Managementul Proiectelor

Capitolul 1

CICLUL DE VIAŢĂ AL PROIECTULUI

Acest capitol descrie semnificaţia termenului "proiect" şi furnizează o privire de ansamblu asupra metodelor managementului ciclului de viaţă al proiectului prin prezentarea diferitelor faze şi etape din ciclul de viaţă al unui proiect.

Parametrii proiectului

 Proiectul este o succesiune de activităţi desfăşurate într-o perioadă limitată de timp cu scopul de a obţine un rezultat punctual în condiţiile încadrării în consumul de resurse prevăzut.

Parametrii unui proiect sunt: cadrul temporal, resursele şi rezultatul.

Cadrul temporal. Un proiect este implementat într-o perioadă de timp stabilită. Cu alte cuvinte, are un început şi un sfârşit care reprezintă limitele între care rezultatul trebuie realizat.

Resursele. Resursele puse la dispoziţia unui proiect sunt stabilite în prealabil. Resursele sunt măsurabile în bani şi alcătuiesc bugetul unui proiect. Resurse pot fi oamenii, echipamentele, locaţiile sau alte obiecte cu valoare materială.

Rezultatul. Identificarea rezultatului aşteptat al unui proiect este cel de al treilea parametru limitativ. Rezultatul este descris de scopul şi efectele unui proiect. Descrierea trebuie să fie cât mai precisă cu putinţă, adică trebuie să conţină atât indicatori ai schimbărilor calitative, cât şi ai celor cantitative.

Este important să facem disticţia dintre program şi proiect.

Un program este o măsură luată de Comisia Europeană în favoarea unei ţări sau a unui grup de ţări beneficiare care va fi tradusă printr-un număr de activităţi ce vor fi realizate pe baza unui angajament financiar suportat din bugetul Comisiei Europene. Un program este subiectul unui memorandum financiar individual şi vizează implementarea ajutorului din partea Comisiei Europene într-un anumit domeniu.

Un proiect, în acest context, este primul nivel de subdiviziune al unui program şi conţine de obicei mai multe sub-proiecte.

Ciclul de viaţă al proiectului

Ciclul de viaţă al proiectului reprezintă o secvenţă de acţiuni alcătuind trei etape principale:

(1) etapa planificării strategice;

(2) etapa implementării;

(3) etapa evaluării.

Etapele ciclului de viaţă al proiectului permit dezvoltarea proiectelor după o metodă structurată şi pe baza unei informări prealabile, în acord cu toţi deţinătorii de interese relevanţi.

Deciziile cheie, cerinţele informaţionale şi rezultatele concrete sunt definite la sfârşitul fiecărei acţiuni şi a fiecărei etape. Etapele sunt progresive, ceea ce înseamnă că fiecare etapă trebuie încheiată înainte de demararea celei următoare. Astfel, dacă apar probleme care nu fuseseră prevăzute anterior, acestea pot fi identificate, iar consecinţele lor asupra etapelor următoare pot fi luate în calcul. De exemplu, dacă intervin schimbări politice sau economice semnificative în timpul etapei de planificare strategică, trebuie facută o evaluare a impactului pe care acestea l-ar putea avea asupra etapei de implementare. Dacă se impun, pot fi făcute astfel schimbări în următoarea etapă.

Fiecare etapă din ciclul de viaţă al unui proiect include un număr de faze, a căror parcurgere este necesară pentru terminarea etapei respective.

Etapa planificării strategice

Programarea. În faza programării sunt definite la cel mai înalt nivel politicile, priorităţile şi obiectivele generale. Este faza în care sunt precizate mai degrabă aspiraţii, decât activităţi concrete.

Identificarea. În faza identificării sunt dezvoltate idei, în colaborare cu beneficiarii şi cu alte părţi interesate. Analiza de grup a contextului, a problemelor şi analiza riscurilor sunt efectuate în această fază.

Formularea. În faza formulării, ideile selectate sunt adaptate ca programe şi/sau proiecte concrete.

Finanţarea. În faza finanţării cerinţele financiare ale proiectului sunt definite şi comparate cu fondurile puse la dispoziţia proiectului respectiv.

Pană la sfârşitul etapei de planificare strategică, proiectele sunt definite şi resursele financiare aprobate.

Etapa de implementare

În faza lansării este esenţial ca toate pregătirile necesare pentru demararea unui proiect sau program să fie încheiate - termenii de referinţă trebuie elaboraţi, ofertarea să fie terminată, membrii echipei selectaţi, contractele încheiate, iar mediul necesar implementării proiectului trebuie să fie deja pregătit (marketingul proiectului).

În faza implementării, lucrările sunt efectuate, iar progresul lor este monitorizat şi evaluat în raport cu planificarea iniţială. Dacă apar abateri sau schimbări faţă de planul stabilit, este nevoie de o descriere clară a acestora. Dacă este necesar, proiectul poate fi reorientat sau modificat pentru a se adapta condiţiilor schimbate.

Etapa de evaluare

Evaluarea proiectelor este necesară nu doar pentru măsurarea rezultatelor obţinute şi a impactului lor, ci şi pentru a identifica ce aspecte pozitive pot fi reţinute şi ce greşeli pot fi evitate în proiectele viitoare.

Evaluarea nu este realizată doar după încheierea unui proiect sau program, ci poate fi făcută şi pe parcursul derulării unui proiect, în funcţie de durata acestuia. În acest caz, „lecţiile” învăţate pot fi aplicate în fazele şi etapele următoare ale proiectului sau programului.

Folosirea ciclului de viaţă al proiectului ca instrument de management

Managementul ciclului de viaţă al proiectului este o metodă concretă a managementului de proiect la care a apelat pentru prima dată Banca Mondială, pentru derularea proiectelor sale de la începul anilor ‘60 ai secolului trecut. Toate organizaţiile mari implicate în finanţarea de proiecte de dezvoltare (inclusiv Comisia Uniunii Europene) folosesc o formă sau alta de management al ciclului de viaţă al proiectului.