Managementul Proiectului

2.1.Proiectul

2.1.1.Conceptul de proiect

Proiectul se defineşte ca un proces nerepetitiv care realizează o cantitate nouă, bine definita, în cadrul unor organizaţii specializate. Proiectul se caracterizează ca o acţiune unică, specifică, compusă dintr-o succesiune 1ogică de activităţi componente coordonate şi controlate, cu caracter inovaţional de natură diferită, realizat într-o manieră organizată metodic şi progresiv, având constrângeri de timp, resurse şi cost, destinat obţinerii cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite.

În anumite proiecte, obiectivele se pot perfecţiona şi, ca urmare caracteristicile proiectului se definesc şi adaptează progresiv pe parcursul desfăşurării proiectului.

Un proiect individual poate face parte dintr-o structură de proiecte mai amplă.

Realizarea proiectului se face prin descompunerea lui în activităţi după metoda ,,Work Break¬down Structure” (WBS). Activităţile (Work Elements) se grupează în mulţimi logice ,.Subprograme / Pachete de lucru” (Work Package — WPI) cu subdiviziunea fiecăruia în „Activităţi / Faze” (Fik) (Task Tik).

Fiecare activitate are următoarele caracteristici principale:

- rol bine determinat;

- consumă resurse fizice şi umane în timp bine determinat;

- un moment de început şi un moment de încheiere.

Proiectul se desfăşoară în cadrul unei organizaţii care se creează doar pe durata existentei proiectului. Organizaţia nou creată se numeşte „consorţiu”. Performanţa consorţiului se măsoară în funcţie de adaptabilitatea lui la realizarea obiectivelor proiectului. Ceea ce are importanţă în cadrul consorţiului este viteza cu care angajaţii consorţiului îşi unesc abilităţile şi cunoştinţele pentru a găsi soluţiile la realizarea obiectivelor proiectului.

O dată realizat un obiectiv al proiectului, membrii consorţiului formează noi structuri diferite pentru a realiza un nou obiectiv. Membrii consorţiului trebuie să aibă competenţe profesionale în domeniul problematicii obiectivelor de abordat. Un proiect terminat conduce la desfiinţarea consorţiului proiectului respectiv şi regruparea membrilor consorţiului pentru noi proiecte.

Flexibilitatea şi adaptabilitatea care caracterizează un consorţiu, permite permanent regruparea şi recombinarea resurselor umane, fizice şi informaţionale în scopul realizării obiectivelor.

Membrii consorţiu1ui fac parte din organizaţii de tip societăţi, întreprinderi ele. bine definite.

Proiectele devin puncte de stabilitate, iar organizaţiile devin fluide şi gravitează în jurul proiectelor.

Proiectele reprezintă modalitatea prin care organizaţiile se adaptează contextelor în schimbare, necesitaţi unei pieţe profitabile de tip dinamic. Astfel, se poate presupune că un produs rezultat al unui proiect se poate concepe în Uniunea Europeana, se produce în Asia şi se vinde în SUA prin e-commerce.

În cazul în care proiectul se desfăşoară într-o singura societate / organizaţie, aceasta trebuie să aibă capacitatea de a stabili o legătură durabilă între proiectele pe care le derulează şi obiectivele sale operaţionale şi strategice.

Consorţiul creat în cadrul proiectului este o organizaţie virtuală fără delimitări spaţiale în care membrii ei rezolvă o problemă comună, depun un efort comun, indiferent de dispunerea în spaţiu a oamenilor şi a resurselor.

Se poate considera că realizarea unor obiective anumite se poate face doar în cadrul unor proiecte cu consorţii în care sunt reunite diviziuni ale unor anumite organizaţii sau organizaţii diferite.

Consorţiul proiectului ca organizaţie virtuală nu are o structură organizaţionala fixă, aceasta fiind înlocuită cu o reţea de puncte nodale, între care nu există conexiuni rigide. Organizaţia virtuală mai este compusă din departamente care lucrează fiecare pe diferite segmente ale unui proiect, proiectul este cel care impune structurarea pe noi departamente virtuale. Organizaţiile centrate pe proiect se pot confrunta, din această cauză, cu fenomenul de redundanţă a activităţilor în cadrul diferitelor proiecte, dar sunt dispuse să accepte acest neajuns în favoarea eficienţei şi a calităţi pentru un anumit obiectiv.

2.1.2. Ciclul de viaţă al unui proiect

Propunerea şi lansarea unui proiect necesită, înainte de orice, cunoaşterea obiectivelor proiectului, modul de utilizare a rezultatelor proiectului pe întreaga lor durată de viaţă, ţinând cont de mediul extern al proiectului în care rezultatele vor putea fi situate.

Realizarea unui proiect impune în primul rând o interacţiune corectă între parametrii tehnico-economici ai acestuia şi o bună conexiune cu tehnologiile noi. Trebuie avută în vedere o bună analiză a vitezei de lucru în cadrul proiectului şi rapiditatea cu care se adoptă deciziile la momentele importante în timpul derulării proiectului.

Ciclul de viaţă al unui proiect este definit ca perioada de timp în care are loc desfăşurarea proiectului, după cum urmează: marketing, elaborare propunere de proiect, câştigarea concursului de finanţare, cercetarea pentru realizarea tematică a proiectului, proiectarea pentru realizarea tematică a proiectului, producţia cu .realizarea plopiu-zisă a tematicii proiectului, evaluarea rezultatelor proiectului, comercializarea rezultatelor proiectului cu obţinerea de beneficii reutilizarea şi reciclarea unor rezultate ale proiectului.

Realizarea proiectului impune trecerea lui prin toate etapele ciclului de viaţă.

Variante de realizare ale proiectului

În cadrul realizării proiectului trebuie evitată confuzia dintre viteza de lucru şi rapiditatea cu care se adoptă deciziile. Pentru a evita această confuzie este importantă detalierea proiectului în subprograme / pachete de lucru şi activităţi / faze cu studierea de la început, în fiecare activitate a diferite variante de realizare. Aceasta are drept scop găsirea variantei optime pentru realizarea proiectului în activitatea respectivă. Aceste variante trebuie să fie cel puţin în număr de trei şi anume.

- varianta normală;

- varianta de risc;

- varianta de retragere şi relansare.

Metode şi instrumente pentru conducerea corectă a unui proiect

Ţinând cont de ciclul de viaţă al unui proiect, se au în vedere următoarele metode şi instrumente tehnico-economice pentru conducerea corectă a unui proiect:

a) studiu de prefezabilitate şi fezabilitate al cărui obiectiv este transformarea cât mai bine a posibilelor nevoi ale utilizatorilor (valori calitative) în specificaţii de performanţă (valori calitative şi cantitative)