente aleatorii, ca, de exemplu, unele schimbări în politica economică la nivel naţional, care pot constitui factori de risc pentru realizarea acestora şi, prin urmare, necesită măsuri corective suplimentare.

Iată mai jos câteva exemple de proiecte:

• lansarea pe piaţă a unui nou produs sau serviciu;

• campanie de informare a tinerilor cu privire la consecinţele fumatului;

• organizarea unui festival de film studenţesc;

• crearea şi lansarea unui nou site web adresat tinerilor;

• ocuparea unei nişe noi pe piaţă;

• modernizarea unei întreprinderi;

• construirea sau modernizarea unui spital;

• modificarea organigramei sau schimbarea stilului de lucru într-o organizaţie;

• implementarea unui nou sistem informaţional într-o organizaţie;

• construirea unui obiectiv (clădire, centrală electrică, autostradă, cale ferată, baraj);

• derularea unei campanii electorale;

• schimbarea grilei de programe la un post de televiziune;

• realizarea unui film;

• activitatea de cercetare cu un obiectiv bine delimitat (în domeniul ştiinţelor socio-umane sau în domeniul ştiinţelor exacte);

• punerea pe picioare a unei întreprinderi agricole sau zootehnice;

• înfiinţarea unui ziar;

• modernizarea procesului educaţional într-o universitate.

Trebuie menţionat că finanţarea proiectelor poate fi internă – organizaţia are resurse

suficiente sau externă – organizaţia aplică pentru obţinerea unei finanţări din exterior.

Proiectele care primesc finanţare, mai ales cele care primesc finanţări nerambursabile, sunt proiecte nonprofit. Există, însă, proiecte care sunt gândite de la bun început în acest sens – al generării de profit, acest tip de proiecte fiind specific mediului de afaceri, dar nu numai.